基于服務視閾下的高校檔案信息資源建設研究

摘 要：高校檔案客觀而真實地記錄了高校成長、發(fā)展、壯大的過程，高校檔案收集和管理工作在高校建設和發(fā)展中占據(jù)著重要的地位。本文分析了高校檔案信息資源建設在高校建設和發(fā)展中的意義，提出加強高校檔案信息資源建設措施，旨在為高校檔案信息資源利用和服務提供借鑒。

關鍵詞：高校檔案；信息資源建設；檔案利用

高校檔案信息資源是高等院校在教學、科研、學科建設、黨政管理及其他各項活動中形成的，客觀而真實地記載了高校建設和發(fā)展的全過程，再現(xiàn)了學校發(fā)展的歷程和精神風貌。高校檔案信息資源是高等學校在知識經(jīng)濟時代賴以發(fā)展的重要資源之一。如果缺少高校檔案信息資源的支撐，高校建設和發(fā)展必然會受到影響。

1 高校檔案信息資源建設的意義

加快高校檔案信息資源建設，構建檔案信息資源共享平臺，可以為高校校園文化建設積累財富，為學校領導決策提供參考咨詢，為學校教學、科研、管理等中心工作服務。

（一） 促進高校校園文化傳承與創(chuàng)新

任何一所高校在幾十年甚至上百年的辦學過程中都形成了特色鮮明的辦學理念、大學文化和精神，具有自己獨特的文化傳統(tǒng)。比如清華大學的校訓“自強不息、厚德載物”教育清華大學師生要樹立一流意識，胸懷祖國，放眼世界；校風“行勝于言”則體現(xiàn)了清華大學講究科學、重視實干。清華大學一直傳承著“中西薈萃、古今貫通、文理滲透”的文化傳統(tǒng)，培養(yǎng)了一批又一批優(yōu)秀人才。再比如西安醫(yī)學院，作為西部地區(qū)一所醫(yī)學專科學校，始終堅持“面向基層，立足陜西，培養(yǎng)高素質應用型醫(yī)藥衛(wèi)生人才”的培養(yǎng)理念，自升本以來為國家培養(yǎng)醫(yī)藥衛(wèi)生人才3萬余人。在六十多年的辦學歷史中形成了“上善若水、自強不息”的西醫(yī)精神和“厚德博學、精益求精”的校訓。“厚德博學”是態(tài)度，是西醫(yī)人對社會責任的擔當，表達了醫(yī)療從業(yè)人員的人生態(tài)度和自我要求，充盈著人對自身、對社會的責任意識；“精益求精”是追求，是西醫(yī)人對自身發(fā)展的信仰，表達了一種永不止息、創(chuàng)新超越的進取狀態(tài)和對完美境界孜孜不倦的追求精神，也昭示著“白求恩精神”的傳承與發(fā)揚。“上善若水、自強不息”、“厚德博學、精益求精”傳承了中國深厚的文化底蘊，凸顯了師生在醫(yī)學道路上的進取精神，既闡釋了西醫(yī)人的行醫(yī)信仰，又體現(xiàn)了西醫(yī)文化的獨有特質。

重視高校檔案信息資源開發(fā)，尤其是對一些發(fā)展歷史、杰出人物檔案的大力宣傳有助于激勵高校師生員工的工作熱情，培育健康向上的校園文化。高校檔案信息資源是高校文化創(chuàng)新和發(fā)展的重要基礎，通過加強高校檔案信息資源建設，一方面可以使人們汲取高校的文化、精神和思想，營造高校文化建設的良好氛圍；另一方面，人們可以利用檔案信息資源直接進行文化創(chuàng)新活動，創(chuàng)造出新的精神財富，積淀和豐富人文思想。

（二）促進高校檔案信息資源利用

具有記錄真實性、歷史延續(xù)性的高校檔案信息資源為高校管理和領導決策提供了重要的參考依據(jù)。高校的科學發(fā)展必須減少和消除一切不利因素。當學校領導者或領導對某一重大問題做出決策時，往往需要獲取大量信息作為基礎。而高校檔案信息詳盡記錄了學校各個階段、各項活動變化情況的歷史數(shù)據(jù)。高校檔案館將隱藏在檔案實體中有價值的信息挖掘出來，為學校領導及有關部門提供詳實、系統(tǒng)的檔案信息，可以幫助其熟悉情況，總結經(jīng)驗，吸取教訓，開拓視野、預見未來，做出決策，制定規(guī)劃和處理問題，有力地推動高校遵循教育規(guī)律科學發(fā)展。另外，豐富而客觀的高校檔案信息資源是服務高校教學和科研的可靠資料。這些檔案信息資源只有得到合理的、有效的開發(fā)，才能夠真正服務于高校教學與科研工作，進而使學校得到健康、持續(xù)、協(xié)調發(fā)展。

（三）提升高校社會知名度和影響力

加強高校檔案信息資源建設，除可以為學校師生提供服務以外，還可以挖掘其中對區(qū)域社會經(jīng)濟發(fā)展有益的檔案信息，滿足社會檔案用戶需求，創(chuàng)造一定的社會效益和經(jīng)濟效益。通過對高校檔案信息資源如名人檔案、杰出校友檔案、優(yōu)秀教學科研成果檔案等的對外公布，可以反映高校悠久的歷史文化傳統(tǒng)以及取得的發(fā)展成果，表現(xiàn)高校教師勇攀科學高峰、促進文化繁榮和科技進步的創(chuàng)新能力以及大學生激情澎湃的愛國情懷與建功立業(yè)的遠大志向，打造高等院校昂揚向上的社會形象，提升知名度。

