當代大學生檔案意識調查研究
——以云南地區為例

■ 劉大巧 徐 娟

當代大學生檔案意識調查研究
——以云南地區為例

■ 劉大巧 徐 娟

隨著我國檔案事業的發展，檔案與民眾生活的聯系較以往更為密切，檔案與大學生的參與度也較以往提高。但總體上，大學生的檔案知識仍處于匱乏狀態。論文在數據分析的基礎上，對云南地區高校學生檔案意識進行調查研究，針對大學生檔案意識薄弱的現狀，提出實行高校檔案統一管理，創新服務理念、做好檔案利用服務，加強檔案普及教育與宣傳等對策。

檔案意識 檔案管理 云南 大學生

隨著社會和經濟的快速發展，檔案從單純為國家機構服務轉向為全社會服務，從封閉的機要服務轉向開放服務，這種“國家模式”向“社會模式”的轉變使檔案與每個人都息息相關，檔案與社會的聯系較以往更為緊密。高校作為培育社會人才的主要機構，其檔案意識應成為檢驗社會檔案意識的重要指標。調查研究大學生檔案意識，對于分析高校檔案意識乃至社會檔案意識具有重要作用。論文在文獻研究的基礎上，對云南地區大學生檔案意識進行調查研究，研究對象涵蓋在校大學生和畢業生。本次問卷調查隨機選取了云南地區151名在校大學生，調查顯示大學生的檔案意識普遍薄弱。針對大學生檔案知識匱乏、檔案意識薄弱的現狀，提出實行高校檔案統一管理，創新服務理念、做好檔案利用服務，加強檔案普及教育與宣傳等對策，普及與宣傳對象既包括大學生和教職工。

1.檔案意識相關概念概述

意識（英 consciousness；德 Bewusstsein；法conscience）是指高度發達的物質——人腦的特殊機能和屬性，是客觀世界在人腦中的主觀映象①。陳兆祦認為檔案意識是“對檔案的含義和重要性有所認識。”②丁海濱認為“檔案意識，是指檔案管理活動中檔案工作者的意識，是檔案管理者在檔案管理活動中表現出來的意識形態。”③李國慶認為檔案意識完整準確的表達應該是：檔案意識是人們對檔案和檔案工作的認識及其態度。檔案工作作為一項事業，不僅存在于檔案部門，而且存在于社會各個部門、單位。檔案意識不僅存在于職業檔案工作者，而且存在于社會各界，因此它包含著職業檔案意識和社會檔案意識兩個部分。④胡琦認為，“所謂檔案意識，即是人們對于檔案的性質和價值的認識，對檔案工作的性質、地位和作用的認識。”大學生檔案意識是指大學生對檔案和檔案工作的了解程度。當代大學生對檔案是否具有積極的價值取向和認同感？是否具有收集、建立、保管和利用與己有關的檔案信息的自覺性？這些問題都與大學生的檔案意識的強弱有關。⑤筆者認為，檔案意識是人們對檔案及檔案工作這一客觀存在的反映，包括對檔案概念、特點、性質、價值的認識，也包括對檔案工作性質、地位、作用的認識。大學生檔案意識即大學生對檔案的概念、性質、價值的認識，以及對檔案工作地位、性質、作用的認識。

2.云南地區大學生檔案意識現狀

2.1 在校大學生的檔案意識普遍薄弱

本次問卷調查隨機選取的151名大學生中，檔案專業學生占10.6%，與檔案專業相關的占15.23%，非檔案專業占74.17。調查顯示，62.91%的學生熟知檔案的本質屬性，但僅有30.46%的大學生去過學校檔案館或公共檔案館，37.55%的大學生從未去過學校檔案館或公共檔案館，甚至有31.79%的大學生表示不知道學校檔案館或公共檔案館在哪。大學生平時對檔案關注較少，當檔案關乎個人利益及前途時，如入黨（團）、繼續深造（出國、考博、考研）、求職、參加比賽等，大學生才關注檔案。

圖一

此次調查中，僅有7.95%的大學生很清楚學生檔案的內容，14.57%的大學生則完全不知道學生檔案包括哪些材料。74.17%的大學生模糊知道學生檔案的作用，11.26%的大學生則完全不知道學生檔案有什么作用。

