中小學校基建檔案科學化管理探析

楊凱

摘要：通過查閱中小學校基建檔案，采訪中小學校基建檔案管理者和檔案管理部門相關人員，結合自身從事基建檔案工作的經驗，提出中小學校基建檔案的特點，找出目前中小學校基建檔案管理中存在的問題，并參考相關文獻和某些地區的做法，提出推進中小學校基建檔案科學化管理的措施。

關鍵詞：中小學校；基建檔案；科學化；管理

近年來，隨著國家經濟水平的快速發展，中小學校基建投入不斷增加，尤其是2009年至2012年實施的“全國中小學校校安工程”，更是將中小學校校園建設推向了高潮。同時，伴隨著中小學校校園如火如荼的建設，學校基建檔案管理工作也在摸索和實踐之中不斷規范和改進。中小學校基建檔案，是指中小學校的各種建筑物、構筑物及地上、地下管線等基本建設工程的規劃、設計、施工和使用、維修活動中形成的檔案，它記錄了學校建設的整個過程，反應學校的前世、今生和未來，推進中小學校基建檔案科學化管理至關重要。

一、中小學校基建檔案的特點

1、多樣性。一方面，中小學基建項目類型多樣，有教學樓、實驗樓、圖書館、報告廳、行政樓等；另一方面，學校基建項目性質有新建、改擴建、維修等；同時，基建檔案中又包括紙質檔案、照片檔案、實物檔案等；所以，中小學校基建檔案種類繁多。

2、專業性。中小學校基建檔案主要由工程準備階段文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖等組成，各階段的文件的內容和類型都不同，較為詳細地反應了項目進展的過程，具有明顯的特點。

3、周期長。完整的基建項目需要經過立項、規劃、設計、招投標、施工、竣工驗收、審計等階段，涉及單位眾多，時間跨度較長。

4、實用性。中小學校基建檔案主要記錄工程建設過程中的信息，在建筑較長的使用期限內，能為學校改造維修、危房鑒定、地質勘察等提供依據。

二、中小學校基建檔案管理存在的問題

1、基建檔案管理人員力量薄弱。基建檔案管理人員力量薄弱主要體現在兩個方面，一是管理人員少，教育管理部門內部科室和學校檔案室人員較少，一般學校均只有一位檔案員，檔案員既要負責學校的基建檔案，又要負責其他檔案，有的檔案員同時還兼顧其他工作；二是檔案管理人員專業知識薄弱，基建檔案制作有較強的專業性，但是學校檔案員多數都未系統地學習過基建檔案的制作方法，不熟悉各類工程資料的來源和編排順序，只是按照以往的經驗制作檔案。

2、基建檔案完整性低。中小學校基建檔案種類復雜，數量較多，一個完整的項目檔案包括工程前期資料、監理文件、施工文件、竣工驗收文件、竣工圖及決算審核報告等，檔案不完整的情況時有發生。究其主要原因，一是前期及工程管理人員的檔案管理意識不強，工程管理人員更加注重的是對工程安全、質量、投資和進度等的控制，忽視工程檔案的重要性，隨意堆放和外借資料，造成資料遺失，遺失較多的資料主要為紅線圖、圖紙會審記錄、設計變更記錄等；二是相關手續不齊全，項目前期階段，為領取施工許可證，一般手續都比較齊全，但是在項目后期階段，許多項目未按規范組織單項驗收，缺乏的資料較多，比如消防驗收意見書、測繪成果資料、總平面竣工圖、室外管線竣工圖等。同時需要注意的是，基建檔案中缺乏照片檔案、實物檔案等特殊檔案，這也是基建檔案的重要組成部分。

3、基建檔案數字化程度不高。在檔案管理部門的大力指導和督查下，目前中小學校基建檔案均已采用人機結合的管理模式，所有基建檔案目錄均錄入專業的檔案管理系統，基建檔案的信息化水平已經有了明顯的提高，但是基建檔案數量多，種類雜，數字化需要耗費大量的人力、物力和財力，所以，相較于文書檔案，基建檔案的數字化程度還不高[1]。

三、推進中小學校基建檔案科學化管理的措施

1、統籌規劃，完善中小學校基建檔案管理體系。中小學校基建檔案管理主體應認識到基建檔案的重要性，把檔案工作與其他業務工作放到同等位置，完善基建檔案管理體系。基建檔案管理單位應制定符合本單位實際情況的檔案管理辦法，在檔案管理辦法中明確基建檔案的管理辦法，由于中小學校基建檔案的專業性和特殊性，基建檔案不能和其他檔案混為一談，同時，可在基建檔案管理辦法中明確人員的職責，分工到位，由主管基建工作的領導統籌負責基建檔案工作，相關工程管理人員擔任兼職檔案員，配合專職檔案員做好基建檔案工作。

2、步步為營，理順基建項目管理流程。要嚴格遵循基建項目管理流程，妥善保管項目每個階段產生資料。筆者認為，應從以下幾個下面加以改進。在項目前期階段，應及時辦理臨時土地證和消防設計審核等手續，由于目前部分地區辦理施工許可證不需要提供臨時土地證和消防設計審核意見等資料，這些手續常常被忽略，為后期的驗收及檔案搜集制造麻煩；在項目施工階段，應及時通知相關單位進行中間驗收，如規劃驗線、基礎防雷驗收等，形成中間驗收資料；在竣工驗收階段，及時組織各類單項驗收及綜合驗收，如規劃、環保、消防、國土等部門的驗收，特別需要注意的是檔案驗收，此外，基建檔案應送城建檔案館備案。

3、加大投入，提高基建檔案數字化水平。推進基建檔案的數字化水平，離不開資金的支持，對于檔案規模較大的學校，應配備必要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代辦公設備，由于每個項目形成的基建檔案數量都很多，筆者認為，沒有必要對基建檔案的所有內容都進行數字化處理，因為部分檔案的參考價值較低，同時也耗費大量人力、物力和財力，筆者建議，可篩選出基建檔案中比較重要的內容，對其進行數字化處理，方便以后的查閱和利用。

4、厚積薄發，加強檔案理論及工程基礎知識學習。檔案管理人員在平時應加強工程和檔案這兩方面知識的學習，深入工地了解工程的基本情況，多參加檔案局及相關單位組織的交流學習活動，在工作中遇到問題時積極翻閱書籍或請教有經驗的同志；同時，也可以以檔案專業中級或高級職稱為目標，夯實基礎，強化知識，通過不斷的學習和研究提升業務水平[2]。

參考文獻

[1] 潘冬梅. 中小學校舍檔案的管理及運用[J].科技創新導報，2015，（17）：194+196.

[2] 張海濤.學校基建檔案管理中的常見問題及對策[J].中國科技投資，2016，（24）：189-189.