（四）加快高校檔案事業(yè)發(fā)展

加強高校檔案信息資源建設，建立完善的高校檔案信息資源管理體系，為高校檔案事業(yè)發(fā)展提供了堅實的物質基礎。高校檔案信息資源建設的最終目標是為用戶提供服務，使廣大師生員工能夠利用檔案信息資源。這不僅能夠提高檔案部門的知名度，擴大檔案工作影響，而且是對高校檔案工作最實際、最有利的宣傳。可以引起學校各部門對檔案工作的重視，使之了解檔案內(nèi)容，增強檔案意識，加深對學校檔案工作地位和作用的認識，積極支持學校檔案工作，促進高校檔案管理水平的提高和發(fā)展。

2 基于服務視閾下的高校檔案信息資源建設措施

（一）圍繞服務做好高校傳統(tǒng)檔案數(shù)字化及信息化

高校傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化與信息化是高校檔案信息資源建設的前提和基礎，也是高校檔案事業(yè)適應數(shù)字時代發(fā)展的需要。首先，面對浩如煙海的高校檔案傳統(tǒng)資料，如果不進行檔案數(shù)字化與信息化，將其轉變?yōu)椤皵?shù)字形式”，就難以有效利用檔案信息資源。第二，數(shù)字化加工是保護檔案原件的技術手段之一，尤其是對于歷史檔案和其他一些因種種原因已經(jīng)不太適宜直接提供利用的檔案，例如一些基建檔案中的圖紙，因為印刷或出圖時字跡較淡，僅僅十幾年的時間其字跡就已經(jīng)模糊不清或字跡過淡無法再復印利用，將其進行數(shù)字化后，既可以采用更為便捷的利用方式為利用者提供利用，又可以保護原件。第三，數(shù)字化和信息化后的檔案信息能夠突破傳統(tǒng)實體檔案利用在時間、空間上的限制，傳遞和輸出更方便、快捷。因此，數(shù)字化與信息化不僅改變了檔案信息的存儲載體和形式，同時也變革了檔案信息的管理方式與提供利用方式。利用計算機技術對傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后的“數(shù)字形式”信息與電子文件集中統(tǒng)一管理，便于進行高校檔案信息資源的整合與共享，有助于促進檔案信息提供利用方式由“被動服務”向“主動服務”轉變，提高了高校檔案信息服的水平和效率。

（二）共享高校檔案信息資源

黨的十八屆五中全會審議通過了《中共中央關于制定國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十三個五年規(guī)劃的建議》，其中提出了“五大發(fā)展”理念，即創(chuàng)新、協(xié)調、綠色、開放、共享。共享是信息社會和網(wǎng)絡時代的重要特征之一，檔案信息資源只有通過共享，才能最大限度地快速傳播和有效利用。因而，檔案信息資源共享是高校檔案信息充分發(fā)揮效用的發(fā)展趨勢和理想形式，是檔案信息潛在價值向現(xiàn)實價值轉化的實踐方式。在高校檔案信息資源整合的基礎上，共享檔案信息，不但避免了高校檔案信息資源的閑置與浪費，而且在最大范圍內(nèi)滿足了檔案用戶要求更方便、更快捷、更自由地獲取豐富而有效的檔案信息的愿望，使檔案信息發(fā)揮了作用，實現(xiàn)了價值，從而達到最優(yōu)的服務效果。

（三）針對個性化服務創(chuàng)新高校檔案信息資源建設

隨著高校檔案工作的發(fā)展，利用者對檔案信息需求的層次越來越深入，為檔案信息個性化服務的產(chǎn)生提供了賴以存在的土壤。一方面，高校檔案用戶群體相比較其他檔案用戶群體，文化素質較高，對檔案信息需求層次較深，尤其是在學術研究、個人素質發(fā)展方面的需求具有特定的知識性，不同于一般的檔案信息需求；另一方面，由于個人用戶所需的具體檔案信息往往是與個人的工作、學習和生活密切相關的，不但具有特定性和一定的私密性，而且常常是動態(tài)的。高校檔案信息個性化服務，作為一種有針對性的、非傳統(tǒng)的主動服務方式，要求以用戶為中心，重視對用戶需求的調研與預測；通過各種渠道對檔案需要的用戶信息進行收集、整理和分類；與用戶之間建立互動關系。檔案信息個性化服務是“以人為本”理念和“滿足社會各方面檔案信息利用需求”這一檔案工作基本原則在檔案服務中的集中體現(xiàn)。

總之，加強高校檔案信息資源建設在高校發(fā)展中具有非常重要的意義，可以更好地滿足用戶需求，最大限度地為高校和社會服務，同時也是高校檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的活力所在。

參考文獻

[l]孫碧燕.談高校校際檔案信息資源的共享[J].浙江檔案，2010.02

作者簡介

張銀芝（1977-），女，陜西禮泉人，學歷碩士研究生，職稱館員，任西安醫(yī)學院圖書館辦公室副主任，主要研究方向為檔案管理。endprint