圖二

圖三

24.5%的學生完全不知道畢業后如何處理自己的檔案，59.6%模糊知道如何處理。在“畢業后進入非公或民營企業，你的檔案應存放在？”52.98%的同學認為應存放在企業人力部門，18.54%則不知道檔案應該存放在哪里。流動人員人事檔案包括非公有制企業和社會組織聘用人員的檔案，流動人員人事檔案具體由縣級以上（含縣級）公共就業和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理，其他單位未經授權不得管理流動人員人事檔案⑥。各種私營民營企業、鄉鎮企業、中外合資、獨資企業都無權管理員工的人事檔案，一般由委托的各級人才交流機構托管。51.66%的學生不知道畢業后檔案在學校的最長保留期限，僅有18.54%的學生清楚檔案在學校的最長保留期限是2年。值得欣慰的是，81.46%的大學生認為很有必要接受檔案知識的培訓。

2.2 畢業大學生檔案意識有待增強

據檔案工作人員介紹，大學生因畢業時未關注檔案，后期因工作需要再來查找檔案去向、補充人事檔案的不為少數。從圖四可看出，2015、2016年幾乎每月均有畢業生來檔案館查詢檔案去向。他們大多不清楚學生檔案的內容，對檔案與自身發展的重要性不甚了解。因從未見到過自己的檔案，在學習生活中未遇到因檔案問題而影響自身發展的情況，故而往往認為檔案無用，在畢業時未對自己的檔案給予必要的關注。但因工作調動政審、職務晉升、落戶、辦理社保等需要檔案作支撐材料時，才想起查找當初不為自己重視的檔案。

圖四 云南大學檔案館2015、2016年查閱檔案去向統計表

3.大學生檔案意識薄弱原因分析

3.1 傳統檔案管理體制和歷史觀念根深蒂固

首先，檔案集政治性、機密性、保密性于一身，受傳統檔案管理思想和歷史觀念影響，一方面各高校檔案管理部門還不同程度地存在“重收集保管，輕利用宣傳”的現象，檔案與大學生生活的融合度遠遠比不上圖書等其他資料。另一方面，檔案常常被籠罩上神秘的外衣，大學生對檔案及檔案工作認識不到位，認為檔案館是神圣的、不可輕易進入的地方。其次，復雜的檔案利用手續，減退了大學生利用檔案的熱情。在查閱檔案時，需要攜帶本人有效身份證件，代查還需要授權查檔委托書、單位介紹信等手續。看似復雜的檔案利用手續，常常使大學生對查閱檔案望而卻步。再次，混亂的檔案管理體制使得大學生難以全面了解本校檔案管理模式。當前，部分高校已實現將學生檔案納入檔案館集中管理，但大部分高校的學生檔案仍由學生管理部門管理，如：本科生的檔案由學生處管理，研究生的檔案由研究生院管理。然而，學生管理部門形成的轉遞檔案名冊、轉遞檔案存根等綜合檔案通常由本部門保存1-2年后又移交至檔案館。絕大多數學生不清楚本校學生檔案管理體制，不知該去哪個部門查找自己的檔案。在本次調查中，28.48%的學生不知道該去往何處查詢檔案去向，這也正好印證了大學生對于本校的檔案管理不甚清楚。傳統“重藏輕用”的理念仍深存人心，加之對檔案管理缺乏了解，使得大學生利用檔案的意識薄弱。

3.2 學校檔案普及教育缺位

本次調查中，檔案學專業及與檔案學專業相關的大學生占25.83%，接受過檔案相關教育或培訓的僅為22.52%，77.48%的大學生未受過檔案相關的教育。大學生在校期間未能接受系統的、全面的、有針對性的檔案教育，即使是檔案學專業的學生，雖然學過檔案管理學的課程，但對于本校的檔案管理也是知之甚少，對學生檔案的內容、功能、管理缺乏了解。在本次調查中，81.46%的學生認為很有必要進行檔案教育與培訓，這也從側面印證了學校檔案知識宣傳不到位。此外，學校對檔案知識宣傳方式單一。大學生對檔案管理的認識，往往是由于自身需要，實際查檔后才得以初步了解學校管理檔案的方式，而這過程又常常面臨不知去往何處查詢的窘境。受諸多因素影響，檔案管理部門主動宣傳檔案管理的基本常識較少。部分高校會在本校網站上公布檔案管理、檔案利用、學生檔案作用的基本常識，但由于我國學生從小幾乎從未接受過檔案普及教育，在大學期間也未受過專門的、系統的檔案普及教育，大學生對學生檔案缺乏系統、全面的認識，又受檔案無用論的誤導，導致大學生很少主動關注檔案管理或檔案利用的信息。宣傳方式單一，大學生不關注檔案基本常識，導致大學生對關乎個人利益的檔案缺乏正確的認知。

