檔案編研工作常見問題及解決對策淺析

沈慧君+高錫琴

摘 要：隨著檔案文化建設一詞被越來越多的提及，作為企業檔案文化建設與檔案提供利用重要形式的檔案編研工作在單位內也得到了越來越高的重視。本文將從近年來編研過程中遇到的實際問題及困難出發，結合本單位航天企業特點，淺析檔案及其他編研工作相關部門為了更好地做好檔案編研工作，而應在日常工作中采取哪些相應措施，解決目前編研工作中常見的問題，進一步提升編研成果質量。

關鍵字：航天企業；檔案編研

1 檔案編研在企業檔案文件建設中的意義及開展情況

1.1 企業檔案編研的意義

近年來，企業檔案利用工作的重要性已經得到了越來越多的重視，把提供高質量檔案利用服務作為開展企業檔案工作的目標已成為一種共識。

檔案編研，作為檔案提供利用的重要形式，是充分發揮檔案價值的重要手段。企業檔案編研，是指以本企業館（室）藏檔案資料為主要對象，以主動提供或報道檔案信息內容為主要目的，在深入研究的基礎上圍繞一定題目范圍而從事對檔案文獻收集、整理和加工，并使之轉化成不同形式的編研成果，提供檔案利用的工作過程，是企業檔案工作水平與檔案文化建設的體現。

1.2 本單位檔案編研工作的開展

本單位檔案工作近些年一直呈平穩發展的趨勢，各門類檔案從預立卷到上架，有近五十位專、兼職檔案人員負責收集、整理、核對、錄入、歸檔，層層把關，確保了各門類檔案的完整、齊全與準確。領導重視，制度明確，確保了檔案部門在出色完成上級檔案機構進館要求的同時，也豐富了本所檔案館藏。為發揮館藏檔案潛在價值，檔案編研工作在本單位得到了積極展開，編研成果數量與質量都呈現出上升趨勢，擺脫了以往編研層次低，精品少，編研成果以年度大事記為主，載體形式單一，利用范圍也較小，價值有限等等的狀態。

近三年本單位編研作品在航天科技集團公司優秀檔案編研成果評選活動中獲獎情況：

題名 編研成果形式 獲獎等級

“金牌藍領”圓滿航天——全國勞模唐建平和勞模班組成長足跡 紙質 一等獎

XXX所XX型號產品研制史 紙質 二等獎

上海新江機器有限公司簡史 紙質 二等獎

XXX所檔案室指南 紙質 三等獎

堅持工藝研究 促進技術進步——記XXX所集團公司重大工藝研究項目 錄像片 鼓勵獎

2 企業檔案編研工作常見問題

根據近年檔案編研工作經驗體會，尤其是結合型號產品研制歷程編研工作遇到的一些問題，談談航天企業檔案編研過程中一些比較常見的問題及阻礙。

2.1 研制周期長，編研材料收集難度大

航天型號產品普遍具有研制周期長，階段多的特點，尤其是一些年代較早的型號，在檔案歸檔材料的完整性上存在欠缺，聲像檔案材料收集方面更是具有一定難度。此外，由于研制時間長，出現較頻繁的人員流動情況，從型號指揮到檔案部門工作人員的大量人事變動，都對第一手編研材料的收集、整理及準確性存在一定的影響，如上述某型號檔案編研工作，就遇到了當年該型號指揮已退休多年的情況，采訪及獲取相關資料非常不便。同時，因為過去檔案人員很少參加型號工作會，因此對型號產品研制進程也不甚了解。這些因素，都對當前的檔案編研工作形成了一定的阻礙，為編研材料的收集增添了難度。

2.2 編研隊伍弱，檔案部門獨木難支

航天企業檔案工作部門的職能不同于其他綜合性檔案機構，檔案部門掌握的大多是與科研生產息息相關的檔案資源，工作量和工作壓力都很大。而企業為檔案編研而組成的工作隊伍中，普遍存在任務重、人手少的現象，同時，檔案編研隊伍中也極為缺少專業編研人才，檔案工作經驗豐富，但編研水平一般，無法提高編研成果質量。另一方面，編研工作常常出現檔案部門單打獨斗的局面，編研過程中與相關部門缺乏合作，或相關部門不愿主動提供人力、物力等，白白錯失對編研工作有用的各項資源。

