探析新時期下人事檔案的電子信息化管理

于力

【摘 要】隨著21世紀電子信息化時代的到來，我國的人事檔案管理工作也開始朝著電子信息化的方向發(fā)展。論文從當(dāng)前人事檔案管理向電子信息化過渡的必要性入手，提出了在新時期人事檔案管理由傳統(tǒng)管理方法向電子信息化管理方式過渡的具體措施。希望能夠為廣大的人事檔案管理工作者提供借鑒和參考，以共同推動我國人事檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。

【Abstract】 With the arrival of the era of electronic information in twenty-first Century， the management of personnel files in China has begun to develop in the direction of electronic information. This paper starts with the necessity of the transition from personnel file management to electronic information management， and puts forward some concrete measures for the transition from traditional management to electronic information management in personnel management in the new period. We hope to provide reference for the personnel file management staff to promote the modernization process of personnel file management in china.

【關(guān)鍵詞】新時期；人事檔案；電子信息化；管理

【Keywords】new period； personnel file； electronic information； management

【中圖分類號】G27 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）07-0035-02

1 引言

人事檔案與我們每個人都息息相關(guān) ，它是對我們受教育情況、獎懲情況、個人在成長過程中的表現(xiàn)、經(jīng)歷等的記錄，是我們在具體求職過程中企業(yè)或者其他用人單位對我們個人進行綜合考量的參考資料[1]。因此人事檔案在我們現(xiàn)在或者以后的工作、創(chuàng)業(yè)及深造等方面起著重要作用，做好人事檔案管理工作有著至關(guān)重要的意義。而當(dāng)前，我國的人事檔案管理工作正處在轉(zhuǎn)型期，如何在新時代背景下做好人事檔案管理工作？如何在新時期推動人事檔案管理朝著電子信息化管理方向發(fā)展？解決當(dāng)前人事檔案管理工作面臨的新問題，對于人事檔案管理工作來說是重中之重。

2 新時期人事檔案電子信息化管理的現(xiàn)狀

2.1 硬件設(shè)施不足

由于我國企業(yè)的人事檔案管理正處在向電子信息化逐步過渡的階段，所以各方面的工作都不完善，尤其是在硬件設(shè)施上，雖然部分企業(yè)已經(jīng)開始使用了電子信息化的管理方式，但是并沒有根據(jù)實際的發(fā)展需求對設(shè)備及相關(guān)管理系統(tǒng)進行更新和升級[2]，硬件設(shè)施跟不上所以其他的軟件系統(tǒng)也就得不到提升。從而也就造成了現(xiàn)階段企業(yè)的人事檔案電子信息化管理方式得不到很大的提升，人事檔案管理工作效率依然較低。

2.2 工作效率低下

由于電子信息化管理方式是一種比較新穎的管理方式，所以各企業(yè)的人事檔案管理人員還沒有形成成熟的電子檔案管理意識，在工作中還是會使用一些傳統(tǒng)的人事檔案管理方法來進行工作，降低了人事檔案管理工作的質(zhì)量。除此之外，管理人員剛剛接觸到信息化管理這種新的管理方法，對各種設(shè)備的使用方法掌握不熟練，這也是造成企業(yè)人事檔案管理工作效率低下的主要原因。

2.3 管理人員綜合素質(zhì)有待提高

大多數(shù)企業(yè)對人事檔案管理工作的重視程度不高，所以進行這項工作的管理人員大多都不是專業(yè)的人事檔案管理人員。由于他們自身的專業(yè)知識欠缺，所以將這些人安排在該崗位上容易出現(xiàn)各種問題。尤其是在人事檔案電子信息化管理轉(zhuǎn)型過程中，對管理人員的綜合素質(zhì)要求更高、更嚴格，要求他們同時具備豐富的人事檔案管理經(jīng)驗和熟練的計算機操作技能[3]。因此，現(xiàn)階段，要想更好地完成人事檔案管理工作就必須要不斷地提高管理人員的綜合素質(zhì)。

3 新時期人事檔案電子信息化管理的必要性

推動企業(yè)的人事檔案管理朝著電子信息化的方向發(fā)展，一方面，可以實現(xiàn)各類人事數(shù)據(jù)信息的搜集和共享，提高人事檔案的管理水平，為企業(yè)的后續(xù)人才資源的管理提供重要的保障；另一方面，推動人事檔案電子信息化管理可以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部部門與部門之間、企業(yè)與企業(yè)之間的信息交流與合作，將人事檔案的價值最大程度地發(fā)揮出來[4]。