3.3 棄檔、重新建檔弱化檔案重要性

隨著我國經濟體制的改革，非公有制企業增多。非公企業在錄用和管理員工時不注重檔案里的歷史描述，更注重求職者簡歷和工作能力體現的證明材料，這導致許多從業者對檔案的概念和重要性認知模糊。據人事部全國人才流動中心、北京市人才服務中心、中國上海人才市場、中國北方人才市場、中國南方人才市場以及四川、貴州等省人才交流服務中心的不完全統計，全國至少有60萬“棄檔族”。⑦與之相應的“重新建檔”日漸興起。有些單位在引進人才時，因轉遞檔案困難，承諾“重新建檔”，檔案的缺失并不影響今后的職業生涯。“棄檔”和“重新建檔”現象更強化了檔案無用論，一定程度上造成了大學生對學生檔案功能及重要性的錯誤認識，未能對學生檔案給予足夠的關注和重視。事實上，雖然可以補辦新檔案，但補辦的新檔案不能還原原始的檔案材料，以前的經歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復存在，難以通過檔案材料真實、完整地反映個人的經歷、能力，檔案材料的不完整也將影響日后工作和生活。

4.增強大學生檔案意識的對策分析

4.1 轉變觀念，實行高校檔案統一管理

大多數高校檔案館只管理綜合檔案，人事檔案、學生檔案則分別由組織部、人事處，學生管理部門管理。針對此種現狀，有必要將全校檔案集中統一管理，即將全校所有檔案納入檔案館進行統一管理。人事檔案、學生檔案、綜合檔案均納入檔案館進行統一規劃和部署。實行集中統一管理便于消除部門之間的隔絕，便于對檔案信息資源進行有效整合和利用。對于多校區管理的學校來說，查閱檔案不再需要在多個校區之間往返，也無需申請跨館互查，在檔案館便可查閱到所有可查閱的檔案。學生檔案意識薄弱與檔案館的社會地位存在一定的關系，因為不了解檔案館的職能，甚至不清楚檔案館在哪里，在此次調查中，37.75%的受訪人員從未去過學校檔案館，31.79%的受訪人員表示不知道檔案館在哪里。不清楚檔案館的職能，用檔案少，對檔案不關注，檔案意識自然難以增強。實行“大檔案”管理后，大大方便了用戶前來利用檔案，提高了檔案利用的社會效益，有利于提升檔案館的社會地位，檔案館和檔案工作得到越來越多的關注，大眾利用檔案解決實際問題的欲望提高了，無疑檔案意識自然增強了。

4.2 創新服務理念，做好檔案利用服務工作

受歷史觀念的影響，“重藏輕用”的觀念仍影響著現在的檔案工作人員。近來中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》提出要建立健全方便人民群眾的檔案利用體系，鼓勵大眾到檔案館利用檔案。在當前的新形勢下，檔案工作者要轉變觀念，創新服務方式，做好檔案利用服務工作。首先，在服務理念上，轉變檔案只為“政治”服務的理念，主動服務。在確保檔案安全的情況下，積極為廣大師生提供檔案利用服務；其次，簡化利用手續。符合利用檔案條件的，在明確查檔者的身份時，主動提供利用服務。對學生檔案堅持適度開放的原則，學生檔案的目錄應向當事人開放，讓當事人了解自己的檔案都有哪些內容，以此強化對檔案的認識，同時也有利于查缺補漏，及時補充完善個人檔案。另一方面，利用者在特定范圍內只要履行一定的手續都可以查閱學生檔案；最后，充分運用現代信息技術，創新檔案利用方式。積極加強檔案館網站建設，努力實現在線查檔服務。當前，一些高校檔案館網站已實現在線查檔服務，從遞交查檔申請到獲得最終查檔結果，均可在網絡上實現。云南地區在這方面仍有待加強建設。充分利用新型媒體形式的優勢，通過微信、微博、慕課等形式提供館藏內容介紹、查檔咨詢及檔案管理的知識。大學生越來越多地利用檔案來解決自身實際問題，對檔案的認識便會逐步增加，檔案意識便逐漸增強。

