淺談房屋檔案信息化管理的問題研究

郝玲

摘 要：隨著社會的迅猛發展，信息化進程的不斷加深，對檔案工作進行電子化管理是當前發展的必然趨勢。尤其是對城市建設和房地產市場的開發都起到了很大程度的推動作用。房地產檔案管理也要緊跟時代的發展步伐，與時俱進，不斷創新，采用便捷和恰當的方式，利用電子信息手段來實現科學管理、開發和利用，從而實現經濟與社會的協調發展。本文主要從房屋檔案管理信息化相關的概念出發，對現如今我國房屋檔案信息化建設的現狀進行分析和描述，并針對房屋檔案信息化建設管理中存在的問題進行著重探究，并提出具有建設性的解決方案和對策。

關鍵詞：房屋；檔案信息化；問題；對策；發展

我國傳統的對文件檔案進行管理的方式是將紙質作為介質，利用人工的方式進行工作，這樣便會使得整個過程存在效率低下，查找時間長、差錯率較高以及使得庫房因為要求過多而面臨較大壓力等問題出現。隨著社會的發展，這種傳統的手工處理方式早已經不能滿足時代的要求，以及房產檔案管理發展的需要。

房屋檔案信息化管理是現代檔案管理發展的必然趨勢，其能夠有效提高效率，而且可以為房產糾紛仲裁、房產交易、史跡考證、權屬登記等提供重要的依據，城市的房屋檔案信息化管理對決策者和管理者而言是至關至要的，其在不斷地建設過程中，盡管取得了較大的成就，但仍會面臨較多的問題沒有解決，就比如檔案信息的采集系統、人員素質等問題，這些對房屋檔案信息化管理建設都產生了阻礙。成為房屋檔案信息化建設者們亟待解決的問題。

1 我國房屋檔案信息化管理現狀

1、建立房屋檔案管理信息系統。隨著計算機技術的不斷發展和革新，計算機已經深入到我們生活中并扮演著不可或缺的角色，IT技術在各行業中得到廣泛的應用，其針對房屋檔案管理建立信息化系統，將繁重的檔案管理工作進行計算機操作，可以有效的提高房屋檔案管理的利用效率，并促進了檔案信息的即時共享。房屋檔案也因此可以實現規范化和制度化管理，促進房屋檔案信息化的便捷查詢、服務社會和經濟的功能發展。

2、房屋檔案信息化管理建設的發展。隨著房屋檔案信息化管理20多年的不斷建設和完善，我國在辦公方面除了必備的計算機之外，還增設了復印機、掃描儀等設備儀器。將檔案信息化管理作為房產檔案館工作中的重中之重，并要健全和完善軟件的檔案保密制度和管理制度，在硬件上要加大對基礎設施的建設力度，使得每個辦公室都能夠配備有電腦、復印機、掃描儀、空調以及自動噴淋滅火系統等，網絡要全面實現光纖接入，加大光纖的鋪設力度，并將帶寬增加到20M，從而促進辦公室信息查詢的快速、便捷，并節約時間可以提供更多服務。在辦公自動化軟件中利用圖形與檔案中各項信息結合來使得大量信息可以更直觀和生動的展現出來。

3、房屋檔案管理信息化為相關部門提供重要依據。因為房地產是我國經濟的支柱產業，對房屋進行交易的信息量也不斷擴增，由于房屋可能會存在交易、抵押、繼承、評估、查封等一系列復雜的信息項目，便極為容易出現民事糾紛，法院在裁決的過程中會把房屋檔案作為一個重要的證據。所以房屋檔案部門要時刻確保相關部門數據的真實可靠。在進行房屋買賣過程中，相關人員可以在房屋檔案管理信息系統中便捷的獲取查檔、出檔、價格、打印及交易記錄等服務信息。政府也可以利用檔案管理信息化對商品房的相關數據動態進行有效及時的掌控，通過這些商品房的監管記錄和風險預警可以制定有針對性的法律法規，來引導商品房市場進行健康積極的發展。

