淺談辦公室工作

汪一峰

經(jīng)常和一些辦公室的朋友交流，我深深感覺辦公室工作有舉足輕重的作用，不緊緊就是能坐得住、守住好電話、經(jīng)常走走看看多匯報就行的，多年的辦公室工作深深感覺是：辦公室工作除履行“輔助政務(wù)，處理事務(wù)，搞好服務(wù)”的職能外，還肩負(fù)著“內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外塑形象”的公關(guān)重任。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手，是連接領(lǐng)導(dǎo)和基層部門的中樞，是密切干群關(guān)系的橋梁，是協(xié)調(diào)各科室工作的紐帶，是單位對外宣傳的窗口，也是培養(yǎng)鍛煉自身能力的一個重要部門。因此，如何圍繞中心，做好服務(wù)工作，就成為辦公室工作人員應(yīng)該經(jīng)常思考，必須明晰的問題，它關(guān)乎辦公室工作質(zhì)量能否提高，工作效能能否充分發(fā)揮.。通過自己的實踐摸索，對辦公室工作有了一些淺顯的認(rèn)識，下面就談?wù)勛约簩k公室工作的初淺認(rèn)識。

1 辦公室工作的重要性

辦公室是一個單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)，具有承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的特殊地位，是承上啟下的紐帶，是聯(lián)系左右的橋梁，是對外開放的窗口，其特殊地位和作用決定了辦公室工作的復(fù)雜性。辦公室是為領(lǐng)導(dǎo)決策和實施決策服務(wù)的綜合部門，主要體現(xiàn)為：為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為職工工作服務(wù)、為全局工作服務(wù)，其主要工作范圍包括文秘檔案、公文傳輸、機(jī)要保密、節(jié)假日值班、來人接待、檢查協(xié)調(diào)、工作報送、安全保衛(wèi)、突發(fā)應(yīng)急事件處理等日常綜合性工作。主要表現(xiàn)在三個方面：

第一做助手作用。辦公室工作的性質(zhì)決定了它必須為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、民主決策提供服務(wù)。民主、科學(xué)決策是建立在調(diào)查研究、廣泛聽取群眾意見的基礎(chǔ)上的，因此，領(lǐng)導(dǎo)除了親自調(diào)研、聽取群眾意見之外，還要靠辦公室提供信息、綜合情況，幫助決策，發(fā)揮辦公室的助手作用。

第二是做鏈接作用。辦公室在工作中起著承上啟下的作用。它溝通內(nèi)外，聯(lián)系左右，上情下傳，下情上報，使上級領(lǐng)導(dǎo)特別是分管領(lǐng)導(dǎo)了解下級單位的情況，下級單位明確上級的指示和精神，以此做好并開展全面的工作。

第三是窗口作用。辦公室是單位各項工作的總進(jìn)出口，對全縣各鎮(zhèn)區(qū)人力資源服務(wù)中心、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、社區(qū)、企業(yè)用工、備案、失業(yè)金的增繳發(fā)放、鼓勵創(chuàng)業(yè)就業(yè)培訓(xùn)、小額貸款的發(fā)放等和聯(lián)系省市勞動力就業(yè)系統(tǒng)與外單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心，是聯(lián)系上下，溝通四面八方的窗口。所以公室的思想作風(fēng)、管理水平、工作態(tài)度、辦事、辦文、辦會的效率和質(zhì)量等直接體現(xiàn)一個單位的精神面貌，是我縣人社局打造的“一趟式”品牌服務(wù)的具體表現(xiàn)。

2 辦公室工作的主心骨

現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)特別是電子等高科技的迅猛發(fā)展，信息化程度越來越高，對辦公室的工作方式和服務(wù)手段提出了新的要求。隨著辦公知識化水平、專業(yè)化水平越來越高，對辦公室的參謀水平和服務(wù)質(zhì)量提出了更高要求，這就需要辦公室人員進(jìn)一步提高想問題、出主意、當(dāng)參謀、辦事情的能力，努力跟上領(lǐng)導(dǎo)的思想和節(jié)奏。在新形勢下，做好辦公室工作，關(guān)鍵做好：

