機關(guān)單位檔案管理困境與對策探討

鄒薇+李鵬

摘 要：檔案，即是記錄過去，記錄歷史的回憶載體，其主要意義是讓人憶古思今，銘記過去所犯下的錯誤，并在未來不再重蹈覆轍，其對于任何的組織成長來說都是極為重要的，而機關(guān)組織就更加是如此了。

關(guān)鍵詞：機關(guān)單位；檔案管理；困境；對策

機關(guān)單位的檔案管理主要是對于其每日的實際工作主要內(nèi)容進(jìn)行記錄，尤其是對于國家的有關(guān)政策改進(jìn)來說是十分有用的參考，過去的經(jīng)驗可以為整體的改進(jìn)提供有效的參考，同時也更加有效率。但是，當(dāng)下我國正處在一個全新的發(fā)展階段，在這一時期我國的機關(guān)單位檔案管理出現(xiàn)了很多困難，比如缺乏效率、紙質(zhì)文件過多不易于網(wǎng)絡(luò)管理等等。因此，為了與時俱進(jìn)，必須準(zhǔn)確分析當(dāng)下需要，并對機關(guān)單位的檔案管理問題加以解決。因此，本文將從實際出發(fā)，分析相關(guān)問題的管理辦法。

1 機關(guān)單位檔案管理所出現(xiàn)的問題

當(dāng)今社會信息量爆炸，社會發(fā)展日新月異，在這個互聯(lián)網(wǎng)的時代，計算機的地位得到了前所未有的提升，由于有了電子技術(shù)的加持，很多的工作都更加富有效率了；但是于此同時，為了搭上電子信息技術(shù)的順風(fēng)車，對于體系自身的信息化管理建設(shè)也提出了不小的要求。面對著前所未有的經(jīng)營理念以及大量使用計算機代行的新時代工作方式，不少機關(guān)單位中相對不受到注意的檔案管理則在運行中遇到了大麻煩，以下列舉幾個主要方面。

1.1 對檔案管理工作重視性不足

如今的某些機關(guān)單位對于國家相關(guān)法律，如《檔案管理辦法》、《檔案法》等學(xué)習(xí)不充分，貫徹不徹底，沒有意識到檔案對于國家來說是重要的文化財寶，進(jìn)而導(dǎo)致對檔案管理工作的怠慢。

1.2 檔案檢索效率極其低下

在科技高度發(fā)展的今天，檔案檢索效率與硬件設(shè)施有著直接的聯(lián)系。盡管計算機檢索效率極高，但是盡管手工檢索效率低下，很多單位卻依然堅持并且設(shè)置過多檢索工具。相比檢索工具的數(shù)量，我們更應(yīng)該注意向發(fā)展少而精的發(fā)展方向，推廣計算機檢索。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

很多機關(guān)單位對于檔案管理人員并不重視，選拔隨意，使人員不夠?qū)I(yè)且頻繁變動，雖然經(jīng)常舉行培訓(xùn)但是因為人員經(jīng)常流動所以幾乎是白用工。

1.4 檔案利用率低下

古人常常以史為鑒，對于機關(guān)單位來說檔案不但可以用來回顧過往工作的得失，而且對于日后工作的展開也顯得舉足輕重；可長期以來，各大機關(guān)單位只顧及眼前，使檔案落灰，非但損失了檔案自身的價值，也損失了數(shù)之不盡的潛在效益。

1.5 檔案管理制度不健全

目前檔案管理的制度并不完善，存在著很多問題，案卷規(guī)格不統(tǒng)一，保護(hù)、借閱沒有明確的規(guī)定，進(jìn)而造成的檔案破損、流失，大大的降低了檔案的實際價值。

2 機關(guān)單位檔案管理問題的相應(yīng)對策

2.1 完善檔案相關(guān)管理制度

制度的完善對于實際管理的作用是不言而喻的，制定相關(guān)規(guī)章制度使其工作時有條例可循，加強管理意識，時刻保持自身使命感榮譽感，增強檔案管理的規(guī)范性，強化檔案管理的科學(xué)性，從事使之滿足機關(guān)單位發(fā)展的需要，是人員啟用檔案時有章可循，管理人員有條例可依。

