手把手教你做好工資表（上）

孫煒

薪酬管理，是人力資源管理工作中一個重要的操作環(huán)節(jié)。無論哪種類型的企業(yè)，每個月都會面臨工資核算的問題，那么HR應該如何準確高效地完成這項工作呢？況且，工資表的功能絕不僅僅是準確地發(fā)放員工工資這么簡單，在我所倡導的模型技術體系中，這是一個很基本也很重要的數據處理環(huán)節(jié)。如果未能正確認識和解決這個問題，那么后續(xù)的薪酬管理、績效管理、預算管理都將受到很大的制約。

工資核算一般包含以下步驟：（1）確認應發(fā)工資人員名單；（2）確認當期每個員工工資構成的各項標準（如：基本工資、崗位工資、技能工資、固定補貼等）；（3）導入考勤結果并以此為依據導入考勤補、扣款（如加班費、各種請假扣款等）；（4）導入當期浮動工資結果（如：績效考核獎金，計件、計時工資等）；（5）導入當期臨時補、扣款（如行政獎罰、臨時性扣款、補貼等信息）；（6）導入社保數據；（7）核算個稅；（8）計算應發(fā)工資。

除此之外，有些企業(yè)還有更為個性化的處理（比如存在保底工資處理、入離職員工核算工資的特殊時間規(guī)定等等），但大體都具備以上過程，下面我們按照普遍存在的情況，分別來介紹一下模型技術體系中倡導的基本方法，如果您的企業(yè)還有更多特殊要求，那么只需借鑒本文介紹的一些方法即可。

我們先看第1個問題：怎樣才是“確認當期應發(fā)工資人員名單”的合理方式。當期應發(fā)工資的員工基本上有三個類型：（1）正常在職的員工；（2）當期入職的員工；（3）當期離職的員工。無論你所在的企業(yè)是擁有管理軟件系統(tǒng)，還是用EXCEL表格自行建立員工電子檔案，作為一個制作工資表的HR，你應該常態(tài)性地擁有并維護一個員工信息管理數據庫，這個數據庫至少應該由“員工個人信息”、“員工企業(yè)信息”、“員工異動信息”三部分構成，如下圖所示：

該部分數據維護應該遵循以下原則：

1.每一個員工具備唯一的企業(yè)編號（工號）。

2.新入職員工不重復使用之前已離職員工的工號。

3.離職員工信息不應被刪除，只需填寫離職時間信息。

4.員工異動必須填寫異動性質（大體包括轉正、調動、晉升、降職、參保等類型），必須注明異動時間。

5.以上信息必須及時更新，以確保隨時能判斷篩選出最新的員工信息。

在這里需要特別說明的是，按以上的邏輯維護員工信息，不僅可以利用對應的EXCEL技術迅速得出當期應發(fā)工資人員名單，還能隨時還原出以往任何一個月份的員工清單，對我們做人員編制分析、人力成本分析都具有很重要的作用。更為重要的是，我強烈建議人力資源部門能夠完全掌握這個數據的使用和控制權限，在一個企業(yè)內，員工的標準信息，比如姓名、部門、職級、職務等，它們的準確值、更新值都應該來自人力資源部門，這樣就不會在數據傳輸過程中出現偏差，如姓名存在錯別字，部門變化更新不及時等等問題，一旦出現，HR在處理各個部門匯總的數據時就會遇到麻煩。

當獲得了準確的當期應發(fā)工資人員名單以及最新的固定薪酬數據以后，我們要做的就是工資表的合成工作，這個過程如下圖所示：

如果落實到EXCEL表的具體操作中，各種支持文件的數據就進入了具體的SHEET頁當中。

以上是整個工資表制作的整體思路和框架，接下來重點介紹一下這個過程中的幾個重要問題。

分清工資合成表和工資報表

很多HR在做工資表的時候，習慣拿上個月的工資表做基礎，新增人員就在對應部門區(qū)域內插入數據，離職人員就直接在表中刪除，計算完畢之后，仍然就地調整格式，以便于打印，總之始終在一個頁面內進行各項操作，然而這并不是一個合理的做法。我們先要明確一個概念，實際上在具體操作中我們有三種表：數據源表、過渡表和報表。數據源表就是手動錄入或從系統(tǒng)中導出的存放原始數據的表，比如考勤記錄、生產記錄等等；過渡表就是我們進行計算的表，包含了公式、函數或其他運算方法；而報表就是最終結果形成以后呈現給他人看的表。由此可知，工資合成表屬于過渡表，它的作用就是計算，而不是最終的報表，工資報表才是呈報的最終形式，它應該來自于工資合成表，而它才應該被美化和調整格式，在工資合成表中是不允許進行插入、刪除這些動作的。

充分理解工資表計算模板化的核心理念

在制作工資表的時候，我們應該有模板化的概念，所謂模板化，就是已經把各種數據之間的邏輯、引用、計算關系固化下來，當數據發(fā)生變化的時候，只需要把數據重新復制粘貼到對應位置，結果就會自動更新。比如工資合成表就是一個自動處理環(huán)節(jié)：應發(fā)工資名單、固定薪酬數據都來自于員工信息管理表，浮動工資來自于對應的績效或獎金表單；引用考勤結果數據后各種補貼、扣款的計算自動完成；社保部分來自于社保結果表單；計算個稅的函數在合成表中已經固化。具備了這樣一個理念，我們就可以設計出一個很高效的工資表計算工具。當我們計算完畢之后，再把數據引用到工資報表中去，而工資報表是一個已經美化完畢的、符合打印格式的表格，數據自動導入后就可以非常方便地發(fā)布。從這個意義上說，工資合成表設計完成并經過計算驗證以后，它的準確度是非常高的。所以，它是不應該被手動更改的。制作工資表的HR，把精力放在所有支持表單的審核上就可以了，這也就完成了模型技術所倡導的把計算交給電腦，把精力用于思考的高效工作模式。

工資表的設計問題

很多HR問我，工資表應該怎樣設計，應該設置哪些字段。如果你理解了我們在第一個問題中提到的“工資合成表”與“工資報表”之間的關系之后，這個問題就很容易理解了。我們在計算工資的時候，也就是在工資合成表中應該是全字段的，要把與工資相關的所有字段都包含進去，比如部門歸屬、職級職務、基本薪酬、浮動薪酬、社保個稅等等，而且這些數據絕不可以合并，盡量讓他們遵循最小顆粒化原則，比如不要把工裝扣款與行政罰款加總后統(tǒng)計列支在“其他扣款”這個字段下，這種做法會嚴重影響今后的數據分析。在“工資合成表”中只要我們做到了全字段、最小顆粒化的原則，我們就可以在“工資報表”中根據上級或財務的需求合成報表。這個時候的匯總和簡化才是有必要的。

使用EXCEL制作工資表的技術問題

這可能是很多HR面臨的實際問題，原理搞清楚了，可是怎么實現呢？其實真正用到的函數無非是IF、VLOOKUP這些很基本的函數，只是在有的環(huán)節(jié)中需要構思一些巧妙的方法，比如從員工信息表中篩選出當期應發(fā)員工名單的環(huán)節(jié)，就使用到了判斷、輔助列與VLOOKUP函數的結合使用，除此之外，合成表從支持表單中抓取數據，都是使用VLOOKUP，個稅的計算公式在網上非常輕松就可以搜索到，而更為詳細的內容您可以從兩個渠道獲得：一是后續(xù)我會在EXCEL技術類文章中進行說明；二是關注《人力資源》雜志后續(xù)推出的線上課堂，我會逐一給大家演示。 責編/寇斌

（未完待續(xù)）