文體活動(dòng)項(xiàng)目管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

魏凱

摘要：目的：文化活動(dòng)管理是項(xiàng)目管理的一種，但又不同于一般的項(xiàng)目管理。本文力求運(yùn)用項(xiàng)目管理的理論和方法，探討文體活動(dòng)項(xiàng)目管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：文體活動(dòng)；項(xiàng)目管理；關(guān)鍵環(huán)節(jié)

工會(huì)組織開(kāi)展文體活動(dòng)既是工會(huì)工作的傳統(tǒng)，也是工會(huì)工作的優(yōu)勢(shì)。近年來(lái)，筆者在大型文體活動(dòng)的組織實(shí)施過(guò)程中，采用項(xiàng)目化管理的理論和方法，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，優(yōu)化項(xiàng)目管理流程，提高了文體活動(dòng)的管理效率。

一、問(wèn)題描述

中沙石化是中外合資的大型化工企業(yè)，趣味運(yùn)動(dòng)會(huì)是工會(huì)組織實(shí)施的一項(xiàng)大型文體活動(dòng)，以“運(yùn)動(dòng)、健康、快樂(lè)”為主題，變競(jìng)技為娛樂(lè)，改精英展現(xiàn)為全員參與，讓參與者在活動(dòng)中感受到了運(yùn)動(dòng)的競(jìng)技性，更體會(huì)到了運(yùn)動(dòng)的趣味性。

在合資企業(yè)組織大型文體活動(dòng)面臨諸多實(shí)際困難。一是來(lái)自于企業(yè)的連續(xù)化生產(chǎn)，體現(xiàn)在倒班員工參加活動(dòng)時(shí)間不協(xié)調(diào)；二是來(lái)自組織者需要應(yīng)對(duì)的挑戰(zhàn)，體現(xiàn)在比賽項(xiàng)目多、參與人數(shù)多、組織工作難度大。以趣味運(yùn)動(dòng)會(huì)為例，據(jù)統(tǒng)計(jì)，比賽分17個(gè)項(xiàng)目，共有來(lái)自各部門(mén)裝置的115名員工參加活動(dòng)，占公司總?cè)藬?shù)的9%，比賽形式新、無(wú)經(jīng)驗(yàn)可循，短時(shí)間內(nèi)錘煉團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力；三是來(lái)自參賽員工需要克服的困難，參賽員工需要協(xié)調(diào)處理好工作與活動(dòng)，個(gè)人與團(tuán)隊(duì)的關(guān)系，付出更多的業(yè)余時(shí)間進(jìn)行訓(xùn)練比賽。

二、解決問(wèn)題的思路與方法

文體活動(dòng)項(xiàng)目的顯著特征在于人的作用和角色。趣味運(yùn)動(dòng)會(huì)更體現(xiàn)出人與人之間的隸屬關(guān)系、指揮關(guān)系、協(xié)調(diào)配合關(guān)系。因此，我們緊緊抓住參賽員工這個(gè)主要因素，并運(yùn)用項(xiàng)目計(jì)劃與進(jìn)度控制方法提升項(xiàng)目管理效率。

三、解決問(wèn)題的實(shí)踐過(guò)程描述

1、拿好兩個(gè)圈子規(guī)劃人力資源。項(xiàng)目計(jì)劃階段，文體活動(dòng)項(xiàng)目需要打破部門(mén)界限組建攻關(guān)團(tuán)隊(duì)。這就要求我們一手拿好大圈子，放眼公司整體重新配置資源。一手拿好小圈子嚴(yán)格挑選符合預(yù)期的最佳人選?；顒?dòng)參與人數(shù)達(dá)到115人，外圍服務(wù)團(tuán)隊(duì)人數(shù)更多，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，87%的部門(mén)（裝置）均以不同形式參與了活動(dòng)，12個(gè)文體專(zhuān)業(yè)協(xié)會(huì)各盡所能擔(dān)負(fù)起17個(gè)項(xiàng)目的專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)。一大、一小兩個(gè)圈圈不僅囊括了公司的優(yōu)勢(shì)資源為我所用，也確定出最佳的人選、組建出最佳的團(tuán)隊(duì)、最佳的競(jìng)賽成績(jī)變得可期。

2、以可交付成果控制項(xiàng)目過(guò)程。再好的苗苗，不精心料理也不會(huì)收獲果實(shí)。項(xiàng)目執(zhí)行階段監(jiān)控是重點(diǎn)，引入可交付成果的概念讓執(zhí)行和監(jiān)控有的放矢。平板支撐是個(gè)考驗(yàn)?zāi)土Φ捻?xiàng)目，參賽隊(duì)員每天堅(jiān)持訓(xùn)練，每周集中組織測(cè)試賽，周測(cè)成為組織者監(jiān)控活動(dòng)的可交付成果。項(xiàng)目管理者利用微信組群每周發(fā)布隊(duì)員成績(jī)和訓(xùn)練情況，引起各方關(guān)注。此舉不但擴(kuò)大了影響、參賽隊(duì)員成就感強(qiáng)烈，也讓活動(dòng)變得公開(kāi)、公正、透明，從任務(wù)之初平均成績(jī)3、5 分鐘到能堅(jiān)持18分鐘，短時(shí)間內(nèi)運(yùn)動(dòng)成績(jī)快速提升。

3、緩沖是關(guān)鍵鏈管理的重要內(nèi)容。文體活動(dòng)項(xiàng)目的過(guò)程管理體現(xiàn)了人的意志，這個(gè)前提使得項(xiàng)目管理容易受主觀因素影響。決策人改變主意、重要人物缺席都會(huì)導(dǎo)致活動(dòng)的變動(dòng)。設(shè)置緩沖來(lái)消除不確定因素對(duì)項(xiàng)目的影響，體現(xiàn)了項(xiàng)目管理者的全局觀而非局部觀。針對(duì)趣味運(yùn)動(dòng)會(huì)這個(gè)項(xiàng)目中，我們識(shí)別出規(guī)則調(diào)整、隊(duì)員經(jīng)驗(yàn)多少、人員的缺席這些不確定因素。為此，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中把大小50余次的賽前演練、溝通講解做緩沖管理，并增加了預(yù)備人員作為機(jī)動(dòng)力量以備需要時(shí)調(diào)用，確保萬(wàn)無(wú)一失。

四、對(duì)效果的評(píng)價(jià)

實(shí)施項(xiàng)目管理打破了傳統(tǒng)條塊管理的局限，它以問(wèn)題為紐帶，有效地聚合了各有關(guān)部門(mén)的相關(guān)職能，對(duì)資源進(jìn)行了有效配置。工作中，很多項(xiàng)目管理的步驟我們不陌生，按照項(xiàng)目管理的方法系統(tǒng)梳理，讓一些關(guān)鍵步驟中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)作用更加明顯。學(xué)以致用，文體活動(dòng)的項(xiàng)目特征決定了采用項(xiàng)目管理的理論和方法具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

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