淺析信息化建設在國有企業(yè)檔案管理中的作用

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代，我國的企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展對數(shù)據(jù)的依賴性也在不斷增強，所以，企業(yè)檔案管理的信息化建設進程也應加速進行，以適應企業(yè)發(fā)展的需求，以便為企業(yè)提供更好的服務。鑒于此，本文將主要從國有企業(yè)的信息化建設著手，探討檔案部門如何進行有效的管理。

關鍵詞：信息化建設；檔案管理；國有企業(yè)

在全國加強“大數(shù)據(jù)”、“云計算”的背景下，國有企業(yè)發(fā)展也越來越面臨著更多的機遇和挑戰(zhàn)，對信息數(shù)據(jù)的整合功能和分析能力的要求也越來越高。為了配合國企對企業(yè)經(jīng)濟活動追蹤以及企業(yè)長期發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的需求，檔案管理部門必須要適應企業(yè)發(fā)展需求，建立一套適應企業(yè)發(fā)展的檔案管理措施，為企業(yè)提供更全面、科學的信息和數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)做大做強，在市場經(jīng)濟體制中爭得一席之地。

1 檔案信息化管理在國有企業(yè)中的現(xiàn)實意義

首先，加強檔案的信息化建設是順應我國“大數(shù)據(jù)”時代建設的明智之舉。在互聯(lián)網(wǎng)+時代，積極推動數(shù)字化建設，推動網(wǎng)絡互通與數(shù)據(jù)共享已逐步變?yōu)楫斍吧鐣呦虻闹髁鞣较颉Ｔ谶@種趨勢的推動下，我國市場經(jīng)濟必然也會向更開放、更包容和互通有無的方向發(fā)展。國有企業(yè)是我國經(jīng)濟發(fā)展的重要部分，在整個經(jīng)濟環(huán)境下具有相當重要的話語權，其經(jīng)濟行為也會對其他經(jīng)濟團體產(chǎn)生影響。所以，在這樣一種市場環(huán)境下，國有企業(yè)應做好帶頭作用，積極推動國有企業(yè)內(nèi)部的數(shù)字化建設，促進企業(yè)內(nèi)部信息共享和加強與外部信息的聯(lián)通，從而為企業(yè)的發(fā)展提供更便捷、更廣闊的渠道，所以，國企加強檔案管理當中的信息化建設是非常必要的。

其次，提升檔案的數(shù)字化管控是推動國有企業(yè)革新的堅實舉措。當前，我國大部分的國有企業(yè)正處在革故鼎新的重要關口，在企業(yè)改革的過程中，我們應堅持繼往開來，既要銳意進取，開拓新的領域，采用新的制度和管理，又要繼承過去的優(yōu)秀傳統(tǒng)和管理經(jīng)驗，因此，在這個過程當中，企業(yè)必須要加強信息化的力量，讓互聯(lián)網(wǎng)技術普遍應用到企業(yè)的檔案管控的實際操作當中，積極發(fā)揮檔案部門的作用。

再次，加強檔案數(shù)字化管理是促進國有企業(yè)文化蓬勃發(fā)展的力量。在新的發(fā)展環(huán)境下，企業(yè)要想從數(shù)量繁多的競爭對手中脫穎而出，依靠的不僅僅是財務報表中的經(jīng)營能力，還需要的是企業(yè)發(fā)展過程中所形成的企業(yè)文化和價值觀念。檔案管理部門承載著整個經(jīng)濟運營機構的文化活動等各項記錄，最能夠推動整個架構的文化發(fā)展與繼續(xù)繁榮，因此，加強數(shù)字化管理同時也能夠讓檔案管控的相關機構更完善地服務于企業(yè)的各個其他相關部門，為它們提供更便捷、更快速的支持，進而全面推動企業(yè)的建設和發(fā)展。

2 信息化建設在國有企業(yè)檔案管理中的作用

2.1 資源共享、提高效率

在互聯(lián)網(wǎng)+時代，高速運轉的信息處理系統(tǒng)和發(fā)達的互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡讓數(shù)據(jù)共享成為可能。目前，國有企業(yè)也在逐步開發(fā)自己的服務器，以快速時間企業(yè)內(nèi)部資源共享。資源共享實現(xiàn)后，檔案管理部門可以依靠網(wǎng)絡來進行信息收集、統(tǒng)計、匯總、分析和儲存，這樣就有效節(jié)省了工作人員在信息數(shù)據(jù)處理中耗費的勞動和時間，同時也讓檔案管理工作更高效，工作效率大大提高。

2.2 快速查詢、高效利用

檔案管理部門的關鍵任務之一就是為其他部門提供信息查詢及搜集服務。以往，檔案工作人員需要手動查閱大量的紙質(zhì)文件，在這過程中無疑浪費了最主要的工作時間，而實現(xiàn)信息化后，工作人員只需要將紙質(zhì)文件輸入到檔案管理系統(tǒng)中存檔，當有查詢需求時，工作人員只需要在系統(tǒng)中快速搜索，就可以找到相應的資料，這樣，通過互聯(lián)網(wǎng)，檔案管理就可以做到即時搜索、即時利用，提高了整個運作過程的有效性。此外，搭建網(wǎng)絡信息系統(tǒng)后，別的機構人員也能夠通過該信息系統(tǒng)自主進行搜索，從而相應節(jié)省了檔案管理機構的任務壓力，使檔案管控更加靈活高效。

