學校檔案管理工作問題分析及完善建議

文/ 廣東省中山市東升高級中學 楊玉秋

學校檔案管理工作問題分析及完善建議

文/ 廣東省中山市東升高級中學 楊玉秋

檔案對于學生而言，是其若干年學習生活投下的剪影映象，而對于學校而言，不僅關系到學校對學生們的管理，而且檔案記錄學校的發展歷程，記載世事變遷，是學校日常管理工作的重要組成部分。只有當檔案管理工作落到實處，做到根本，才能科學合理地對教職工進行考核。本文將針對現大多高校存在的檔案管理問題進行分析，并提出相關建議，完善檔案管理制度。

學校；檔案管理；學校檔案管理

隨著當今教育事業的飛速發展，學校的發展也面臨越來越多的機遇與挑戰，而隨著辦學年數的增加與教職人員的擴增，檔案管理也成了一件必須引起重視的工作。檔案記錄了學校的發展軌跡，記載了學生們的日常生活，對于學校而言相當于官方而正式的行事歷。是學校無法或缺的資源，因此在當前的社會中，加強對于學校檔案的管理則顯得尤為重要。

一、學校檔案管理存在的問題

然而現如今大多數高校對于檔案的管理工作卻不盡如人意，問題有以下幾點：

（一）輕視檔案管理的存在。許多高校并沒有將檔案的管理工作提上日程，任其擺設在無關緊要的位置。對于檔案的收集管理隨意處之，且并沒有派遣專業化的檔案管理人員做相應的檔案管理工作，管理制度模糊，工作人員工作目標不明而導致執行力低下等。使檔案被扔在角落積灰，長時間無人問津。

（二）檔案存放管理粗糙。一般的學校都設有檔案管理室來存儲檔案資料，但規模不大，設備簡陋。在惡劣天氣的狀態下，可能導致檔案的流失。重要資料未能妥善保管，損失了學校的工作成果，也增加了未知風險的概率。

（三）檔案管理人員素質有待提高。因學校未重視檔案管理的存在，導致隨意安排人員進行檔案管理信息。管理人員素質一般，沒有專業化基礎知識上崗，業務能力低下且管理水平不高，沒有進行管理工作的熱情，從而無法開展有序高效的檔案管理工作。檔案管理工作無法適應時代信息的更替，停滯不前便導致了學校某些工作難以開展，阻滯了學校的發展進程。

（四）檔案資源利用片面化。學校管理階層僅僅單方面認為檔案只記錄過去已經發生過的事情，但最重要的事卻是為未來發展謀求有利信息。理應通過分析檔案數據，整理資料來為學校的進一步發展提供有效資源。但是學校的管理疏忽，沒有科學合理地進行梳理整合，導致檔案沒有綻放它應有的光彩，湮沒在厚厚的灰塵里，束之高閣，失去了自身的重要意義。

二、學校檔案管理工作的完善措施

社會在不停地進步，教育前進的步伐也是不容滯緩。日新月異的發展趨勢也讓高校面臨更多的挑戰和機遇。此時更應該加強高校檔案管理的工作，梳理學校發展軌跡，建立新的學業目標，承擔起規劃發展的重要責任，推動學校的發展，乃至推進社會的前進。

（一）提高對檔案管理工作的認識。大多校方管理層對檔案管理工作認識淺薄，不甚關注，久而久之學校發展停滯不前。為了學校的前景，為了較高的教學質量，校方管理層應該加深對檔案管理工作的認識，重視學校的檔案管理工作，將其提到會議日程上來，統籌安排相關工作人員，制定并完善檔案管理的工作制度。細化工職人員的任務分配，將檔案管理工作落到實處。精化每一個細節，做好監督審核措施，提煉檔案的最大利用價值，共同做好學校檔案的管理工作。

（二）完善學校的檔案管理設施。管理設施的完善利于檔案的存儲與之后的審閱。校方應不吝資金，建立良好的建筑設施供以檔案管理。并且完善分類分期工作，不應雜亂地堆砌一角造成日后消耗不必要的時間成本。完善基礎設施的配套零件和基礎設備，加強對惡劣天氣的安全防范措施。同時應該更新工作人員對于檔案保存的高效率及創新的工作方式，確保學校的檔案管理工作順利進行，提升校方檔案管理工作能力。

（三）提高工作人員自身素質修養。當前工作人員素質普遍低下，辦事能力不足，檔案管理工作滯緩從而拖沓了學校的辦學腳步。學校應調配專業專職的檔案管理工作人員，他們應具有較高的專業知識，較強的操作能力。同時工作人員在上崗期間，應該不斷加強自我的學習精神，多多利用現如今高科技信息化的手段更新工作方式，不斷學習，不斷開發利用有效資源，既完善自身，同時也提升了工作效率。校方也應對工作人員的素質引起高度重視，投入相應資金辦理小型業務培訓班，定期核查檔案管理工作人員的業務能力。同時建立賞罰分明的獎懲制度，使員工更能全身心工作，有上進心的團隊才能不斷找出差距、不斷深化管理理念、不斷提升自我，做好工作的每一處細節，提升學校檔案管理工作的水平。

（四）加強分析利用檔案管理工作。歷史的檔案并不是可丟棄一旁，束之高閣，相反里面卻有“黃金屋”。檔案保存的真正意義是方便讓檔案工作者“溫故而知新”，從歷史檔案里提取精華，創建更為先進的發展理念，提供更為創新的發展思路。學校檔案管理應該踏上時代更迭的腳步，加強檔案服務第一的工作理念，提高其使用效率，充分發揮它的功能，為學校開展教學活動、建設校園文化環境提供可行性的分析，使檔案本身成為思路之源，將檔案資源利用到最大化，充分體現它應有的價值。

三、結語

社會的不停進步，也提醒了社會里的每一個角色要與時俱進，否則將會被遺忘在時代的影子里。學校檔案管理工作的完善可以使校方追尋歷史的軌跡，提取精華、發散自我的創新思維，不斷提升校方的辦事能力、完善管理制度、明確辦學目標。使學校工作能夠以多種新興方式鮮活有趣地開展下去，這樣既利于學校的發展，也督促了社會的進步。

[1]胡政.淺談高職院校檔案管理[J].當代經濟,2008(8).

[2]劉巧元.淺談職業學校檔案資料的保護與利用[J].科技咨詢導報,2007(14).

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