我們也知道，互聯(lián)網(wǎng)具有信息儲存量大、信息搜索能力強的特點[5]。加快推動企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化進程，通過電子信息技術(shù)來對企業(yè)的最新人事檔案進行處理，在必要時搜索信息可以大大節(jié)省搜索時間，提高企業(yè)的工作效率。此外，利用信息化手段來管理人事檔案，可以減少對紙質(zhì)檔案的使用率，在節(jié)約紙質(zhì)資源、保護生態(tài)環(huán)境的同時，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸還可以大大減少檔案的 傳輸環(huán)節(jié)，傳輸環(huán)節(jié)減少了，相應(yīng)的企業(yè)人事檔案管理工作效率也就提高了。

4 新時期人事檔案電子信息化管理途徑

4.1 建立完善的人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)

人事檔案的管理工作本身就具有綜合性、工作內(nèi)容繁雜、工作面廣的特點，所以人事檔案管理工作進行起來具有一定的難度。但是信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，給檔案的電子信息化管理帶來了很大的便利，通過建立一個科學(xué)高效的人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，就可以很好地完成企業(yè)的人事檔案管理工作。

4.2 建立信息資源庫，確保人事檔案的真實完整性

在傳統(tǒng)人事檔案管理方法的基礎(chǔ)上，充分借助現(xiàn)代化信息手段，完善人事檔案信息資料。由于人事檔案資料具有較強的流動性和變化性，所以必須隨時隨地依情況對檔案信息進行完善和充實。但是傳統(tǒng)方法采集人事信息具有較大的難度，且及時性不能夠保障。在數(shù)字信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)技術(shù)可以很好地解決這一問題?？梢猿浞纸柚@種手段來進行資料搜集，建立信息資源庫，在保證了人事檔案資料完善及時性、數(shù)據(jù)完整性的同時，還可以提高數(shù)據(jù)的真實性，大大降低了管理人員的工作難度，提高了工作效率。

4.3 加快推動管理人員形成檔案電子信息化管理意識

由于管理人員正處在由傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代化信息管理方式的過渡階段，所以檔案電子信息化管理意識比較薄弱，或者是還沒有完全形成[6]。為了更好地推進人事檔案的信息化管理模式，就首先要促進管理人員的思想意識轉(zhuǎn)變，讓他們盡快擺脫傳統(tǒng)人事檔案管理模式的束縛，形成檔案電子信息化管理模式，更好地在新時期完成人事檔案管理工作，推動人事檔案管理的現(xiàn)代化進程。

4.4 強化人事檔案電子信息化管理體系的安全性

檔案信息化面臨的一個主要問題就是網(wǎng)絡(luò)安全問題，我們在推進檔案電子信息化的同時還要強化網(wǎng)絡(luò)安全意識，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護工作。通過在設(shè)備上安裝檢測系統(tǒng)、對相關(guān)軟件設(shè)置權(quán)限、設(shè)置防火墻等方法，來加強人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。

4.5 加強對管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)

提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，加強對相關(guān)人員的專業(yè)培訓(xùn)。管理人員的工作素養(yǎng)提高了，管理工作才能更加專業(yè)化地進行；只有工作人員的工作過程規(guī)范了，才能夠更好地推動人事檔案管理工作的順利進行。一方面可以對管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，讓他們能夠熟練地操作計算機，并能夠熟練地應(yīng)用檔案電子管理系統(tǒng)。通過培訓(xùn)，讓他們及時了解人事檔案管理的最新規(guī)范，確保人事檔案管理工作跟得上時代發(fā)展的步伐；另一方面，要對其進行思想層面的宣傳教育，加強其職業(yè)道德觀念，使他們真正成為高素質(zhì)的專業(yè)化人事檔案管理人員。

5 結(jié)語

人事檔案管理工作的順利進行能夠更好地推動人才資源的流動，保證人才資源的合理充分利用，避免人才資源的浪費。所以為了充分發(fā)揮出人事檔案的作用，使其價值最大化，就要在進行人事檔案管理工作時改革以往傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，加快推動管理規(guī)范制度的建立，推動人事檔案管理朝著電子信息化管理的方向發(fā)展，從而極大提高我國的人事檔案管理工作效率。

【參考文獻】

【1】張躍民.企業(yè)人事檔案電子信息化管理[J].中國商貿(mào)，2015（02）：21-22+25.

【2】張妤.淺談人事檔案電子信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（07）：55.

【3】徐輝.關(guān)于新時期人事檔案管理信息化建設(shè)探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（01）：28+46.

【4】劉慧超.新時期下人事檔案管理的信息化建設(shè)探討[J].才智，2015（35）：257.

【5】胡艷華.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)策略探究[J].人力資源管理，2016（07）：310-311.

【6】郝永琴.淺談人事檔案社會化、開放式與檔案電子信息化管理[J].東方企業(yè)文化，2011（02）：114.