“大數據”時代的檔案管理與開發利用

尚楠

摘 要：大數據又稱為巨量資料，指需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。對于檔案管理而言，大數據的科學管理和充分開發利用，能夠最大限度的發揮檔案的作用，使檔案不但能夠成為歷史資歷保存，更能夠通過信息化的處理方式和技術手段實現提供決策參考和支持的作用。本文對大數據背景下的檔案管理與開發進行研究，在此基礎上提出對策建議。

關鍵詞：大數據；檔案管理；開發利用

1 大數據時代檔案管理概述

大數據又稱為巨量資料，指需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。對于檔案管理而言，大數據的科學管理和充分開發利用，能夠最大限度的發揮檔案的作用，使檔案不但能夠成為歷史資歷保存，更能夠通過信息化的處理方式和技術手段實現提供決策參考和支持的作用。

大數據有4V特點，即Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價值）。大數據的4V特點在檔案管理過程中同樣適用，一是檔案的Volume（大量），檔案主要是用于保存歷史資料、歷史數據、歷史沿革、歷史大事件以及其他需要保存的文字、圖片、數據資料等，通過長年的積累形成了較為完備、系統的資料群，因此檔案的大量特點體現的較為充分，符合大數據的Volume（大量）特點，從而為檔案管理與大數據模式相結合提供了堅實的基礎，能夠有較為豐富的信息資源作為大數據分析的原始資料。二是Velocity（高速），對于目前檔案管理信息化實施多年后的檔案管理工作而言，目前大多數檔案都以電子存檔的形式保存。同時，隨著信息化的不斷發展，信息化基礎設施的不斷完善與發展，能夠提供較為快速的網絡環境，這些都為檔案管理以及檔案開發利用的高速、便捷提供了基礎，因此在大數據時代到來之時，檔案管理、開發利用與大數據模式相結合的歸類、整理、開發、利用、分析、報告生成等方面都能夠充分的運用大數據的模型與模式進行充分的開發利用，從而達到高速、便捷的客戶需求。三是Variety（多樣），對于大數據的開發利用是要通過數據的不同類別、不同角度、不同維度的分析，形成多樣性的信息產品。同樣，對于檔案管理而言，由于檔案自身的特點與特性，能夠從多個角度、更多個層面、多個維度進行需求性信息采集與信息分析，最終形成多樣性的信息產品。通過大數據模型與模式的檔案化管理模式融合及本地化，能夠滿足檔案管理與開發利用過程中的研究與分析產品的多樣性，滿足需求者的需要，從而使檔案能夠發揮大做大的作用。四是Value（價值），通過Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）三個特性的保障與實施，最終達到的是大數據的價值，在檔案管理過程中，傳統的檔案管理是以實現重要文件、數據的保存為目的，而現代化的檔案管理則在原有傳統的檔案管理目的基礎上，要達到在檔案管理規范及標準要求下的檔案開發與利用，實現檔案的最大價值和最優化使用。因此，大數據模式與現代化檔案管理和開發利用有著相同的目的。

大數據管理是基于一定的數據作為基礎進行的分析、開發、利用從而為決策的科學化、客觀化、準確化提供相應的多樣化數據支撐。檔案管理與大數據管理其內容、目的是一致的，在信息化的今天，通過檔案的充分開發、利用，不但能夠實現檔案的價值的最大化，同時更是能夠為黨政機關、事業單位及企業戰略發展提供相應的決策信息支持，同時在人力資源管理過程中，運用大數據分析，也能夠更為準確、客觀、真實的反映人力資源的水平、能力，為更優化的人力資源管理提供參考幫助。