2.3 快速備份、高效管理

在進行信息化管理之前，檔案管理工作受客觀因素影響較大，一般性自然災害和由人為因素導致的災害都有可能讓檔案受到損害。而且，國有企業(yè)大多數(shù)是規(guī)模較大且結構完善的企業(yè)，其中各部門的檔案資料數(shù)量龐大，且名目眾多，所以，管理部門必須要準備大面積的檔案室來存儲這些檔案，這也相應增加了國企的房屋、土地和物業(yè)等成本。實施信息化后，檔案管理工作不僅輕便，而且能夠?qū)⑦@些檔案快速復制到其他存儲設備中，及減少了檔案存儲空間，又方便了檔案信息的存儲和查閱。

2.4 利于決策、增加效益

檔案管理部門的重要職能就是為企業(yè)決策層提供數(shù)據(jù)信息支持。國有企業(yè)在實施信息化后，檔案管理部門可以借助網(wǎng)上先進的信息處理系統(tǒng)來對數(shù)據(jù)信息進行分析，整合，從而為決策層提供更專業(yè)、更科學的建議，協(xié)助他們對企業(yè)發(fā)展方向和經(jīng)營目標進行整體把控。同時信息化建設提高了國有企業(yè)檔案管理效率，通過資源共享降低了信息成本，進而增加國有企業(yè)的經(jīng)濟效益。

3 推動國有企業(yè)檔案信息化建設的有效策略

3.1 著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

當前，大部分國有企業(yè)都已經(jīng)認識到了實現(xiàn)數(shù)字化對企業(yè)發(fā)展空間的有效作用，然而，在信息化管理工作的逐步開展當中，由于側重點不同，其信息化整體水平還有待提高。為加強對檔案管理機構的數(shù)字化管理，必須要就國企信息化系統(tǒng)進行整體監(jiān)測，補足信息系統(tǒng)中的薄弱環(huán)節(jié)，特別是要加強檔案管理部門與其他部門的連接，為推動檔案內(nèi)容信息共享掃除障礙，以提升檔案管理部門的效率。

3.2 建立完善的檔案信息化標準規(guī)范

在實施檔案信息化管理后，還應在制度體系上對檔案管理工作進行規(guī)范。首先，應建立檔案部門信息化管理制度，明確信息化工作中的職責和任務，將檔案管理工作的責任分解到每位工作人員上，提高他們的警惕心和責任感。其次，還需要建立網(wǎng)上檔案流傳、檢索流程，按照管理級別劃定權限，限定檔案、數(shù)據(jù)、文件的可供使用人員，保障檔案信息的安全性，同時也能夠方便檔案工作人員進行檔案借閱管理，節(jié)省他們的工作時間，進而提升檔案管理的效率。

3.3 有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設

數(shù)據(jù)庫建設是所有大型企業(yè)進行信息化建設所關注的重要內(nèi)容。企業(yè)自建數(shù)據(jù)庫，一方面可以自己掌握企業(yè)的重要信息數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)庫的整體安全性；另一方面，也可以有效提高數(shù)據(jù)庫的運轉速度，促進國有企業(yè)內(nèi)部資源共享的便利。檔案部門需要管理一大批檔案信息和數(shù)據(jù)信息，有實力的國有企業(yè)必須要有自己的數(shù)據(jù)庫，這是應該引起所有領導重視的。同時，在數(shù)據(jù)庫管理的過程中，也應該找到工作的重點，處理好數(shù)據(jù)庫與使用者的銜接問題。

3.4 重視檔案信息化人才管理

人才培養(yǎng)是國有企業(yè)任何時候都不應忽視的一項重要內(nèi)容，檔案管理的數(shù)字化任務更是基于有經(jīng)驗、有想法的數(shù)字化和信息化相關人才。所以，檔案管控部門還應當做好本部門人才管理方面的工作。首先，要推動數(shù)字化骨干力量的組織和學習，應針對本部門的人員情況，選拔一批具有檔案管理經(jīng)驗的人才進行計算機網(wǎng)絡技術和企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理經(jīng)驗專業(yè)培訓，提高他們在檔案信息處理中的實踐能力。另一方面，還應當招聘部分電腦方面的專業(yè)技術人員，專門進行檔案管理機構的系統(tǒng)維護和電腦網(wǎng)絡信息內(nèi)容的維護，保證檔案資源的絕對安全。

4 結語

國企的信息化建設是推動其發(fā)展的主要方向，在國企進行結構優(yōu)化升級的關鍵階段，必須要做好企業(yè)發(fā)展的各項數(shù)據(jù)支持。所以，國有企業(yè)必須要做好檔案管理工作的信息化構建任務，提升檔案管理當中的數(shù)字化標準建設和數(shù)據(jù)庫搭建，同時，也需要做好專業(yè)人員管理建設過程，為企業(yè)的信息化管理工作儲備更多的高素質(zhì)人才。

參考文獻

[1]邵相利.檔案管理信息化與數(shù)字化的探索[J].蘭臺世界，2013

[2]張霞.檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化[J].科技資訊，2016

作者簡介

金晶（1985-），女，福建泉州人，泉州市城市建設發(fā)展公司辦公室，助理館員，大學本科學歷，研究方向：檔案管理。