2.3 缺乏宣傳，編研成果利用范圍小

由于各種因素的影響，檔案部門對自己的編研成果普遍缺少宣傳，編研工作成了檔案部門的又一種“默默奉獻”。編研成果知曉率低，也同時影響到了其使用率，很多的檔案編研成果，如年度大事記等，都只在有限范圍內得到利用。而類似型號研制大事記、紀錄片等編研成果，更多的只在相關會議及年度工作總結會議上被使用到，“公開露面”的機會只有一次，影響范圍可想而知。在這樣的情況下，對檔案編研的持續發展以及編研人員對此項工作的熱情都存在著負面作用，長此以往，將對編研工作產生不利影響，導致編研質量越來越低，成為一種惡性循環。

3 提高企業檔案編研工作質量對策淺析

檔案編研工作應邁向更高的水平，這是各級領導對檔案部門的要求，也是檔案文化建設發展的必然趨勢。因此，如何提高企業檔案編研水平，是每一個參與編研工作的檔案工作者應該思考的問題。下面，就結合本單位特點，及在近期編研工作中得到的一些經驗，淺析提高企業檔案編研工作水平幾項對策與方法，以供參考。

3.1 堅持檔案預立卷，參與型號工作會議

前文所述的歸檔不完整情況，主要存在于一些年代較早的型號產品文件資料歸檔中，近些年的歸檔工作中已不存在這類情況，但因我所綜合檔案室正對某年代較早型號開展大事記編研及聲像片制作工作，切身感受到了歸檔不完整這一問題對編研工作帶來的困難。眾所周知，航天檔案都是集國家最新科技成果之大成，普遍具有技術難度大，專業性強，研制周期長的特點，其生產是一個復雜的系統工程，其文件資料的產生也不是一蹴而就的。以型號檔案為例，一個型號一般要經過可行性論證、方案設計、工程研制、設計定型、生產定型等多個階段，其檔案的收集整理過程相當漫長與繁瑣。因此，為確保檔案歸檔完整與準確，近年來，我所堅持推廣檔案預立卷工作，由型號師、項目或課題相關人員在文件產生時就對文件資料進行管理，其專業性更是優于檔案專業人員，對文件資料歸檔的準確性和完整性都有著十分重要的提高。這樣的提高，對于編研素材的收集，起到了保障作用，對編研質量的提升不可或缺。

3.2 充實編研工作隊伍，加強業務部門合作

企業檔案人員大多沒有經過專門的編研工作學習，都是在編研的過程中一步步成長起來的。為切實提高編研工作理論水平與基礎知識，參與編研工作的人員應積極尋求參加檔案編研培訓課程的機會，學習編研工作方法與知識，并運用到編研工作中去。值得一提的是，聲像檔案工作者應該提升自身視頻編輯水平，豐富編研成果的形式，亦是提高編研工作質量的重要方式。

3.3 優化檔案編研選題，加大編研工作宣傳

加強檔案編研成果的宣傳，可以更充分發揮其作用，同時，一個更貼近企業發展的編研選題，也可以讓企業全體員工更需要接觸到編研成果，提高檔案工作的知曉率，增強編研人員的成就感，進一步激發編研工作熱情。在確保做好保密工作的基礎上，可以把單位年度大事記在內部刊物上發表，或組織職工觀看型號研制紀錄片等，利用內部網絡傳播，讓編研成果變“活”，而不是僅僅出現在年度總結會或者型號工作會上。

4 結論與展望

檔案編研，是衡量企業檔案部門專業水平與能力的一項越來越重要的標準，而航天檔案更是集國家最新科技成果之大成，對航天檔案價值的開發利用是每一個航天企業檔案工作者肩頭的責任。提高檔案編研水平，做好檔案編研工作，將更好地實現檔案文化建設的目標，提升檔案信息的利用水平，提高檔案信息的價值，使檔案更好地服務于社會、服務于航天事業。endprint