試述提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

劉延平

【摘 要】近年來，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及信息化建設(shè)的不斷完善，人們在日常的工作中對于信息化的使用越來越廣泛，工作效率有了明顯的提升，傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)今對于工作效率的要求。因此，就需要探索出新型的工作方式及路徑來滿足當(dāng)前的工作需求。尤其是在檔案管理方面，采用高效率、科學(xué)化的管理模式能夠有效提升檔案管理工作的效果，也是進(jìn)行工作創(chuàng)新的重要途徑與方法。與此同時(shí)，還可以通過對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行深入的分析與研究，對其進(jìn)行有效的更新，進(jìn)而提升檔案管理的工作效率，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。本文筆者根據(jù)工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇進(jìn)行了分析探討。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；科學(xué)化；路徑選擇

前言

提高檔案管理科學(xué)化水平，作為一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，它主要指的是對檔案的管理工作進(jìn)行加強(qiáng)以及全方位的改進(jìn)。因此，檔案的管理工作需要相關(guān)的組織在管理上有所強(qiáng)化，如此才能夠有效地將檔案管理的科學(xué)化水平進(jìn)行提高。與此同時(shí)，我們還需要在檔案管理的思想上以及制度上進(jìn)行有效的改進(jìn)，從而讓檔案的管理在各個(gè)方面都有所提升，讓檔案的管理在發(fā)展上與新的形勢相適應(yīng)，建立起應(yīng)有的保障體系。

一、提高檔案管理水平的必要性

（一）提升我國文化軟實(shí)力的迫切需要

近年來，我國一直在大力提倡發(fā)展文化軟實(shí)力，而檔案就是文化軟實(shí)力的重要標(biāo)志。檔案是我國優(yōu)秀民族文化的集中體現(xiàn)，有著豐富多樣的形式，涉及的領(lǐng)域及內(nèi)容較為廣泛，涵蓋了政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多個(gè)領(lǐng)域。同時(shí)，還具有較強(qiáng)的說服力、吸引力以及相對較高的可靠性，能夠依據(jù)歷史在發(fā)展過程中的情況對未來社會的發(fā)展進(jìn)行一定的指導(dǎo)。因此，只有通過不斷地提升檔案管理的科學(xué)化水平，才能夠充分發(fā)揮檔案管理的作用，進(jìn)而對我國當(dāng)前的社會主義意識形態(tài)進(jìn)行鞏固與完善，盡可能最大程度地展現(xiàn)檔案的文化價(jià)值。

（二）順應(yīng)信息化社會的發(fā)展

隨著信息技術(shù)在我國的不斷發(fā)展，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，也需要投入相應(yīng)的信息化技術(shù)與手段，需要通過對信息化模式的應(yīng)用，進(jìn)而對管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。拓寬管理渠道，增加多樣化的管理模式，對檔案收集、傳播以及館藏工作進(jìn)行信息化改革，這樣能夠有效提升檔案管理的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化建設(shè)。只有順應(yīng)社會的發(fā)展，采取與之相應(yīng)的信息化管理模式，才能更好地促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展與創(chuàng)新。

（三）能夠有效推進(jìn)檔案工作的穩(wěn)步發(fā)展

就目前的發(fā)展現(xiàn)狀來看，我國的檔案管理工作整體化發(fā)展水平有待提高。因此，對于檔案管理依舊要秉持科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。大多數(shù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，在進(jìn)行管理時(shí)出現(xiàn)的很多問題需要進(jìn)行有效的解決。對此，需要進(jìn)行科學(xué)、合理的檔案管理才能夠保障我國的檔案管理工作得以長效、穩(wěn)步的發(fā)展。

二、檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及存在問題

（一）管理制度不完善

就目前而言，我國在檔案管理工作中，缺少一套相對完整、全面的管理制度及標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而導(dǎo)致在實(shí)際的檔案管理過程中出現(xiàn)無序的現(xiàn)象。對于檔案的管理工作還沒有形成一套高標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的實(shí)施體系，對檔案管理操作工作的細(xì)節(jié)內(nèi)容還沒有進(jìn)行明確的規(guī)定。尤其是在一些基層單位，對檔案的管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施制度，沒有對其管理質(zhì)量進(jìn)行明確的要求，同時(shí)也沒有建立起相應(yīng)的責(zé)任追究以及獎(jiǎng)懲制度。檔案中所涉及的數(shù)據(jù)較多，且內(nèi)容龐大，因而缺乏完善的管理制度與標(biāo)準(zhǔn)就很容易在管理的過程中造成數(shù)據(jù)的混亂甚至丟失。信息化技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理實(shí)現(xiàn)了電子化應(yīng)用模式，但是缺少完整的體系依舊會造成類似的問題，甚至其中的數(shù)據(jù)還有可能被篡改，從而造成不可估量的嚴(yán)重后果。