4.3 增強檔案意識，檔案普及教育與宣傳先行

缺乏基本的檔案常識是大學生檔案意識薄弱的主要原因。通過普及檔案的基本常識，有助于深化學生對檔案及檔案工作的認識。對大學生進行檔案知識的普及教育主要分三個階段：新生入學階段、在校學習階段以及畢業前夕。

①新生入學階段是普及檔案知識最佳時期。這一時期的教育方式以講座為主，內容主要為檔案保管機構的簡介、館藏內容介紹、查檔相關手續等。另外，帶學生實地參觀檔案保管機構，強化學生對檔案及檔案保管機構的印象；發放檔案館指南、全宗指南、檔案利用手冊等宣傳冊，進一步加深對學校檔案館、館藏檔案的認識。

②在校學習階段是檔案知識普及的鞏固階段。在此階段主要以開展選修課的方式來進行。最好由有實際工作經驗的檔案管理員進行授課，授課內容主要為檔案管理，將檔案管理實踐與理論有機結合。另外，鼓勵學生到檔案館實習，通過參與檔案管理的實際業務來強化對檔案、檔案工作的認識。引導學生到檔案館查閱檔案，通過查閱檔案解決學生實際問題，以此增強學生對檔案的認識。

③畢業前夕，個人檔案的處置是畢業生最為關心的問題之一。這一時期適宜采用專題講座的方式進行檔案培訓，內容主要為檔案的轉遞、保管以及如何查詢等。比如，在機關、事業單位就業和在私營企業就業的檔案管理有何不同，個人需要做什么；暫時未就業的學生檔案如何處置，以及滯留檔案在校保存的最長期限等。

除此之外，積極加強檔案的宣傳，宣傳對象包括在校教職工、在校學生以及畢業大學生。比如，通過網絡宣傳檔案館的突出事跡，強化大眾對檔案館的了解與認識；在檔案館網站上公開檔案機構設置、檔案基礎業務介紹以及查閱檔案需要注意的事項等，有條件的還可在網站上實現自助查檔服務；充分利用新型媒體形式的優勢，通過微信、微博、慕課等形式提供館藏內容介紹、查檔咨詢及檔案管理的知識；設置學校檔案日，開展檔案知識有獎競答，通過讓更多的大學生參與檔案知識競答來宣傳檔案館及檔案的重要作用。對檔案了解得越多，通過檔案解決的問題越多，檔案意識自然得到增強。

大學生檔案意識薄弱是當前普遍存在的現象，增強大學生的檔案意識，既需要高校加強對大學生以及對教職工的檔案知識普及教育與宣傳，也需要檔案工作人員增強職業檔案意識，不斷提高職業素質，把檔案及檔案工作參與到、滲透到高校工作各領域，甚至社會實踐活動各領域，以此來增強人們對檔案及檔案工作的認識。當然，增強大學生檔案意識更需要社會的關注與行動，社會檔案意識增強了，大學生的檔案意識自然也會得到增強。

注釋：

①[德]馬克思、[德]恩格斯著．中共中央馬克崽恩格斯著作編譯局編譯：《馬克思恩格斯選集》第1卷.北京：人民出版社.1995年版.第72頁。

②陳兆祦，黃坤坊編著.簡明檔案學詞典.北京：中國檔案出版社.1993.第44頁.

③丁海斌.檔案學的哲學與歷史學原論[M].沈陽：遼寧大學出版社.2011.11，第6頁

④李國慶.檔案意識縱橫談[J].檔案管理，1987，(04):25.

⑤胡琦.大學生檔案普及教育[M].武漢：湖北科學技術出版社.2010.11，第2頁

⑥中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知.人社部發〔2014〕90號.2014.12.10

⑦吳邦志.人事檔案管理體制改革之探[J].北京檔案，2005，03:25.

[1]陳海靜.當代我國大學生檔案意識現狀調查及對策分析——以蘇州地區在校大學生為例[J].檔案學通訊，2012，(01):89-93.

[2]尹美京，任鳳仙.檔案意識與檔案工作的關系之我見[J].檔案學通訊，2008，(03):83-85.

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[5]高愛芹.關于做好新形勢下干部人事檔案工作的思考[J].檔案管理，2016，(04):96.

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作者單位：云南大學檔案館