一是當(dāng)好“參謀員”。辦公室要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“千里眼”、“順風(fēng)耳”。做到參政不干政、幫忙不添亂、參謀不干擾、輔佐不越位，力求“參”在點子上，“謀”在關(guān)鍵處，切實增強三個意識：一是增強單位的大局意識。辦公室的工作要重點圍繞中心工作，有目的、有針對性地提供信息和資料，做到想領(lǐng)導(dǎo)所想、供領(lǐng)導(dǎo)所需，主動搞好調(diào)研、摸清實情、當(dāng)好參謀、提出建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二是增強超前意識，始終保持與時俱進(jìn)的精神狀態(tài)。思想要快半拍、工作快半拍，做到“領(lǐng)導(dǎo)未謀有所思，領(lǐng)導(dǎo)未問有所知，領(lǐng)導(dǎo)未示有所行”。要預(yù)測和把握工作重點，早作了解、提出建議供領(lǐng)導(dǎo)參考；對領(lǐng)導(dǎo)十分關(guān)注而又一時顧及不到的，要多思于前、兼顧于后，充分領(lǐng)會和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。三是增強精品意識。要把創(chuàng)精品、當(dāng)高參作為辦公室工作的重要目標(biāo)定位，追求精品效益。特別是把文字工作作為辦公室工作出精品、出成績的突破點，使文字工作能緊貼工作的指導(dǎo)思想。要深入調(diào)查研究，注意挖掘第一手材料，捕捉各種信息。通過經(jīng)常性的調(diào)研和分析，提煉出規(guī)律性的東西，形成精品的調(diào)研文章。

二是當(dāng)好“宣傳員”。即要做好下傳上達(dá)、上傳下達(dá)工作。要抓住重點，及時掌握第一手信息向上級匯報；及時將上級的政策、文件精神、領(lǐng)導(dǎo)決策，以及各科室最新信息、經(jīng)驗、事跡等進(jìn)行及時傳達(dá)。

三是當(dāng)好“督辦員”。即要十分重視督辦工作，當(dāng)好“督辦員”。應(yīng)抓住四個關(guān)鍵點：一是牢牢抓住決策督辦這個“著力點”；二是緊緊抓住領(lǐng)導(dǎo)和廣大干部職工的“關(guān)注點”；三是抓準(zhǔn)阻礙決策落實的“梗阻點”；四是抓住督辦工作中的“空白點”在督辦工作中，要找準(zhǔn)存在問題的癥結(jié)，積極主動提出有針對性的解決辦法和措施，以便修正、完善和補充；要克服領(lǐng)導(dǎo)交一件辦一件的被動應(yīng)付局面，努力貼近領(lǐng)導(dǎo)的思路來考慮問題，提高督辦的自覺性。

四是當(dāng)好“協(xié)調(diào)員”。辦公室協(xié)調(diào)水平如何，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策的落實效果，關(guān)系到辦公室工作質(zhì)量的高低。應(yīng)處理好三個關(guān)系：一是擺正位置，處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。對領(lǐng)導(dǎo)交辦事項要堅決執(zhí)行，認(rèn)真辦理，還要經(jīng)常主動征求領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作的意見，融洽關(guān)系，以便得到領(lǐng)悟。

3 加強自身建設(shè)，提高人員素質(zhì)

目前，新常態(tài)下對辦公室工作提出的要求很多，辦公室要使參謀工作謀到點子上，辦事辦在實在處，當(dāng)好“智囊”和“助手”，就必須要加強自身建設(shè)，提高工作人員的整體素質(zhì)，從辦公室主任到每一個辦事人員都要有一種精明強干，勤勤懇懇，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)，這就要求具備較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)，辦公室人員的素質(zhì)包括政治素質(zhì)，智能素質(zhì)，心理素質(zhì)，這些素質(zhì)的基礎(chǔ)必須是經(jīng)驗豐富，頭腦冷靜，思路敏捷，手腳勤快。作為辦公室主任，應(yīng)該具有綜合分析和獨立處理工作的能力，較強的文字概括能力和表達(dá)能力，較高的組織水平和處理矛盾的能力，要有堅定正確的政治立場，勇于開拓的精神，廉潔奉公的思想品德等素質(zhì)。還應(yīng)具備精力充沛，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，遇事沉著，善于交際，能屈能伸的氣質(zhì)，要培養(yǎng)自己高度負(fù)責(zé)的精神，“硬著頭皮”的精神和較高層次的辦事能力，學(xué)會正確處理里外關(guān)系，善于化解矛盾，找準(zhǔn)自己的位置，以自己一流的工作水平，帶動“一班人”積極工作，發(fā)揮整體效能.

要使辦公室工作做得扎扎實實富有成效，還必須在工作中加強學(xué)習(xí)、不斷開拓創(chuàng)新、總結(jié)和提高。春風(fēng)大雅能容物，秋水文章不染塵。既然從事于這份工作，并且熱愛這份工作，就一定要保持一種寧靜淡泊的心境，勇敢面對繁雜工作的挑戰(zhàn)，快樂的生活，愉悅的工作，努力開創(chuàng)辦公室工作的新局面。endprint