解讀檔案室基本情況年報編制七大流程與策略

田煜

摘 要：文章以現行《全國檔案事業統計年報制度》為依據，以《檔案室基本情況年報》檔基3表編制實踐為例，解讀年報編制的基本流程和策略，對編制中的一些技術問題進行界定，消除歧義，并將其系統化、條理化，為檔案統計年報編制工作提供參考。

關鍵詞：檔案統計；統計年報；流程；策略

1 流程一：編制準備

1.1 明確要求

1.1.1 及時。及時指檔案統計工作的時效性，應做到“四及早”“兩確保”。即：及早準備、及早部署、及早編制、及早報送，確保在規定日期之前報送，確保不影響整體統計工作進度。

1.1.2 準確。準確是檔案統計工作的生命線，應做到統計態度端正、方法科學、隸屬關系明確。避免出現數據造假、數據錯誤、漏報或多頭報送等導致數據失真的情況。

1.1.3 全面。全面是檔案統計工作的范圍，包括統計覆蓋地區和統計指標的全面性。[1]另外，可根據統計目的，增加異地異質備份等統計指標。

1.1.4 科學。科學是貫穿整個檔案統計工作的基本思路，從統計指標、統計方法、統計分析到統計結論等都應建立在科學的基礎上，避免統計結果與客觀事實發生重大偏離。

1.2 把握要點

1.2.1 目的。了解統計目的，提前對基礎數據進行篩選、甄別，做到有的放矢。

1.2.2 范圍。明確統計范圍和口徑，確定報表編制涉及的單位和部門，以便及早溝通、協調，確定編制人員。

1.2.3 指標。厘清橫向統計與縱向統計、相對指標與絕對指標等統計要素的內涵與外延、準確界定指標間的邏輯關系。

1.2.4 時間。根據工作量、報送形式、審核流程等要求倒排日程，確保如期完成。

1.3 精心組織

1.3.1 工作部署。以公文、會議、郵件等多種形式，統一部署，分解任務，明確主辦協辦，落實專人專崗。

1.3.2 專題培訓。對參與編制人員進行形式多樣的專題培訓，做到職責清、要求明、業務精。

1.3.3 業務指導。編制業務指導手冊，明確專人以電話、郵件、微信等方式答疑解惑，及時提供指導。

2 流程二：核查存量數據

2.1 歷史數據核查。規模小、成立時間短的單位，可以集中人力對存量數據進行全面核查；規模大、歷史長的單位，可以根據情況分年度抽樣核查。發現錯誤應及時糾正，對核查結果簽字確認，并將正確數據錄入年報管理系統。

2.2 異常數據校驗。對一些超出合理波動范圍的異常數據進行校驗，注明檔案移交、移出、銷毀、接收、統計錯誤等異常變動原因。

2.3 匯總數據核實。在對歷史數據核查、異常數據校驗的基礎上，對匯總結果進行核實，可采用兩人以上獨立匯總后對標、人機互校等方式，確保匯總數據準確無誤。

3 流程三：積累新增數據

3.1 優化臺賬欄目。臺賬欄目設計應以檔案統計年報為基礎，優化欄目內容，將統計指標分解到各工作環節。例如，檔案查閱登記表將利用目的、查閱檔案所屬歷史分期等涵蓋進去，既對日常工作內容詳細記載，又為年報編制積累了素材。

3.2 加強部門協作。應加強部門協作，以便及時、準確、全面地進行數據統計。與編纂部門聯系，收集利用檔案資料編寫出版年鑒、組織沿革、大事記等情況；與資產管理部門協作，掌握檔案庫房、設備購置情況；與人力部門聯系掌握專兼職檔案人員的年齡、學歷、職稱情況等。

3.3 定期更新數據。年初檔案部門應牽頭，及時將各業務部門積累、更新的基礎數據進行匯總，為年報編制奠定基礎。

4 流程四：編制年報

4.1 檔案機構。指單位內部負責檔案管理的檔案處（科、室、中心），聯合檔案室由一個牽頭單位負責編制報送，與本單位具有檔案業務關系的檔案寄存中心、文件中心等非單位內設機構，以及由人事部門管理的人事檔案室不計算在內。[2]