2 大數據時代檔案開發與利用

大數據時代的檔案開發與利用應建立現代化的基于信息技術為基礎的數據庫式檔案管理模式，具體而言，應建立現代化檔案管理信息系統，具體包括以下方面內容：一是現代化檔案管理信息基礎數據庫，現代化檔案管理信息基礎數據庫，是將現有的和以后需要存檔的檔案，進行電子化檔案保存，對檔案中的數據通過檔案管理信息系統的的數據編寫模式和格式進行規范化保存，對于人事檔案等進行圖片保存。通過對各類檔案的規范化電子存儲，建立檔案管理信息基礎數據庫的內容，從而為大數據的篩選、分析、研究提供夯實的基礎保障，因此基礎數據庫是現代化、信息化檔案管理的基礎和保障，對于基礎數據庫的信息內容應準確、規范、標準的進行保存。二是現代化檔案管理信息分析模型建設，對于具備了豐富內容的檔案信息管理系統而言，應根據需求編寫和研發相應的分析模型，通過模型能夠快速、準確的選取分析、研究過程中所需要的數據，從而為大數據分析提供相應的選取模型、分析模型、研究模型及報告模型，實現檔案管理大數據分析的高效、便捷和快速。三是現代化檔案管理信息產品的生成，通過檔案中保存的可公開及可開發利用的信息的采集、開發、利用、分析，實現信息產品的生成，為需求者提供最為簡要、精準、實用的信息產品，從而實現現代化、信息化檔案管理的大數據開發利用的最優化。

對于檔案的開發利用而言，主要是通過定性分析與綜合分析的方法以及定性與定量分析結合的方法進行開發利用。此外，還有直接選取相關信息開發利用方法在實踐工作中也較為常用。

定性分析與綜合分析的方法是檔案開發利用主要的方法。通過檔案的歸屬、屬性的分析能夠確定是否屬于檔案開發和利用的范圍內，在通過綜合比較、研究、分析、鑒定確定檔案的開發利用價值，在實踐工作中定性分析與綜合分析的方法是檔案開發利用主要的方法。

定性分析與定量分析結合的方法是檔案開發利用的發展趨勢。定性分析與定量分析結合的方法在科研工作、經濟研究工作中被廣泛采納和使用，隨著檔案管理工作以及大數據模式、方法研究的不斷深入，更多的科研工作者與實際檔案管理人員將定性分析與定量分析結合的方法運用到檔案開發利用當中，通過定性分析能夠準確把握檔案的開發和利用的范圍，通過定量分析能夠全面、系統的對檔案進行保護與開發利用。

直接使用在實踐工作中也最為常用。在實踐工作中，通過檔案管理人員的理論與實踐經驗直接、具體的審查檔案，直接選取檔案中的內容即為直接鑒定法。這種方法的優點在于高效的完成檔案的開發利用工作，但是也存在一定問題，受檔案管理人員及檔案價值鑒定人員的學術水平、工作能力及知識結構等方面的限制，可能會造成檔案開發利用的缺失與不完整。

3 大數據時代檔案開發與利用中的幾個問題

對于按數據適當的檔案開發與利用應注意以下幾個問題：一是檔案開發利用的公開與保密問題，在檔案管理中涉及到國家秘密、商業秘密以及個人隱私問題應慎重開發利用，嚴格按照檔案管理的規定、規范與標準進行操作，只有規定允許公開的檔案內容才能夠作為開發利用的基礎性信息進行分析與研究。二是檔案開發利用的標準化，對于檔案開發利用而言，應建立統一規范的指標體系，對于不同區域、不同行業、不同部門在進行信息化檔案管理的過程中，在檔案的電子存檔過程中的標準應統一、規范，從而為大數據分析提供基礎性保障，避免形成檔案信息內容的存儲的不統一，出現“檔案信息孤島”現象。三是檔案開發利用的組織管理，在檔案開發利用過程中，應加強組織領導，從檔案管理工作的發展規劃入手，嚴格按照檔案管理與開發利用規定與標準，在實踐操作中嚴格按照要求進行操作，保障信息安全與隱私安全，實現合法合規的檔案大數據開發與利用。

4 結束語

檔案管理中的大數據開發與利用是與時俱進的檔案管理工作新趨勢、新方向、新課題，只有不斷深入研究才能夠真正的確保檔案管理工作中的大數據開發利用的理論價值與實踐價值實現，從而達到為需求者提供有價值的決策參考信息的目的。

參考文獻

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