人事檔案管理信息化發(fā)展探索

文新華

人事檔案管理信息化是人事檔案工作在信息化時(shí)代的必由之路，是提高人事信息管理和利用水平的必然要求。為更好地提供全面、準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)，推進(jìn)人事服務(wù)工作改革創(chuàng)新，我們圍繞人事檔案管理信息化發(fā)展，進(jìn)行了一些探索和思考。

1 人事檔案管理信息化的必然性

（一）有利于保護(hù)人事檔案原始載體。現(xiàn)階段，人事檔案管理的主體依然是紙質(zhì)材料和檔案。天長(zhǎng)日久，工作中經(jīng)常性的使用、整理過(guò)程中的反復(fù)拆裝，不可避免地會(huì)使紙張發(fā)生磨損、破壞和老化。作為最原始的證據(jù)材料，對(duì)紙制載體的保護(hù)尤為重要。

（二）有利于提高人事檔案工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理側(cè)重于實(shí)體管理，手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率較低。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息化后，可以建立準(zhǔn)確、完備的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，方便、快捷地提供所需信息。檔案管理更多地可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，從而使庫(kù)房查找變?yōu)橄到y(tǒng)即時(shí)檢索查詢，大大提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

（三）有利于創(chuàng)新人事檔案工作管理機(jī)制。人事檔案管理工作發(fā)展至規(guī)范有序的今天，仍存在著一些難以根治的頑疾。如在人員流動(dòng)過(guò)程中形成的棄檔、檔案丟失現(xiàn)象，臨時(shí)人員的檔案也存在著材料收集及轉(zhuǎn)遞難度大的問(wèn)題。當(dāng)人事檔案的管理方式不能滿足勞動(dòng)關(guān)系變化的需要，它的完整性也就難以存續(xù)了。

2 人事檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀

目前，人事檔案管理在向著信息化發(fā)展的方向進(jìn)行積極地實(shí)踐和探索，主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）使用計(jì)算機(jī)管理人事檔案工作臺(tái)賬。在計(jì)算機(jī)里建立人事檔案管理名冊(cè)和管理臺(tái)賬，對(duì)所管理檔案進(jìn)行排序、編碼，可以方便地定位查找，對(duì)接收、轉(zhuǎn)遞、出入庫(kù)等情況進(jìn)行記錄，便于查詢。

（二）依托ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)員工信息動(dòng)態(tài)管理。

1.建立人事檔案信息系統(tǒng)模塊。在人力資源ERP系統(tǒng)中構(gòu)建人事檔案業(yè)務(wù)模塊，在系統(tǒng)中記載檔案目錄、檔案館信息、檔案存儲(chǔ)信息，檔案的接收、轉(zhuǎn)遞等工作情況。

2.使用系統(tǒng)記錄員工綜合信息。將員工的基本信息選擇性地錄入ERP系統(tǒng)中，并記錄工作履歷、職務(wù)變動(dòng)、職稱評(píng)審、年度考核、獎(jiǎng)懲等動(dòng)態(tài)信息。在員工服務(wù)企業(yè)期間，做到隨時(shí)錄入、隨時(shí)更新，保證信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，在一定程度上達(dá)到數(shù)據(jù)化、信息化的要求。

（三）對(duì)紙質(zhì)檔案建立電子掃描備份。對(duì)員工的紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行部分或全部掃描，形成電子版的人事檔案。

3 人事檔案信息化發(fā)展不足

（一）缺乏功能性較強(qiáng)的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。目前，還沒(méi)有一個(gè)專門的用于人事檔案信息化管理的獨(dú)立軟件系統(tǒng)。在用系統(tǒng)是依附僅在人事檔案目錄編輯，檔案轉(zhuǎn)遞等日常管理中的幾個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，信息存儲(chǔ)量窄、信息化程度不高，使用功能也尚不完善。

（二）人事檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案信息化建設(shè)起步遲、發(fā)展緩慢。信息化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，人事檔案信息化管理工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法全面推廣。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的缺乏也導(dǎo)致人事檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，制約了人事檔案信息化管理的進(jìn)程。

（三）人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用程度低。人事檔案工作保密性強(qiáng)，檔案管理處于較封閉的保護(hù)狀態(tài)中，對(duì)它的開(kāi)發(fā)利用基本上是被動(dòng)的，個(gè)人使用審批程序也較為繁瑣。