4.2 現有全部專職人員。指檔案機構內崗位職責以檔案工作為主的在編職工，不包括以其他工作為主、臨時聘用、借調、空編人員等。

4.3 現有全部專職人員情況。以職工花名冊或人事部門提供的數據為準，年齡按公歷、周歲計算；文化程度以畢業（學位）證書記載的最高學歷（學位）為準，無證書的參照干部履歷登記表進行統計；檔案專業程度指取得檔案專業的學歷（學位）；專業技術職務指專職檔案人員評聘的專業技術職務，非檔案系列的按照相應級別填入對應欄目，已調離檔案部門的人員評聘的檔案系列專業技術職務及兼職檔案人員評聘的專業技術職務都不計算在內；在職培訓教育，指在職專職檔案人員參加的崗位、業務、專題培訓或繼續教育等形式的非學歷教育。[3]

4.4 兼職人員。指本單位兼做檔案工作的在職職工，崗位職責應包含檔案工作內容，但臨時聘用、借調的非在編職工不計算在內。

4.5 本年經費投入。指用于檔案工作的資金投入，包括檔案設備、耗材購置，技術咨詢，修復搶救費用等，不包括檔案人員工資福利及其他非直接投入檔案工作的費用。

4.6 室存檔案。室存案卷數量指以案卷為保管單位的全部檔案數量；案卷排架長度指檔案疊放排列的厚度總和，測量方法：①數量較少的直接用尺子測量。②柜架存放飽滿的通過柜架的規格計算。③案卷數量統計準確的以平均每卷1.5cm的厚度計算，通過四舍五入保留整數。以件為保管單位的檔案數量指按“件”整理的檔案數量，不包括案卷內的文件數量；以件為保管單位的檔案排架長度，參照案卷排架長度的計算方法。錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案的數量以實際盤數為準。照片檔案的張數，指紙質照片檔案的數量，與其他檔案一起立卷保管的照片檔案不計在內。底圖指為復制藍圖而繪制的圖樣。縮微膠片指截至填報年度的全部縮微膠片，包括接收來的縮微膠片檔案和庫存檔案的縮微復制件。[4]其中平片、開窗卡的計量單位為張，卷片的計量單位為萬幅。實物檔案指獎杯、獎狀、證書、錦旗、紀念品、題詞、字畫、印章、牌匾等。endprint

4.7 室存永久、長期（30年）檔案。指室存永久、長期、30年以上（含30年）檔案數量之和，期限為3年、5年、10年、15年、25年等30年以下的定期檔案不計入此項。

4.8 本年接收檔案。指本年度接收的本年度或以前年度形成的檔案數量，根據檔案類型分別按卷、件、盤、張等進行統計。

4.9 本年向檔案館移交檔案。指根據《檔案法實施辦法》第十三條規定，分別將形成滿20年、10年的檔案向同級國家檔案館移交的數量。下級單位向上級單位檔案部門移交檔案的數量不計在內。

4.10 本年移出檔案。指本年度因部分庫存檔案所有者發生變化，而移交給有關單位的檔案，[5]不包括向國家檔案館移交的檔案。

4.11 本年銷毀檔案。指經過鑒定、按照程序銷毀的保管期滿檔案，整理時無保存價值的文件材料的銷毀不計在內。

4.12 室存檔案的歷史分期。建國前檔案指1949年10月1日前的全部檔案，其中明清以前檔案指1368年以前的檔案，明清檔案指1368-1911年形成的檔案，民國檔案指1911-1949年形成的檔案（革命歷史檔案除外），革命歷史檔案指“1919年‘五四運動至1949年10月1日前，中國共產黨（包括其前身共產主義小組）和它領導的人民政權、青年團、軍隊及其他革命群眾團體所形成的檔案”。[6]建國后檔案指中華人民共和國成立后的檔案。