2.2 增強管理人員使命感

使檔案管理人員意識到自身工作的重要性是十分必要的，只有意識到自身的使命所在，管理人員才會充滿工作熱情，不為自身為何奮斗而迷茫，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。為此應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，提高員工待遇，形成管理員精神代代相傳。

2.3 提高管理人員整體水平

重整管理人員隊伍建設(shè)，提高人材選拔標(biāo)準(zhǔn)，提高工作待遇，訓(xùn)練有素的團隊非但極富工作效率，而且可以解決很多意想不到的難題，從根本上提高管理水平，促進(jìn)單位發(fā)展，更好的盡到義務(wù)。

2.4 增加檔案管理工作經(jīng)費投入，深度挖掘檔案資源

只是讓管理人員提高重視是不夠的，機關(guān)單位管理階層應(yīng)當(dāng)提升自身眼界，加大對檔案管理的經(jīng)費投入，只有足夠的經(jīng)費才能改善現(xiàn)有的不良狀況；而很多單位沒有這么做的主要原因也是因為沒有意識到檔案之中所蘊含的實際價值，應(yīng)當(dāng)同時深度開發(fā)檔案資源，為日后的工作提供前車之鑒，使之發(fā)揮其存在所應(yīng)有的價值。

2.5 加速檔案管理數(shù)字化

信息化的浪潮勢不可擋，在電子設(shè)備如此發(fā)達(dá)的今天，檔案庫還啟用大量人力簡直是不可思議的，這不僅是人力的浪費也是檔案管理水平與時代脫節(jié)的最好證明，為了打造更簡潔，更精干，更有效率的檔案單位體系，加快數(shù)字化刻不容緩，應(yīng)當(dāng)從計算機，網(wǎng)絡(luò)化抓起，充分利用國內(nèi)資源，借鑒國外數(shù)字化經(jīng)驗，切實提高現(xiàn)代化水準(zhǔn)，最大限度發(fā)揮檔案的服務(wù)價值與實用價值。

現(xiàn)在有很多檔案有了年頭，紙張開始泛黃、腐朽難以保存，應(yīng)當(dāng)動員團隊力量，加快對紙質(zhì)信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，保護(hù)檔案信息健全，便于實際管理，這樣不論是刻錄成光盤保存還是上傳到相關(guān)信息庫都更加方便有效。

2.6 建立檔案保存網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

一方面網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理方便整齊劃一，對于相關(guān)部門來說上傳備份都極為輕松，大大的緩解了實際壓力；另一方面在調(diào)用檔案的時候運用查詢引擎能夠更加快速的找到想要的資源，大大提高辦事效率，使得檔案能夠現(xiàn)實快捷有效的發(fā)揮自身作用。

2.7 更新人員調(diào)動規(guī)則

原來的工作規(guī)則使得人員流動過于頻繁。提高待遇后，相應(yīng)的提高工作簽約時限，至少保證每次更新人員都有老成員指引，防止每個月都訓(xùn)練但是每個月的人都不同，減少人員代謝頻率，從而增加人均工作經(jīng)驗，提高整體素質(zhì)。

2.8 培養(yǎng)專業(yè)領(lǐng)頭羊，帶動開發(fā)創(chuàng)新

誠然，我國時下打的機關(guān)單位檔案管理還存在著方方面面的問題，而這些問題也著實為提高人員工作水平創(chuàng)造了巨大的阻礙，加之我國目前對于相關(guān)檔案管理的研究還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，并不能為其提供有效地指導(dǎo)。為了適應(yīng)新時代的快速發(fā)展，檔案部門應(yīng)當(dāng)大力培養(yǎng)一批檔案管理方面的先進(jìn)知識分子作為領(lǐng)頭羊，不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，更新知識，彌補研究程度不足的缺陷，組織前往國外學(xué)習(xí)先進(jìn)管理知識，有道是授人以魚不如授人以漁，唯有這樣才能促進(jìn)檔案管理方法思路的不斷開發(fā)創(chuàng)新，形成可持續(xù)發(fā)展的良性循環(huán)。

3 結(jié)語

綜上所述，對于機關(guān)單位檔案管理的困境對策的探究著實十分必要，這是中國目前機關(guān)單位所急需解決的現(xiàn)實問題，我們應(yīng)當(dāng)正視現(xiàn)有的不足，并及時加大對目前困境的研究，亡羊補牢為時未晚。

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