對于加強人事檔案管理工作的幾點思考

劉艷

摘 要：在當前社會的人力資源管理當中，人事檔案發揮著重要的作用，為單位選拔人才提供了充足的依據。隨著信息技術的不斷進步以及人事制度改革的不斷深入，使得電子檔案對傳統的紙質人事檔案帶來了顛覆，人事檔案管理工作的方式也因此發生了巨大改變，社會大眾對于這一問題的關注度非常高。文章通過對當前我國人事檔案管理工作中存在的相關問題進行分析，對這些與當前社會發展不相符的問題提出幾點思考，針對如何加強人事檔案管理工作提出幾點建議。

關鍵詞：人事檔案；管理工作；建議；思考

在新的發展形勢之下，人事檔案逐漸成為了社會進步發展中的重要因素，對其進行管理的方式也隨著時間的推移不斷發生變化，因此人事檔案管理工作要順應時代的發展而作出相應的改革[1]。就事業單位而言，人事檔案管理工作不可或缺，倘若人事檔案管理工作缺失或者做不到位，則勢必會影響事業單位的發展，其內部管理也會出現諸多問題。所以，在當前的信息社會知悉，究竟要采取怎樣的方式對人事檔案管理工作進行創新與改革，是相關研究人員需要解決的重要課題。

1 當前人事檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理人員綜合素質有待提高

在單位或者企業當中，人事檔案作為機密性的信息資料，對其進行管理的工作人員也一定要具備良好的專業素質與職業素質，然而在實際的工作當中，仍然有部分單位無法意識到人事檔案管理工作的重要性，對管理人員的編制不夠完善等等，相關人事檔案管理人員崗位流動大，甚至部分單位完全由兼職人員管理。由此可見，缺乏專業培訓與專業素質的管理人員，在實際的人事檔案管理工作中會出現歸檔、管理、整理方面的混亂，出現一定的失誤，進而直接影響了人事檔案管理工作的效率。

1.2 人事檔案管理硬件設施不足

目前，還有許多單位的檔案管理硬件設施相對匱乏，或者達不到當前時代的標準，在信息化普及的社會中，仍然有部分檔案管理室沿用手工管理以及封閉式管理的模式，主要是由檔案管理人員對人事檔案進行手工收集、整理、歸檔等處理。配套的硬件設施缺失，使得人事檔案存放與平日的辦公文件混雜一起，造成檔案管理工作效率不高；進行檔案查閱時，依舊是手工查閱，沒有相應的檔案管理軟件，進而造成檔案資料歸檔不及時、不到位，帶來資料丟失的隱患。

1.3 人事檔案信息化程度不高

就目前我國大多數的單位而言，其人事檔案管理的信息化建設僅僅停留在檔案基本信息、目錄歸納以及檔案傳發等細小環節之后能夠，并沒有全面深入地進行信息化的建設。總體來看，人事檔案管理信息化建設的整體性與系統性不夠，也就導致了檔案信息不準確、不完善、更新延遲等問題出現，將很有可能引發人事檔案管理工作的混亂，嚴重影響了人事檔案管理工作的效率。

1.4 人事檔案信息的利用率不高

人事檔案管理工作的效率不高，對人事檔案信息的管理與利用造成了一定的負面影響，使原本完整性與權威性的人事檔案出現一定的信息破損。在過去的人事檔案管理模式中，用人單位對個人檔案不享有知情權與使用權，關系上的不對等也進一步加劇了“人檔分離”的局面，使得人事檔案新的利用率不高。

2 加強人事檔案管理工作的幾點建議

2.1 轉變工作人員的人事檔案管理理念

在當前的信息化時代，人事檔案管理工作要隨之發展且進一步創新，要樹立人事檔案信息化建設的管理理念，并且在平日的人事檔案管理工作中對其進行貫徹落實，正確地引導人事檔案管理工作邁向現代化、數字化與智能化的方向發展。在實際的人事檔案管理工作當中，管理工作人員要用科學發展的眼光去審視人事檔案信息化管理工作，能夠意識到信息化建設對提高人事檔案管理工作效率與質量的關鍵作用。此外，管理工作人員要有創新意識，其人事檔案管理理念也應隨著時代發展不斷進步，敢于運用新的技術與模式去提高工作效率，為社會大眾提供更好的服務[2]。

2.2 推動人事檔案管理的信息化建設

為進一步提高人事檔案管理的工作效率，需要進一步提高人事檔案的完整性、連續性以及便捷性，這同樣也是構建人事檔案信息化建設平臺的最終目的，完全符合當前信息時代對人事檔案管理工作進行創新改進的重點。科學技術的不斷發展，信息化的全社會普及，因此可引入一些新的管理模式與技術手段，通過運用現代化的設備與技術，對人事檔案的信息進行動態管理與維護，針對于一些使用人數多且文本格式比較接近的人事檔案信息，制作成統一規范的電子文本，通過不同的終端設備，為不同的使用者開放相應的權限，從而提高人事檔案管理工作的現代化水平與服務質量。當然，人事檔案管理的信息化建設會帶來一定的管理風險，因此要構建相應的安全維護系統，保證人事檔案信息的安全與機密。

2.3 不斷完善人事檔案的內容信息

目前，有許多人事檔案在收集的過程中，對個人的歷史資料投入更多的關注，內容記錄也多是關于這一方面，然而用人單位在招錄人才時更看重的是個人的性格特點以及發展現狀等信息，所以要對人事檔案的內容資料進一步完善與充實。在當前人才流動性大且社會快速發展的時代，人事檔案管理部門要確保人事檔案內容信息的真實性，并且要定期開展核實清理。在人事檔案的信息當中，其家庭與社會關系能夠直接體現出個人成長經歷，其道德品質與職業素養能直接體現出個人素質，所以人事檔案管理工作不能僅僅停留在業績材料的表面，更要對個人工作中的失誤或不足進行全面反映，力求將個人的綜合素質全面記錄在人事檔案當中。

2.4 創新人事檔案管理工作模式

在當前信息化發展的環境下，人事檔案管理工作要進一步創新工作模式，經過不斷優化為人事檔案管理工作的發展奠定堅實的基礎[3]。其一，人事檔案管理工作人員通過不斷地優化管理模式，提升服務質量。目前，由于過去傳統的人事檔案模式比較分散，如果無法保證信息化建設的合理性，則無法滿足不同層次民眾的需求，因此必須將人事檔案資料高度整合，實行統一管理，并且要有一定的備份意識，結合各單位企業的實際需求去研發相應的人事檔案模塊，促進人事檔案管理程序的簡化明了。另一方面，推動人事檔案管理系統操作的規范性，將人事檔案管理工作中的細則落實到位，軟硬件系統升級等方面要有相應規范的技術指標，逐步完善人事檔案管理模式的完善升級。

3 結束語

綜上所述，隨著信息技術的不斷發展，人事檔案管理工作面臨挑戰的同時，也迎來了發展機遇，只有對人事檔案管理工作不斷進行創新，將其與當前的信息化技術相結合，才能有效加強人事檔案的管理工作，使以往傳統繁瑣的人事檔案管理模式與紙質檔案管理轉變為信息化、智能化的管理模式，提高了人事檔案管理工作的效率，使人事檔案資源得到了充分利用，向社會提供更優質的服務。

參考文獻

[1] 趙冰.對加強人事檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2016（20）：160.

[2] 胡春梅，李瑞蓮.對加強人事檔案管理工作的幾點思考[J].人力資源管理，2015（8）：119.

[3] 駱炬紅.關于企業人事檔案管理工作的幾點思考[J].經營管理者，2015（19）：262.