4.13 室存資料。指已編目并作為資料保存的古籍、圖書、期刊、報紙、技術資料、編研資料、不歸檔文件等。按實有冊數統計，期刊以年合訂本為一冊，報紙以月合訂本為一冊。

4.14 檔案編目情況。指以全宗為單位編制的各種檢索工具，其中案卷目錄指案卷名冊；全引目錄指案卷及卷內文件目錄名冊；歸檔文件目錄指以件為保管單位的目錄名冊；專題目錄指按照特定專題以一定次序編排而成的檔案目錄名冊；重要文件目錄指將重要文件信息按一定次序編排而成的目錄名冊。計算機可讀目錄，指輸入計算機并通過計算機進行編制和檢索的檔案目錄，以萬條為計量單位。

4.15 本年利用檔案。利用人次以檔案查詢借閱登記表為依據，按絕對查檔人數累計填報。同一個利用者連續多天查檔，1天算1人次；若將檔案按借閱規定借走多天，按1人次計算。利用卷（件）次按統計年度內查閱檔案的絕對數量累計填報。同一個利用者連續多天查閱同一卷（件）檔案， 1天算1卷（件）次；一卷（件）檔案按借閱規定借出若干天，按1卷（件）次計算。[7]利用檔案的歷史分期參照4.12。檔案利用目的以查詢借閱登記信息為準，其中學術研究指用于歷史、經濟學等研究及地方志、專業志的編修等。經濟建設指直接用于工農業生產或基建工程等方面。宣傳教育指用于舉辦展覽以及通過報刊、廣播、電視等開展的宣傳教育工作。工作查考指用于行政事務等日常工作，如制訂計劃、案件處理、人事工作等。無法劃入上述類別的歸入其他類。

4.16 本年利用資料。統計方式參考4.15。

4.17 陳列室。指以檔案原件或復制品、仿制品的陳列展出為手段，揭示單位發展史，對內開展愛崗敬業教育，對外作為接待、宣傳窗口，內容相對固定的場所。如單位榮譽室、陳列館、文物館等。

4.18 本年編研檔案資料。指利用本單位檔案編寫的文件匯集、參考資料、檔案文化產品等，[8]一個名稱為一種。其中，“公開出版”指當年由出版社正式出版的書籍（包括公開發行和內部發行），“內部參考”指當年編纂完畢但未公開出版、留作內部使用的參考資料。利用檔案資料編輯出版的電子刊物也應統計在內。

4.19 檔案室總建筑面積。包括辦公、閱覽、技術用房、庫房等與檔案工作相關的房屋建筑面積；檔案庫房建筑面積專指保管檔案場所的建筑面積。建筑面積以竣工圖標注的數據或房產管理部門提供的數據為準，而非使用面積。

4.20 檔案室設備。服務器指用于檔案數據及應用程序存儲、傳輸、讀取、服務等的文件服務器、數據庫服務器、應用程序服務器、WEB服務器等，僅承擔少量檔案管理功能的服務器不計算在內；微機指填報單位檔案部門所有能正常使用的臺式機、筆記本電腦。復印機指檔案部門為利用者提供復印服務的復印機、一體機等具有復印功能的設備；集中式空調機指單位安裝使用的空調機組數量，一般單位只有一套，分散式空調機指檔案室安裝的窗機、掛機、柜機等空調設備；去濕機指檔案庫房使用的調節濕度的設備；消毒設備指檔案消毒柜、滅菌機、殺蟲機等消毒設備。

4.21 檔基3表附表。文書類電子檔案專指作為文書檔案歸檔保存的電子檔案，不包括紙質文書檔案數字化副本，件數的統計與紙質文書檔案件數的計算方式一致，具體方法參照《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）5.1.1條款內容。數碼照片指經過鑒定、整理后歸檔保存的數碼照片，張數統計不包括沖洗出來歸檔保存的紙質照片檔案，以及不具備保存價值的作為資料保管的數碼照片。數字錄音、數字錄像指歸檔保存的原始素材，不包括剪輯加工后的部分，以正常播放實際小時數為準。室存檔案數字化副本指原有的紙質檔案、照片檔案、錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案及其他非電子檔案，經過數字化加工后形成的副本，其中紙質檔案數字化前后的計量單位分別為卷（件）、副。上述電子檔案的存儲容量以GB為計量單位，保留整數。[9]

