信息技術讓學校教務管理更高效

鄭浩

在“互聯網+”的召喚下，日新月異的計算機、網絡技術取得長足發展，其應用正滲透到社會生活的各個領域。在這一大背景和前提下的學校管理也由以前的傳統管理方式逐漸向信息化轉變，尤其給學校教務部門帶來的便利更為明顯。

一、提高學籍管理效率，降低錯誤出現概率

目前，因學生的學籍管理要求越來越高，規范化學籍管理自然成為教務管理的核心內容之一。每學年初及學年結束階段，以往每年的學籍管理常常是使用紙質檔案，統計比較麻煩，也容易出錯，從2006年開始揚州市教育局推出了網上學籍管理系統。從高一新生進校開始教務處把新高一學生的基本信息收集好，使用辦公自動化軟件中的excel表格設計好相關參數并將學生信息輸入，按要求導入到網絡平臺中的學籍管理系統，此后就可以實現隨時查詢學生的每一個相關信息的目標。這有個缺點就是錄入信息的工作量很大，并且容易出錯。2009年江蘇省教育廳統一推出了江蘇省基礎教育學籍管理系統，這個系統功能更加強大，使用更加方便，如以前高一新生的數據都是我們把學生的信息輸入到電子表格中，然后再導入到系統中，一個年級幾百個學生，在錄入過程中難免出錯，現在新的系統中學生可以用自己的身份證號登錄進行自身信息的完善和修改，大大減少了出錯的概率。

二、便捷課務管理，規避重課、缺課現象

教務管理中的課務管理包含多角度的內容，其中有每學期的具體作息時間、課務表的提前編排、任課教師的具體分工安排等。筆者在進行課務管理時巧妙下載使用了“排課通”軟件并對其加以適當改造以適應地區需要。經過優化后的軟件能夠在較短的時間內順利自動排出課程表初表。筆者還會根據學科特點，學校教師配備狀況等因素進一步對排課結果加以微調，使其更具適用性。基于以往的慣例，一個班級語數外學科盡可能安排在上午，學業測試學科則穿插其中，每天最后一課安排為學生自主學習科目，這樣編排出的課表打印出來交給教務處主管負責的同仁根據全學校情況再次檢查、調整和確認。最后再將課表輸入軟件檢索出重課、空課等情況，有效避免出現部分教師課時不足現象。還可以借助這一軟件對平時正常上課中出現的教師調課、請其他教師代課、上課遲到等及時做記載。在信息技術的幫助下，筆者所在的學校課務管理更為科學合理，出現重課、脫課的概率大大降低，教學秩序井然。

三、完善報名管理系統，確保及時、準確報名

每年的11月份都是江蘇省高考和學業水平測試報名的時候，以前報名都是學生填寫好報名表，然后錄入到電子表格中，上報給考試院，這種傳統方法不僅費時費力而且還容易出錯，如果一個選擇理化組合的考生，你給他報成了理生組合，那后果將不堪設想。自從2008年以后，江蘇省教育考試院推出了網上報名系統，每個考生一個賬號，自己登錄上網報名，報名信息直接存入省考試院的數據庫中，然后由學校統一打印出報名信息確認表給學生核對、簽字確認，這樣大大降低了出錯的概率。在報名的時候，我還碰到過這樣一個問題：學生報名用的電子照片，開始我們都是用身份證號進行命名的，但考試院要求必須用學生相應的考籍號命名，怎么辦？最簡單的辦法就是一個一個手動改，那改上一天也改不完。為此，大家開動腦筋，最終結合兄弟學校的成功做法，根據學校自身特點，參照辦公軟件自帶的功能，筆者和同事們共同探索出用“excel函數結合批處理命令”來批量更改文件名的方法，這樣一天的工作量只要幾分鐘就能搞定。使用信息技術便于學生報名、信息核對及修改，打印出信息表再次學生簽字確認這一整套流程一直沿用至今，使得報名系統得到完善并確保了學生報名準確、高效。

四、批處理畢業證書打印，確保打印質量與速度

以前當畢業學生不多的時候，畢業證書上的信息用手寫還是能夠應付的，但隨著招生人數越來越多，一個年級少則六七百人多則八九百，再想手寫畢業證那可是有些招架不住了，我就開始嘗試用電腦打印，先在word中排好版，對好位置，然后把姓名等信息輸入，打印，雖然不需要手寫了，但效率仍然很低。在筆者所擁有的全市教務管理工作人員的群里，筆者看到有同仁探索到了新的方法，巧妙使用辦公軟件word中自帶的“郵件合并”功能，將相關數據輸入在excel工作表中，通過兩者之間的調用順利實現了畢業證書的批量處理，設定好打印參數并準備打印設備，所打印出的畢業證書不僅僅速度快且極為美觀。

“工欲善其事，必先利其器”。總之，在教務管理中，合理利用信息技術可以讓工作效率得到大幅度的提升，也會使教務管理變得更科學、高效。

（作者單位：江蘇揚州教育考試院）