信息技術在學校檔案管理中的應用及其作用

劉駿宇

摘要：隨著我國科學技術的不斷發展，多樣化的信息技術被廣泛應用到人們的生活和工作當中，也在學校檔案管理當中發揮出了比較大的應用作用。在當前的學校檔案管理當中，由于檔案數量的不斷增加和內容復雜化，利用信息技術是十分必要的，這樣不僅可以省去人力和時間，還可以保證檔案管理有效性。在應用信息技術之后，我國學校的檔案管理水平都得到了不斷提升。

關鍵詞：信息技術；學校檔案管理；有效應用；問題；對策

計算機網絡技術的廣泛應用，檔案管理工作進入了現代化管理的階段。在這一背景下，繼續沿用傳統的學校檔案管理方式已經不能適應新時期檔案信息管理的要求。為了充分發揮學校檔案工作在信息社會中的作用，學校應積極有效地將信息技術與檔案管理技術有機結合起來，不斷地加強檔案信息化建設，提升學校檔案的管理水平。

一、21世紀是科技迅猛發展的新時期

科學技術的不斷發展，一場以科技進步、科技創新為主題的信息化浪潮席卷祖國各地，計算機的普及迅速地推動著社會經濟發展，高科技正深刻地影響著人們工作和生活的方方面面。隨著辦公自動化的普及，學校檔案管理工作也越來越多地運用信息技術進行現代化管理。學校檔案信息化管理應具備以下特點：

（一）工作人員的高素質化。從當前情況來看，學校檔案管理隊伍普通存在著知識老化、知識結構不合理等現象，無法滿足信息化工作的需要。學校檔案實行信息化管理必然意味著要加強檔案管理隊伍的建設，不斷調整更新檔案人員專業結構和知識結構，不斷提高檔案工作人員的職業素養和綜合素質，只有這樣才能不斷地適應檔案事業的迅速發展。

（二）管理系統的科學化。現代化檔案管理系統應用功能強大的模塊集群可以對文字、表格、圖形等檔案信息進行管理，便于檔案的分類、查詢、閱讀、修改和利用，具有處理迅速、存儲量大、查閱方便等特點。三是信息存儲形式的數字化。現代化檔案管理是現代科學技術的產物，隨著計算機技術在檔案管理工作中的應用，產生了大量的電子文件，檔案載體變為磁介質材料、光介質材料等，信息記錄方式由原來的筆寫文字或圖形變成了電腦識別的數碼。新型檔案載體的產生，提出了新型檔案載體歸檔和保管的新問題：電子文件易修改性、拷貝性、真實性和完整性，歸檔管理及檔案信息載體的原始性，要求檔案管理工作人員必須不斷研究新時期學校檔案信息化管理的新特點，明確電子文件歸檔和電子檔案管理方面的規范標準，確保檔案信息完整、安全。新時期學校檔案管理工作應該加強信息技術的應用

二、建立信息化辦公系統

（一）信息技術在學校中的利用能夠建立信息化辦公系統，因為學校的檔案管理工作并不是單純的對檔案進行管理，還要對檔案信息進行采集，明確相應的工作職責。信息化辦公系統的建立能夠為各個部門提供有利信息，并能夠對相關信息進行收集、整理以及歸檔等，從而保證檔案信息在管理期間的全面化發展。這種系統的建立，不僅能加強各個部門之間的信息共享以及交流、溝通，還能提升學校整體的辦公效率。而且，學校在傳統管理方式中，各個部門是獨立發展的，而信息技術的利用正是打破了該現象，使學校在真正意義上實現了多媒體的信息化檔案管理方式。

（二）加大領導的重視要發揮檔案管理工作的信息化、自動化發展，要加大學校領導者的認識與重視。學校管理者以及檔案管理人員都應充分理解信息技術在檔案管理工作中發揮的重要性，認識到信息技術在檔案管理工作中實現的應用價值。根據學校在檔案管理中的實際發展情況，不僅要對各個階段的信息發展情況進行記錄，完善學校的教育活動，還要促進教學研究以及教學改革發展的積極形式。而且，將檔案管理工作中的信息技術與學校的管理形式有效結合，能夠為檔案管理工作形成有效的績效考評方式。

（三）規范檔案信息的收錄與整理

在信息技術利用形式下，對檔案工作進行管理能夠實現整體性以及持續性的發展情況。信息技術的有效利用將學校的檔案管理工作由傳統的整理、收錄形式發展為自動化的信息管理方向。利用信息技術，檔案管理人員能夠將紙質檔案進行保存、歸檔，然后利用網絡形式對檔案資料進行審核、傳閱，最后實現歸檔形式。根據信息技術的整理、歸檔形式，不僅保證了信息收錄的完整化，還促進了校園發展的網絡化形式。利用校園網促進了檔案管理的標準化，不僅提高了檔案管理工作的質量，還提升了檔案管理工作效率。

三、新時期學校檔案管理工作如何加強信息技術的應用

為適應當前社會經濟發展的需要，傳統的檔案管理方法必然被以計算機技術應用為基礎信息管理所取代，學校必須應建立起完善的檔案信息管理系統。具體可從以下幾方面入手：

（一）提高標準化水平

當前學校檔案信息化建設的現狀是因標準化滯后而導致的應用多且亂，這嚴重影響了系統整體水平的提高。檔案信息自動化內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準本身是一個系統工程，要推進檔案信息化建設，必須抓好檔案標準化工作。

（二）加強辦公自動化建設

計算機應用、網絡管理，是知識經濟時代檔案管理的標志。利用計算機進行檔案管理的優點是以“件”為單位的立卷方法，便于檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件，如剔除某一文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題；利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作時效；計算機管理具有遺漏文件的補漏增缺、保持文件的原貌、利用檔案資料方便和檢索簡便、準確率高的優點，可隨時修改檔案目錄，以便及時解決遺漏問題，實現檔案管理工作以及服務水平質的飛躍；更有利于文檔的保密，通過計算機管理將其改為單份文件提供利用，利用者無法接觸其他無關的文件，從而達到了文檔保密的要求。

（三）加強學校檔案數據庫的建設

目前，檔案信息管理系統仍處于文件處理向信息管理過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。數據庫是依據先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用，對檔案的開發利用有著重要的作用。四是配備懂業務、具有良好素質的檔案管理人員。一個檔案管理人員必備的素質應是政治素質、業務素質和智力、能力素質的綜合表現。檔案管理人員應是知識面“廣”與“博”的多面手，有較好的基礎知識、較高的專業知識及廣泛的相關學科知識；要善于學習檔案管理的先進做法、經驗，開闊視野，增長知識，努力提高自己檔案業務水平。

四、結束語

總之，信息時代對學校檔案管理工作和檔案管理人員都提出了更新更高的要求：由傳統的管理方式和理念向現代管理方式和理念創新轉變，在提供利用服務上，發揮更好的時效價值，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益及經濟效益。

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