（二）管理理念相對落后

在檔案管理工作中，大多數(shù)人都認(rèn)為這項(xiàng)工作不會直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此就只是對其進(jìn)行簡單的整理、分類、保管。這種工作的態(tài)度會導(dǎo)致工作人員形成消極怠工的思想，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)工作無法與社會的發(fā)展相適應(yīng)。同時(shí)，很多單位在檔案管理工作中仍舊保持著重藏輕用的理念與思想，沒有將檔案的管理工作進(jìn)行最大限度的發(fā)揮與開展。檔案管理部門、機(jī)構(gòu)之間的交流與溝通較少，極大地影響了管理工作的效率。

（三）檔案管理人員素質(zhì)較低

隨著信息化在檔案管理工作中的應(yīng)用，對檔案管理人員的專業(yè)技能及素質(zhì)的要求也有了相應(yīng)的提升。因此，檔案管理人員的專業(yè)及綜合素質(zhì)是推動(dòng)檔案管理工作科學(xué)化發(fā)展的重要保障。就目前的現(xiàn)狀來看，我國檔案管理的科學(xué)化水平與其標(biāo)準(zhǔn)要求相差較大，專業(yè)化人才的數(shù)量較少、高素質(zhì)水平的人才緊缺。大多數(shù)人員的文化程度較低，專業(yè)知識老化程度較大，思想觀念嚴(yán)重落后等，這些問題都嚴(yán)重地制約了檔案管理事業(yè)的發(fā)展及相關(guān)的創(chuàng)新。

三、提升檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑

（一）完善檔案管理制度

完善檔案管理制度是提升檔案科學(xué)化管理的有效途徑，據(jù)此，就需要在宏觀上對檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行完善，進(jìn)而建設(shè)更加完善、全面、規(guī)范化的管理制度。在檔案管理中形成嚴(yán)格的管理制度，使管理科學(xué)化的水平有顯著提升。與此同時(shí)，相關(guān)管理部門要將檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展納入長期規(guī)劃中。而在微觀上則需要相關(guān)單位和領(lǐng)導(dǎo)提升對檔案管理工作的思想重視程度。檔案管理部門應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的工作機(jī)構(gòu)來完善檔案管理工作，同時(shí)還需要依據(jù)不同的特點(diǎn)建立起與之相適應(yīng)的管理制度，深化內(nèi)部管理體制改革。此外，還可以通過建立起相關(guān)的業(yè)務(wù)考核制度來激勵(lì)員工的積極性。而對于使用電子信息化進(jìn)行管理的部門，需要設(shè)立相對應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作所涉及的內(nèi)容更加多元化，形成了內(nèi)容多樣性、技術(shù)先進(jìn)性以及分工專業(yè)性等特點(diǎn)，進(jìn)而對從事檔案管理人員的要求更高。所以，檔案管理人員不僅需要掌握檔案管理方面的相關(guān)理論，同時(shí)還需要掌握具體的操作技術(shù)以及具備敬業(yè)奉獻(xiàn)的精神。因此，檔案管理人員就需要不斷地學(xué)習(xí)有關(guān)的知識與技能，加強(qiáng)對自身的約束及管理能力，建立起學(xué)習(xí)型的檔案管理人才的隊(duì)伍。同時(shí)，還需要有關(guān)部門對檔案管理人員提供相應(yīng)的學(xué)習(xí)與提升方式，幫助其學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作技能，開展多層次、復(fù)合型的教育培訓(xùn)體制等。

（三）加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

提升檔案管理科學(xué)化的一項(xiàng)重要方式就是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。所以，我們只有不斷加強(qiáng)檔案管理的建設(shè)和發(fā)展，才能更好地保證實(shí)現(xiàn)工作的既定目標(biāo)。在現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，還要加強(qiáng)對檔案管理工作軟件、硬件的成本投入，通過采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，促進(jìn)我國檔案管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行。同時(shí)，還應(yīng)該建立起更適合計(jì)算機(jī)管理的系統(tǒng)，逐步完善自動(dòng)化管理方式，全面節(jié)省檔案管理工作的時(shí)間，提升整體工作效率和質(zhì)量。

四、結(jié)語

檔案管理的科學(xué)化發(fā)展是知識與信息時(shí)代的必然產(chǎn)物，能夠促進(jìn)社會更好更快的發(fā)展。檔案管理科學(xué)化是一項(xiàng)長期、系統(tǒng)化的工程，需要各個(gè)組成部分進(jìn)行積極、有效的配合，促使其得以快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]范麗娜.檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].西安郵電學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（2）.

[2]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案，2010（3）.

[3]岳小晶.淺談如何使檔案管理工作更規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[J].才智，2010（3）.

[4]李國蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].廣東社會科學(xué)，2011（1）.