如何創新檔案管理實現檔案管理信息化

楊薇

摘 要 檔案管理系統信息化建立對于一個國家和人才資源信息化管理具有重要的作用。因此需要對檔案管理信息化建設加以重視，創新檔案管理的理念，促進檔案人員、管理技術和管理制度與現代信息技術相結合，并通過科學技術帶動檔案管理實現創新，同時還需要準確把握檔案信息化管理的大趨勢，促使更多的行業受益于信息化檔案管理。

關鍵詞 檔案管理；創新理念；管理信息化；研究

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）193-0055-02

隨著現代社會經濟和科學技術的不斷發展，對檔案的管理方式已經漸漸從傳統的人工管理轉變為信息化的管理。

創新檔案管理新方式首先就需要創新檔案管理理念，其次是將現代發展的科學技術加以運用，最后將新的檔案方式運用于實踐中，并且加以關注。但是現代新型的檔案管理方式同樣面臨著巨大的挑戰，主要是現代網絡安全為信息管理帶來巨大的影響，對越來越多的電子檔案管理提出了更高的要求，因此在實現檔案管理信息化時還需要對這些問題進行有效的

解決。

1 檔案管理信息化的作用

1.1 有效提高檔案管理的效率

在傳統的檔案管理中，實現對檔案信息的有效管理，整個過程相當的繁瑣，同時整體檔案和查詢調動檔案所花費的時間較長。同時對檔案信息輸入還需要耗費大量的人力物力。

并且在這個過程中由于是由人工進行操作，無可避免的會出現一些差錯。這些現象的發生導致運用傳統的檔案管理方式缺乏可靠性。隨著現代社會經濟和科學技術的發展，其中又特別是互聯網信息技術的發展和應用普及，為檔案管理帶來巨大的技術優勢，對檔案信息進行管理也擺脫了傳統的人工管理模式，促使檔案管理方式的創新，促進管理信息化的

建設[1]。

在信息化管理下，只需要將相關的檔案信息輸入到計算機中，這種方式的運用不僅提高了整體的效率，還能夠有效減少人力、物力和財力的消耗。

1.2 資源共享更加方便和快捷

在信息化的檔案管理模式下，對檔案進行搜索和查詢只需要進入到計算機系統中，通過關鍵字就可以及時、有效、準確的找到相關檔案。這也體現出信息化檔案管理資源共享的便捷性優點。在傳統的檔案信息管理中，對相關檔案進行搜索和查詢還需要花費大量的時間進行查找，同時對檔案中的相關信息進行運用，不能夠通過復制粘貼的方式，由于傳統檔案只有一份，需要進行運用還需要自行進行手動抄寫，才能夠進行運用，無法有效的實現資源共享。

這在一定程度上造成了我國資源的浪費。通過對檔案管理信息化建設，就能夠有效的改善這種現狀，提高對信息資源的使用效率，設置專門的檔案管理部門對相關檔案進行系統化的統一管理，這也能夠提高資源的使用效率，并且還可以通過共享平臺的建立對檔案信息資源進行完善，從而提高信息資源共享的

效果[2]。

1.3 信息保存的持久穩定性

在傳統的檔案管理中，所有的信息都是通過人工的方式將信息填寫到檔案中進行密封。由于是紙質的形式，就容易隨著時間的推移而發生損壞，在后期對這些信息進行準確修復需要耗費大量的人力、物力和財力。而建立檔案管理信息化就能夠有效的解決這項問題，由于檔案管理中所有的信息都是儲存在計算機系統中，更加增添了檔案儲存和保存的長久性和穩

定性。

1.4 提高檔案管理的安全性

增強檔案管理的安全性主要體現在檔案發生丟失或者是損壞的情況下，傳統的檔案保管形式，進行補救比較困難，因為通常檔案就只有獨有的一份，一旦出現丟失或是損毀，就會導致補救困難，甚至是無法補救的情況發生。但是在信息化的檔案管理中，由于是系統性的管理方式，計算機網絡傳輸為檔案信息傳輸安全性提供有效的保障。如果出現丟失的情況，還可以通過備份或者是系統對信息找回。

2 檔案管理信息化帶來的挑戰

2.1 檔案管理的保密性受到網絡媒介的影響

隨著現代網路技術的迅猛發展，為信息資料共享帶來很大的便利性，同時也對檔案管理實現保密性和安全性帶來巨大的挑戰。

在現代檔案管理中出現的安全性和保密性受到挑釁，主要原因是現代的檔案管理人員安全性意識還不夠，同時受到黑客的惡意攻擊。這些因素為檔案管理安全性帶來極大的挑戰，在管理的過程中還需要在管理技術運用方面進行創新和

完善。

2.2 檔案管理部門之間缺乏合作意識

在檔案管理過程中，由于競爭激烈促使內部的管理員工之間缺乏合作的意識，從而影響檔案管理各部門之間有效開展溝通和交流。加強不同管理部門的協作意識，在檔案信息自動化處理和提高檔案信息管理效率方面具有重要的作用[3]。這也是現階段中實現和提高檔案管理信息化需要處理和解決的關鍵問題。加強不同管理部門之間的合作意識，也是實現檔案管理安全和效率的有效途徑。

