淺析大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理

蔣艷華

摘 要：本文從大數(shù)據(jù)的含義和特征入手，分析整個大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)，并提出幾點有關大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理的應對策略。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；機遇挑戰(zhàn)；管理策略

在大數(shù)據(jù)迅速發(fā)展的背景下，檔案管理對各行各業(yè)的數(shù)據(jù)提出了新的有效管理要求，各行各業(yè)的人士越來越意識到利用大數(shù)據(jù)進行有效管理的重要性。檔案管理的發(fā)展是整個我國現(xiàn)代化建設的基礎，其主要任務是保存社會檔案信息，以備后期查閱和研究，主要工作是對原始的資料進行整理、歸納和保管。在大數(shù)據(jù)的時代背景下，每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，給檔案管理和檔案工作者帶來極大的挑戰(zhàn)，因此，探討大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理已成為一項刻不容緩的工作。

1 大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)

1.1 大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的機遇

1.1.1 提高檔案管理效率，降低管理成本。大數(shù)據(jù)能夠快速地處理大量的數(shù)據(jù)，在處理檔案信息時具有很大的優(yōu)勢，不僅能提高檔案處理的效率，而且能夠在極短的時間內(nèi)處理大量的信息，降低了整個檔案管理和檔案處理的成本。此外，傳統(tǒng)的檔案保存所采用的紙質(zhì)材料成本較高，而大數(shù)據(jù)檔案的保存方式運用的是信息數(shù)據(jù)庫，從而降低了檔案保存的成本材料。

1.1.2 提高檔案數(shù)據(jù)利用率。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理系統(tǒng)采用的是數(shù)據(jù)庫形式，建立了海量的機構(gòu)化數(shù)據(jù)，使得數(shù)據(jù)的利用效率大大超越了傳統(tǒng)的檔案管理的利用率。大數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)建立以后，簡單的操作就可以對海量的數(shù)據(jù)進行調(diào)查分析，建立數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的關系模式，提高整個數(shù)據(jù)的價值，將原來“死檔”變?yōu)椤盎顧n”。

1.2 大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

1.2.1 隱私與安全。大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理的首要挑戰(zhàn)為隱私與安全，它不僅是技術層面的問題，而且也是法律問題。大數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)在方便人們獲取信息的同時，因為大數(shù)據(jù)本身的特性使得檔案信息有可能被人獲取。從國家角度而言，一些國家機密檔案的泄露，將會造成國家財產(chǎn)、軍事、政治等各方面的安全問題。從個人角度而言，一些個人隱私的泄露，使得人與人之間缺乏應有的信息尊重，將會給失去隱私的人群帶來個人與家庭的災難性后果。

1.2.2 技術與人才。大數(shù)據(jù)背景下的檔案系統(tǒng)多是采用云計算，把各種不同的工作負載聚集起來。這就要求更高層次的資源共享，必然導致系統(tǒng)成本增加，而且在大數(shù)據(jù)模式下系統(tǒng)出現(xiàn)故障的頻率也會更加頻繁。此外，人才也是大數(shù)據(jù)技術能夠發(fā)揮的重要因素，大數(shù)據(jù)專業(yè)人才不僅需要專業(yè)知識的積累，同時還需要強大的綜合能力，因為大數(shù)據(jù)下檔案工作涉及多個學科、多個領域和多種技術，因此人才也是整個大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理面臨的一項巨大挑戰(zhàn)。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的應對策略

2.1 檔案管理監(jiān)管系統(tǒng)的建立與健全。因為大數(shù)據(jù)時代的檔案系統(tǒng)面臨著檔案信息的安全隱患，為了保障整個檔案管理和檔案信息的安全，就必須建立檔案管理的監(jiān)管制度，實現(xiàn)檔案信息準確、完全、合理入庫，從而加大對各類檔案信息的保護力度，降低檔案信息的泄露風險。

2.2 高素質(zhì)管理人才培養(yǎng)與管理人才的結(jié)構(gòu)優(yōu)化。因為大數(shù)據(jù)檔案管理面臨著人才挑戰(zhàn)，因此為了實現(xiàn)檔案的有效管理，就必須加大力度培養(yǎng)檔案管理人才，提高整個檔案管理人才的綜合素質(zhì)。此外，在我國的檔案管理工作中，檔案管理者多以中老年人為主，新鮮的血液無法及時地供給，在大數(shù)據(jù)檔案管理的時代，必須對工作人員進行結(jié)構(gòu)上的優(yōu)化，改變現(xiàn)狀，吸引更多的高素質(zhì)年輕人參與其中。

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（作者單位：河南大學附屬中學黨政辦公室 來稿日期：2017-05-24）