論如何提升事業單位人事檔案管理水平

鄒麗

摘 要：人事檔案涵蓋了大量人才信息，其中如實記錄了事業單位員工學習情況、工作經歷、工作態度、工作業績、職業道德和性格特點等信息，能夠為事業單位人才選撥提供可靠的依據。隨著我國事業單位人事制度改革的深入推進，人事檔案管理中頻繁發生各種問題，只有加強人事檔案管理工作，才能有效解決這些問題。本文將簡述提升事業單位人事檔案管理水平的重要性，并提出了具體可行的策略。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；管理

事業單位人事管理活動中會形成大量檔案資料，主要內容包括個人經歷、德才能績、業務業績、個性特征及專長愛好等情況。事業單位利用人事檔案，能夠保證人才選拔、任用的正確性與合理性，真正做到知人善任和選賢舉能。因此，事業單位要高度重視人事檔案管理工作，不斷創新工作方法，提升人事檔案管理水平，為自身的穩定長遠發展奠定良好的基礎。

1 提升事業單位人事檔案管理水平的重要性

人事檔案可以為事業單位人事管理工作提供可靠依據，有利于維護員工的合法權益。當前經濟發展方式轉變很快，各種社會活動也從傳統單一形式發展的更加多元化，在此期間難免出現了員工和單位發生利益糾紛的情況。因為追溯時間跨度較大，如果只依靠個人記憶是不能明確的，也無法律依據。人事檔案中準確記錄了當事人的各項信息，需要涉及學習、工作等方面的情況，存在著很多原始記錄，有利于妥善解決矛盾與沖突，在保護員工合法權益上發揮著巨大作用[1]。現階段社會環境非常復雜，事業更迭也越來越頻繁，事業單位只要提高對人事檔案管理工作的重視程度，遵循國家法規政策，認真開展人事檔案收集、整理、歸檔、保管及利用等工作，不斷提升其科學化和規范化水平，才能實現自身的進一步發展。同時也有利于事業單位解決矛盾、化解沖突，維持正常的工作秩序，在單位內部形成良好的社會氛圍。

2 提升事業單位人事檔案管理水平的策略

（一）樹立先進的管理理念

目前事業單位人事檔案管理理念還非常落后，需要盡快對思維方式進行創新，形成科學、先進的管理理念，確保人事檔案管理工作正常開展。事業單位要重視提升人事檔案的現代化水平，突破以往固有的檔案管理模式，為單位人力資源開發提供更加優質、高效的服務。事業單位要重視現代技術的應用，提升人事檔案管理的信息化與網絡化水平，在多媒體技術的支持下，讓信息得到有效整合，確保人事檔案管理更加全面、有效，除了要有員工成長信息以外，還要有歷史經驗與現實能力拓展結合的信息，確保現階段人力資源需求得到滿足。

（二）建立科學合理的管理制度

自我國實施《干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》等規章制度以后，通過長期的運行，已經變得非常成熟。不過這些制度是按照當時情況進行制定的，且以人事檔案收集、整理等基礎工作為主，與現階段形勢還存在很大差異，尤其是信息化內容顯得過于較少，比較滯后。對此事業單位要重視對現行人事檔案管理制度進行補充與完善，根據人事檔案轉進轉出、收集歸檔等工作實際情況，建立起相應的管理制度，避免出現虛假材料進檔的問題。此外，事業單位要從人事檔案實際工作情況出發，不斷對人事檔案管理制度進行完善，明確案卷整理工作細則，讓人事檔案案卷更加全面和科學。

（三）改進人事檔案管理方法

隨著我國事業單位意識、觀念等改革的快速推進，人事檔案也從以往單位分散式管理逐步轉變為向社會化集中統一管理。與社會化人事檔案管理機構對人事檔案、信息資源進行整合，能夠集中保管和開發人事檔案、信息資源，讓管理得到統一。各級組織、人事、勞動以及檔案部門也要對相關條例、方法進行完善，同時加強指導與監督工作，為人事檔案管理制度改革創造良好的條件，這樣面對著當前市場經濟環境，可以更好的促進政府職能轉變，保證檔案管理水平得到提升[2]。事業單位領導要安排專人負責人事檔案管理工作，確保保管、出借等有序進行，并發揮出先進管理技術與方法的作用。

（四）加快人事檔案管理信息化建設

人事檔案可以看成是人才信息資料庫，事業單位要將其中的各項資源利用起來，最大限度發揮出其應有的作用與價值。事業單位要在人事檔案管理中應用先進的科學技術，不僅要提升工作效率，還要保證人事檔案壽命得到延長。為提升人事檔案管理效率，必須應用好計算機、掃描儀等現代化技術與設備，在計算機中輸入整理好的人事檔案信息，并進行相應的技術處理。要把文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，讓人事檔案紙質和數據格式并存。這樣可以通過微機檢索與聯網查詢的方式獲得個人信息，讓檔案信息第一時間得到更新，為事業單位育才、用才、激才和留才提供服務，促進事業單位的和諧、穩定發展。

（五）提高檔案管理人員綜合素質

進入知識經濟時代以后，現代化水平日益提升，傳統管理模式已經顯得過于落后，對新時期人力資源管理要求不適應。事業單位不僅要引起更多高素質檔案管理人才，還要加強對已有檔案管理人員的培訓工作，確保他們的素質與能力得到提升，真正做好人事檔案管理工作。通過教育工作，讓檔案管理人員端正思想，充分認識到自己肩負的責任，提升服務意識，轉變以往被動服務的方式，主動和其他部門加強合作[3]。這樣事業單位領導可以及時獲得所需人力資源信息，制定更加科學、合理的人力戰略規劃。對檔案管理人員來說，也要主動學習檔案相關知識，做好檔案法宣傳工作，切實提升單位全體職工的檔案意識，發動更多人參與到檔案管理工作中，這樣事業單位人事檔案管理水平才能真正獲得提升。

3 結語

總之，當前我國事業單位處于快速改革的階段，也為人事檔案管理工作提出了更高的要求。這要求事業單位領導與檔案管理人員提高重視程度，盡快轉變思想觀念，不僅要制定完善的檔案管理制度，還要用好各種先進技術，保證人事檔案管理效率得到提升。這樣才有利于人事檔案的開發與利用，發揮出人才信息的作用，保證事業單位人事工作順利進行。

參考文獻

[1]田潔.事業單位人事檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2016，（07）：148.

[2]馮向陽.事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰[J].檔案管理，2014，（03）：86-87.

[3]孫偉.淺析事業單位人事檔案管理特征與作用[J].黑龍江史志，2014，（05）：107-108.endprint