2.3 電子檔案管理方式有待提高

隨著現代電子檔案的增多，促使人們必須對管理方式展開認真的思考。其中主要是對電子檔案的數據處理方式和數據保存方式以及在網絡流通的環境中如何實現安全

創新。

為改善這種現狀，就需要建立一個更加科學、合理、有效的管理方式，促使檔案管理更加凸顯出安全性和快捷性。避免傳統檔案文件傳遞中，由于人為因素的影響，導致檔案文件出現丟失情況，降低的檔案文件傳輸的及時性。這也為有效的檔案管理工作帶來

困難。

建立信息化的網絡檔案管理方式，直接就可以通過互聯網實現跨區域檔案文件準確、及時的傳輸，不僅縮短了傳輸運用的時間，還有效保障傳輸的安全性，也大大的提高了檔案管理工作開展的

效果。

3 實現檔案管理信息化的策略

3.1 建立健全檔案信息管理制度

建立檔案管理信息化要求對檔案管理的方式進行創新，建立和健全檔案信息管理的制度。在傳統的檔案信息管理中，沒有針對檔案管理建立相應的管理制度實施統一化、標準化的管理，在制度上也不夠完善。在現代新型的檔案管理方式運用中，要求必須對檔案管理制度進行創新，建立起一套與現代新型檔案管理相適應的新的檔案管理制度，從而促使檔案管理水平的

提高。

在現代社會經濟和科學技術不斷發展背景下，還需要針對不同種類的檔案特點，運用相對應的管理措施，以此提高這項管理制度在實際運用中的可操作性和對管理人員的約束性效果。除此之外，還需要不斷強化新型管理制度的執行力，提高制度的約束性[4]。

3.2 提高檔案管理人員意識和水平

目前，還是有很多的檔案管理人員和工作人員對檔案管理工作缺乏重視，在實際工作中也是運用敷衍的態度，這在某種角度下也反映出當下檔案管理的問題。對這項問題進行有效解決，就需要提高檔案管理人員的意識，促使他們對自身職責的明確，以提高他們在實際工作中的責任意識。認真努力的開展檔案管理工作，對需要進行登記的檔案信息填寫及時、準確。同時在裝訂的過程中需要對其中的內容進行復核，在保管的過程中，需要對檔案種類進行劃分，使之歸置到正確的位置。除此之外，還需要加強對檔案管理人員開展培訓工作，促使他們管理能力的提高，在實際的工作中運用更加貼近社會發展的管理手段和運用更加認真負責的態度面對檔案管理工作。

3.3 加強檔案信息的安全性

檔案信息安全性是整個檔案管理中的核心。對此進行創新和完善需要從以下幾方面

開展：

1）對檔案管理人員進行培訓，促使他們對自身管理職責更加明確的認識，從而在實際工作開展中提高他們的責任感。

2）通過檔案數據備份的方式，對檔案信息管理進行安全性的保護，在系統中還可以設置防火墻或者是運用身份驗證的方式，對檔案信息查詢和搜索進行獲得。通過這種方式也能夠有效的提高管理人員進行網絡安全防護的

能力[5]。

3.4 運用新技術推進檔案管理的創新

在檔案管理信息化建設中，只有與時俱進，不斷創新才能夠促使檔案管理更加的方便、快捷和安全。首先在相關機械設備的運用上就需要與時俱進，設計更加專業的檔案管理軟件，提高計算機的儲存效果，促使檔案信息管理的信息化建設。其次是培養和引進更多的計算機優秀人才，對管理技術進行不斷的創新，同時為了有效的保障檔案信息化的建設進程，還需要從源頭上降低檔案出現的毀損率，通過不斷的提高技術降低電磁的干擾，與此同時技術人員開發專業的檔案信息管理軟件，從而提高檔案管理與現代辦公系統之間的融洽性，從而促進檔案管理實際工作開展的效率。

4 結論

本文是基于對如何創新檔案管理實現檔案管理信息化的研究，對此進行研究主要是通過檔案信息管理作用展開，這些作用具體體現在管理效率、資源共享、保存穩定和安全性這四方面。其次是對現代信息化為檔案管理帶來的挑戰進行分析，最后針對這些挑戰運用相適應的策略，促進和提高檔案管理信息化的建設和應用，這一內容主要包括建立健全檔案信息管理制度、提高檔案管理人員意識和水平、加強檔案信息的安全性和運用新技術推進檔案管理的創新四項內容運用，有效推進檔案管理信息化的建設和運用。

參考文獻

[1]王欣.如何實現檔案管理信息現代化[J].管理觀察，2012（4）：127.

[2]解克飛.關于信息時代檔案的管理工作的探討[J].民營科技，2016（10）：105.

[3]張艷華.淺析檔案管理工作網絡信息化[J].企業改革與管理，2015（2）：155.

[4]屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].勞動保障世界，2012（20）：78-79.

[5]楊威.信息時代下檔案管理工作的創新[J].建筑工程技術與設計，2015（5）：904.