2 我國房屋檔案信息化管理的問題

1、房屋檔案管理信息化建設資金短缺。眾所周知，房屋信息化建設并不是一朝一夕就可以完成的過程，其需要對軟件進行開發，對硬件進行購買，由于資金不足，致使很多地方在房屋檔案信息化建設中受到嚴重的阻礙，從而信息化程度低下，網絡速度慢，信息不暢通，軟件無法跟上時代的步伐，仍停留在依靠手工進行房屋檔案信息的查閱工作。

2、檔案管理人員存在素質不高現狀。在房屋檔案管理信息化中不可忽略的一個重要因素便是人才，這也是信息化建設體系中一個重要組成成分，所以不斷提高房屋檔案管理信息化人員的綜合素質對黨務檔案管理信息化質量的提高具有重要意義。但當前我國房屋檔案管理人員專業素質仍需要很大程度的提高，尤其是在信息化技術的掌握和操作方面，員工的專業技術水平低下，而且學習能力不強，學習積極性不高。根據調查資料顯示，我國房屋檔案管理信息化人員研究生學歷只占到了3%，本科學歷為25%，大專學歷為60%，而中專或是高中學歷占12%，這些都顯現出我國房屋檔案管理信息化人員素質較低，這不利于信息化發展，并對信息化建設產生制約。

3、管理者對房屋檔案信息化管理建設缺乏重視。房屋檔案信息化管理建設造勢程度不足，主要是由于單位的領導及管理人員缺乏對房屋檔案信息化管理重要性的認識，對于很多房屋檔案信息資料只是簡單的堆放在資料柜中，并沒有進行及時的整理和網絡錄入，相比電子檔案，這樣的實物資料在查找中異常繁瑣；管理者因為沒有深入一線工作，對軟件更新缺乏重視，使得一些地方房屋檔案管理信息化漸漸落后。

4、房屋檔案在信息歸集和檢索系統手段上收到局限。我國一些地方房屋檔案管理信息化較為落后，其仍然采用傳統的管理方式，就檔案進行整理、立卷、編目、存儲入庫及查閱調檔等一系列操作，就如物流中的倉庫保管，這樣很容易造成房屋檔案管理信息的積壓，由于檢索系統沒有及時的更新，系統的運行速度極慢，致使檢索浪費了大量的時間。所以要想房屋檔案信息化管理發生質的突破，就需要對系統進行及時的更新。

3 解決房屋檔案信息化管理問題的對策

1、加大房屋檔案管理信息化資金的投入。房屋檔案信息化管理建設是一個需要大量花費的長期系統工程，由于受到資金制約，便無法有創新和突破。為此，可以采用多渠道籌集資金的方式來加大資金的投入力度，具體的籌措可以通過銀行加單位加財政支持，也可以對房屋檔案管理信息化建設資金納入各地方財政預算之中，實現專款專用，使得信息化發展得到資金保障，最后可以對房地產商征收房屋檔案信息化建設專項資金。

2、提高房屋檔案管理人員的素質。針對房屋檔案信息化管理人員素質不高的問題，可以從人員招聘途徑出發來解決。在社會招聘中可以利用報紙、雜志、網絡等媒體進行招聘廣告的發布，對有意向的人員進行學歷、職業、身份及年齡的審核，然后設立筆試和面試環節，在合格后進行人事部門的調動錄用；還可以引進人才，通過獵頭公司尋找高級人才，這些人才往往精通計算機知識、管理知識、網絡技術及軟件開發，復合型人才的納入能夠推動房產檔案信息化管理工作的更快更好發展。

3、創新房屋檔案信息的歸集，及時更新檢索系統。為了提高服務檔案信息化管理的高效性和有序性，要對房產登記信息進行計算機的及時錄入，形成電子文檔，當然如果配備有掃描儀的單位可以設立轉入對書面版本的房產信息進行掃描，這樣更加快了錄入的速度和進程。檢索系統也要不斷順應時代的發展步伐，因為司法上有扣押、查封、按揭等級、產權變更等業務需求，檢索系統也要根據這些需求進行針對性的更新和分類處理，從而加快檢索速度，滿足不同檢索要求。

參考文獻

[1]房地產檔案信息化建設初探[J].盧道錦.中外企業家.2015（25）