4 人事檔案信息化發(fā)展的幾點(diǎn)建議

（一）借鑒綜合文書(shū)檔案成熟的管理經(jīng)驗(yàn)。目前，綜合文書(shū)檔案已初步實(shí)現(xiàn)了檔案系統(tǒng)信息化管理，如建立了電子檔案庫(kù)和檔案信息檢索系統(tǒng)，可以利用電腦實(shí)現(xiàn)對(duì)所需檔案信息的查閱。此外，還利用檔案信息轉(zhuǎn)移技術(shù)保存材料，主要有信息掃描技術(shù)、縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等。如果人事檔案也可以選擇利用這些技術(shù)手段，對(duì)人事檔案材料原件的保護(hù)和信息利用都會(huì)有很大程度的提高。

（二）改進(jìn)現(xiàn)有的人事檔案管理模式。人事檔案現(xiàn)階段的服務(wù)對(duì)象主要是人事工作者，再者保密性較強(qiáng)，員工對(duì)人事檔案管理工作了解甚少，在一定程度上造成了人事檔案工作是孤芳自賞。人事檔案也經(jīng)常處于檔案材料收集轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)信息存在一定的延時(shí)性。如果對(duì)信息化的人事檔案進(jìn)行分類管理，比如分為公開(kāi)部分和保密部分。公開(kāi)部分主要包括個(gè)人基本信息、工作履歷、年度考核、學(xué)歷、獎(jiǎng)勵(lì)、政治面貌、工資、職務(wù)任免等信息，保密部分則包括對(duì)個(gè)人的鑒定評(píng)價(jià)、心理健康等不宜公開(kāi)的材料。員工本人可以看到自己的公開(kāi)信息，這對(duì)監(jiān)測(cè)檔案信息質(zhì)量及促進(jìn)檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性都會(huì)產(chǎn)生積極作用，也間接地增強(qiáng)了員工對(duì)自身檔案的認(rèn)同度和信賴度。

（三）建立人事檔案共享查詢平臺(tái)。幾乎每家人事檔案管理單位都會(huì)保管著數(shù)量或多或少的“死檔”，這些沉睡的檔案已經(jīng)暫時(shí)失去了應(yīng)有的價(jià)值。如果建立全國(guó)范圍內(nèi)共享的檔案查詢平臺(tái)，檔案管理機(jī)構(gòu)錄入自己保存的“無(wú)頭”檔案，那么有需要的單位和個(gè)人則可以在平臺(tái)上進(jìn)行查找，從而讓這些檔案重新“起死回生”。

（四）建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。研究、開(kāi)發(fā)和推廣使用先進(jìn)適用的人事檔案管理軟件，建設(shè)技術(shù)先進(jìn)、功能完善、安全可靠的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)人事檔案信息的安全性和保密性，對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定，按不同的用戶、不同的數(shù)據(jù)和信息授予利用單位、利用者不同的使用權(quán)限，實(shí)施人事檔案的分級(jí)管理。檔案數(shù)據(jù)信息的共享，也可以在一定程度上破解在人才流動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的人事檔案管理難題。

（五）注意遵循安全保密的原則。人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲(chǔ)安全和利用安全。要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制。要制定信息錄入和維護(hù)、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等系統(tǒng)的管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可控性，以科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)密的制度來(lái)保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。

5 未來(lái)人事檔案信息化發(fā)展設(shè)想

未來(lái)可以在國(guó)家范圍內(nèi)建成跨地域、跨行業(yè)的數(shù)字化人事檔案館，這些檔案管理庫(kù)嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建立，系統(tǒng)保密性強(qiáng)，服務(wù)功能優(yōu)質(zhì)便捷。而公民只要有個(gè)人需求，就可以建立自己的電子人事檔案。電子人事檔案主要由數(shù)字卷的人事檔案組成，像人員的身份信息一樣可以方便查詢。當(dāng)員工在新單位形成新的人事檔案材料時(shí)，電子檔案累積立卷，并可以實(shí)現(xiàn)永久保存。

以上是個(gè)人對(duì)人事檔案信息化發(fā)展的一點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)，人事檔案的信息化發(fā)展是建立在規(guī)范、完善、成熟的基礎(chǔ)管理工作之上的，還需要我們順應(yīng)人力資源管理工作創(chuàng)新實(shí)際，努力研究人事檔案發(fā)展規(guī)律，為人事檔案信息化發(fā)展提供新思路。