檔案管理現代化的問題與策略

劉麗梅

摘 要：伴隨著社會信息化、現代化的進程，檔案管理工作面臨著從傳統文檔管理工作向信息化、現代化工作的轉變，目前我國檔案管理現代化進程中面臨著投入經費不足、信息化技術工作與檔案管理本末倒置、檔案管理工作現代化人才短缺等問題，本文針對上述問題提出解決的對策，加快檔案管理工作的現代化進程。

關鍵詞：檔案管理；現代化；信息化

1 檔案管理現代化的含義

現代化本身是一個發展的概念，是一個動態的趕超先進的過程。美國學者瓦爾馬認為：“現代化就是帶著方向性的變革過程。”檔案管理現代化是以系統論等現代管理科學為指導，運用現代管理方法和手段，采用先進的管理技術與設備，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性，對檔案管理的傳統方式進行改革，加快實現其系統化、定量化、信息化、智能化管理。檔案管理現代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。電子文件作為新型的信息載體出現在檔案領域。

簡單來說，主要涉及三方面：一是最大限度地延長檔案的存儲時間。二是通過現代科學技術的應用，使檔案信息資源能為社會所利用，盡可能發揮檔案的價值。三是通過對檔案從收到管到用這一過程的現代化演變，形成豐富的電子檔案館藏。這三方面應是相輔相成的關系，缺一不可。

2 檔案管理現代化過程中存在的問題

1、檔案管理現代化過程中的經費投入不足

檔案管理現代化過程中的經費緊缺、投入不夠的問題相當嚴重，有些甚至連基本的維持費用都無法滿足。有個地市在建設政府公務網站時居然向各入網單位籌集費用，檔案局卻因無錢繳納該費用而無緣網站的一期建設。

2、檔案管理本質與信息技術工具的倒置問題

信息技術是檔案現代化建設的要素之一，但是信息技術只是實現目標的手段而已，而建設目標、管理策略等內容對檔案信息化建設的意義要大于技術因素。將技術因素抬高到如此的高度，似乎有本末倒置之嫌，檔案信息化終究是將檔案信息化，而不是技術的信息化，過分夸大“工具”的作用會導致目標的淡化。

3、檔案管理工作人才的欠缺

人才是一切技術的源泉，人才資源缺乏始終是我國信息化建設發展的瓶頸，2012年國家信息化測評中心的調研報告顯示，我國信息化指數為38.46時，信息化人才資源指數僅為13.43，信息化人才相當匱乏。近年來，檔案界人才隊伍建設有了巨大進步，從業人員的總體素質不斷提升，但由于受到固有基礎、外部環境、財政狀況以及工作條件的限制，檔案信息化人才依然緊缺，人才資源形勢十分嚴峻。

3 加快檔案管理現代化的對策

（一）解決檔案管理現代化的資金短板策略

1、轉變機制，多元化利用社會資本

在財政資金預算總量有限的情況下，期望政府在檔案現代化建設方面一下子投入很多是不現實的，尤其是在財政比較困難的欠發達地區。檔案部門需要開拓思路，轉變投入機制，充分動員社會力量，利用一切能利用的社會資源，“多元化”地開展檔案信息化建設工程。例如，我們可以與基礎電信部門合作，獲得其網絡資源方面的優惠支持，就像當初中國電信給予政府上網工程提供免費服務一樣；與IT企業聯合，利用其市場政策和開拓形象的需要，獲取其資金、技術和在資源服務方面的支持。

2、加強總體方案的論證設計，提升建設效益

在投資有限的情況下，采取多種方式來提高檔案信息化建設的效益顯得尤為重要。作者認為要提升建設效益，避免投資失誤最關鍵的一點是要重視總體方案的設計論證。總體方案是整個信息化建設工程的靈魂，體現了信息化建設的目標、原則及方向，左右著信息化建設的投入規模大小，一旦方案出現問題，意味著建設方向就會出現偏差，其后果將是“差之毫厘，謬以千里”，不堪設想。因此，檔案部門必須高度重視檔案信息化的總體方案設計、論證，強調其科學性、可行性和合理性，在沒有形成一個系統、嚴謹的總體方案之前，決不能貿然行事，否則將會造成巨大的資源浪費。

（二）正確認識檔案管理與信息化之間的關系

檔案信息化是檔案管理與信息技術的有機結合，離開信息技術，檔案信息化就無從談起。主要基于以下兩方面的認識：第一，檔案信息化是源于信息技術進步的一場檔案管理工作革命，技術雖然只扮演了工具的角色，但卻是這場革命的源發動力，是整個檔案信息化建設的龍頭和先導。這場“手段”引發的革命，給檔案管理帶來的是全方位的變化，從方式、方法、對象、內容到程序、環境，并且這種變化還隨著信息技術的快速發展而不斷升級。為此，檔案界在信息化過程中必須保持對信息技術發展的高度敏感，及時追蹤新技術趨勢，深入研究各種信息技術引入檔案工作的可能性、必要性及其可能帶來的積極意義和消極影響。

第二，檔案界目前正經歷著“技術缺失”的陣痛。信息化對檔案工作而言是一場“蛻變”，整個業界從傳統文化行業向現代IT行業轉型，在這一過程中，檔案界原先以人文見長的知識結構在快速發展的信息技術面前顯得乏力。一些決策者從對技術的無知倒向了對技術的“膜拜”，觀念上變得“技術唯上”，行動上卻“技術盲從”，不惜代價、不切實際地盲目追求技術上的一步到位。這種做法，符合了那些承攬檔案信息化工程的外包公司的利益，迎合了部分追求技術完美的技術人員的胃口，這些局外的技術專家常常“精心策劃”，將有限的建設經費不適宜地投入到最高端的軟、硬件設施的配置上，造成了巨大的浪費。

整個檔案管理工作必須深入到技術層面，培養一批既熟悉檔案工作業務，又精通信息技術的專業人才，積極探索檔案信息化應用技術研究，依靠自身的技術力量來主導檔案信息化建設。

（三）解決檔案管理工作的人才短板的策略

檔案信息化人才問題的解決是一個漸進過程，一項長期性任務，假以時日，一定能夠改變這種狀況。目前應從以下幾方面著手：

1、施行檔案信息化全員培訓工程。

所有從業人員都應參加檔案信息化的知識培訓，并將這種培訓經常化、制度化，將參加培訓的情況列入工作的考評范圍。新從業者必須通過信息化專業知識的培訓考核后方能上崗。全員培訓工程目的在于改變當前檔案職業隊伍的整體知識結構，提升整個職業隊伍的信息化素養。

2、施行檔案信息化專門人才培育工程。

借助我國高等院校的教育力量，專門打造滿足檔案信息化建設需求的高級人才。在課程設計、教學計劃調整等方面進行積極引導，適當參與，使高等院校的檔案學專業真正成為檔案信息化高端研究型人才、管理型人才和技術性人才的搖籃。專門人才培育工程旨在解決檔案信息化專門人才的增量問題。

3、施行合理的檔案信息化人才政策。

建立起有利于人才引進的綜合環境，提高待遇，增強人才引進的動力；建立起科學的績效考評、薪資分配及競爭機制，為培養檔案信息化人才營造良好的發展空間。總之，檔案界必須堅持行內培養與行外引入相結合、高等教育與職業教育相結合、學校教育與繼續教育相結合、人才培養政策與人才使用政策相結合，從行業自身的人才資源出發，建立起著力培育符合本行業特點的專業技術人才及多元化的人才培育體系，逐步培養出一支穩定、勝任的專業隊伍。

參考文獻

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