5 流程五：報表審核

5.1 內容審核。對所屬單位報送數據、本單位統計數據、匯總數據分別進行審核，并通過橫向、縱向對比，以判斷數據波動的合理性，數據的全面性，數據間邏輯關系的正確性、計量單位的準確性等。

5.2 形式審核。審核報表形式的完整性，有無漏填漏報，漏項空項，缺章少頁等，重點審核單位類別代碼是否與單位性質一致，組織機構代碼、統一社會信用代碼等的填寫是否完整無誤。

5.3 手續審核。審核填表人、統計負責人、單位負責人簽名，聯系電話、報出日期、報出單位名稱和公章等法定手續是否完備。endprint

6 流程六：報表報送與歸檔

6.1 報表報送。將經審核的檔案統計報表紙質版、電子版或數據包，[10]按照報送時間和方式及時上報。報送年報應采用公務郵箱、機要方式或對數據進行加密，預防失密泄密事故發生。

6.2 報表復制。為便于后續統計分析和研究，減少對原件的損害，通常將經審核用印后的紙質報表復制以備日常查考使用。

6.3 報表歸檔。將審核人簽字并加蓋報送單位公章的紙質報表、電子報表、數據包及具有保存價值的過程材料歸檔保存。

7 流程七：統計分析及應用

7.1 統計數據分析。根據需要對年報中的統計數據進行分類整理、分析研究，并根據橫向差異分析、縱向趨勢分析、內部結構性分析的需要，分別將統計數據以條形圖、扇形圖、折線圖等不同方式進行直觀化呈現，以便撰寫匯報材料、調查報告等使用。

7.2 撰寫調查報告。報表編制完成后，切勿將耗費大量人力、物力編制的統計報表束之高閣，應對統計數據和一些補充調查數據進行分析研究，形成基于統計數據的調查報告，客觀面對問題，理性探尋對策。

7.3 統計數據應用

7.3.1 展示工作。用翔實的統計數據、生動的表現形式把工作成果進行系統展示，逐步改變檔案工作者“只干不說、只說不寫”的傳統，逐步扭轉檔案工作清閑無為的舊觀念。

7.3.2 爭取權益。利用檔案統計數據進行橫向、縱向對標，為檔案職工定編定崗、職稱待遇、職務晉升等權益向有關部門提出建設性意見和建議。

7.3.3 塑造形象。以統計數據為支撐，對開發利用檔案信息資源創造的社會經濟效益，為經濟建設、工作查考、學術研究、宣傳教育等提供的支撐和服務進行宣傳報道，提高說服力和認同感，塑造良好形象。

參考文獻：

[1] 劉延龍.新形勢下檔案統計工作的幾點要求[J/OL].檔案工作（電子期刊），2013（2）：5～8.

[2] 陳兆祦，和寶榮.檔案管理學基礎（修訂本）[M].北京：中國人民大學出版社，1996：59～60.

[3][4][5][6][7] 國家檔案局，國家統計局.全國檔案事業統計年報制度[DB/OL].[ 2017-01-12].http：//www.saac.gov.cn/xxgk/2017-01/12/content_172640.htm.

[8] 賈文麗.檔案事業統計年報制度的問題與建議[J].中國檔案，2013（2）：34～35.

[9] 崔麗.如何構建檔案事業統計年報制度的研究[J].山東檔案，2013（3）：33～34.

[10]李冬梅.《全國檔案事業統計年報制度》解讀[J].北京檔案，2012（1）：32～34.

（作者單位：中國聯通河南省分公司檔案館 來稿日期：2017-06-18）endprint