現代企業檔案管理工作的信息化建設探析

李暢

摘 要：信息化建設已成為企業發展的必然要求，檔案管理工作也不例外。因此，企業應加強檔案管理工作的信息化建設，提高檔案管理和服務水平，使檔案管理工作更高效、更快，為企業提供更順暢、更準確的信息服務。

關鍵詞：信息化；企業檔案管理；對策

1現代企業檔案管理信息化概述

現代企業檔案管理信息化主要是指在企業日常檔案管理過程中，利用信息化的媒體對企業檔案管理進行智能化數字化，通過企業檔案管理信息化對企業檔案資源進行科學管理，為提高企業的競爭力水平提供必要的依據。

2企業檔案管理信息化建設的問題

2.1企業基礎設施薄弱，總體結構不科學

首先，將計算機設備引入企業檔案管理信息化建設，利用和發展互聯網技術，使其具有更多的資金和技術。目前，很多企業特別是中小企業技術水平不高，設備和資金不足，阻礙了企業檔案管理信息化建設。其次，它受到資源的影響，大部分規模小、效益差的中小企業更難以將信息化融入到檔案管理中，企業檔案管理信息化建設更是無從涉及。大而有效的大企業可以完成檔案管理的信息化建設，在資源有效利用的條件下不斷擴大規模，提高效益。這種結構的不正確阻礙了企業的發展。

2.2觀念薄弱、關注缺乏

在企業檔案管理工作過程中，由于一些企業負責人并沒有從思想層面認識到企業檔案管理信息化建設的意義與價值，對企業檔案管理信息化建設缺乏必要的重視。尤其是在一些中小企業中，不僅缺乏必要的檔案管理部門，在相關的檔案管理制度方面也存在著一定的不足。這在一定層面上影響了企業檔案管理信息化水平的提升。

2.3企業檔案管理信息化建設發展不平衡

目前，在企業檔案管理信息化建設發展的過程中，由于企業發展水平的差異，企業檔案管理信息化的硬件管理和軟件管理存在一定的差異，這種信息化建設的發展不平衡。在一定程度上影響著企業檔案管理信息化的實際效果。一些企業只關注相應的硬件建設檔案管理信息化建設的過程中，對必要的檔案管理軟件缺乏與時俱進的意識，在一定層面上影響企業檔案管理信息化建設的進展和效果。

2.4基礎條件薄弱技術資金不足人才建設不到位

在企業進行檔案管理工作信息化建設的過程當中，需要借助相關的專業人員以及必要的資金技術來實現綜合發展，目前我國一些企業由于基礎條件比較薄弱，在相關的人力資源儲備、資金投入方面存在著一定的短板，這在現實上影響了現代企業檔案管理信息化的建設水平。目前，從整體上來看，我國在檔案管理人才的培養質量與數量層面還存在著一定的不足，在一定層面上也制約了企業檔案管理信息化建設的發展

3現代企業檔案管理信息化建設對策

3.1樹立企業檔案信息化觀念

企業檔案管理工作不僅有助于保存企業的重要文件和資料，而且對于完善企業知識資源的總體統籌和規劃，提高企業的核心競爭力具有十分重要的現實意義。因此，在企業的日常經營和管理過程中，企業負責人應高度重視企業檔案管理信息化建設在思想層面，樹立企業檔案信息化的觀念，不斷增加企業檔案信息化建設所需的投入力度，營造良好的企業檔案信息化建設氛圍。例如煙臺南山集團將企業檔案信息管理納入企業重要發展戰略，通過檔案信息管理組織建設和支撐體系的不斷完善，改企業檔案管理工作取得了豐碩成果，為企業發展戰略的制定和整體經營水平的提高做出了許多貢獻。

3.2建立健全企業檔案信息化法律規章與標準

企業檔案信息化管理是一個科學系統的過程，需要建立在相關的規章與標準基礎上，一方面，企業應該從信息化時代的要求出發，不斷地按照現代檔案管理信息化的相關標準，提高企業檔案管理的安全性完整性效果性，另一方面，企業應該完善相關的檔案管理監管制度，明確崗位負責制度，對于檔案管理中存在的問題第一時間進行解決，降低其在問題中造成的不良影響。例如，中石油集團在企業檔案信息化規章與標準的制定方面取得了不錯的成績。該公司嚴格落實國家制定的相關檔案保密制度，在此基礎上，結合公司自身的檔案管理需要，對檔案的登記制度、查閱制度等方面都進行了更加明確的制定，除此之外，還對電子檔案的相關系統進行升級與完善，最大限度的提升檔案管理的安全性，該公司在檔案信息化規章與標準層面的有益經驗值得推廣與借鑒。

3.3推進檔案數字化和資源共享

要充分認識到資源建設是檔案信息化建設中最重要的工作。在當前形勢下，檔案信息化建設的重點應放在以下兩個方面：一是推進檔案數字化。首先，我們必須尊重數字建設的規律，要制定合理的建設方案，做好監督工作，使數字化建設有序進行。同時，要建立完整的數字化目錄，為數字建設提供充足的資金、技術和人員支持，促進各部門的團結，齊心協力；第二，實現資源共享。特別是在國家相關法律的指導下，建立綜合檔案信息系統，與辦公系統相結合。各單位和部門可以通過互聯網對內部產生的文件和信息進行處理和歸檔。以時間為排序標準，建立檔案信息目錄，以此促進檔案信息化建設。

3.4重視企業檔案信息化人才建設

目前，在我國企業檔案管理信息化建設過程當中，影響其建設效果與水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企業應該從檔案信息化建設的長遠發展角度出發，不斷地加大對企業檔案管理信息化建設人才的引進力度，一方面，通過提供優良的條件來吸引檔案管理信息化專業人才的加入。企業可以積極的與高校進行戰略合作，根據企業檔案管理信息化建設的需要實施“訂單式”人才培養策略，為企業今后檔案管理信息化水平的提升提供必要的人力資源支持。另一方面，通過搭建良好的信息化人才管理平臺，引導廣大企業檔案信息化人才，發揮出自己的聰明才智，為企業檔案管理信息化水平的提高貢獻出更大的力量。

4結語

檔案管理信息化建設是促進檔案管理發展的主要趨勢，是有效促進時代發展的客觀要求，加強對檔案信息化建設的研究具有非常重要的意義。在進行檔案管理的過程當中應該跟隨時代發展的步伐，積極探索新型的檔案管理方式，并且將其應用到實際管理的過程當中，有效地實現檔案管理信息化建設。在具體的實踐過程當中，需要加強對工作經驗的總結，有效地借鑒外國或者是其他地區的先進做法，使檔案管理工作更加信息化，有效的促進我國社會的發展。

參考文獻

[1]劉蓓，趙靖云.企業檔案管理的信息化建設思考[J].企業改革與管理，2017（3）：45-45.

[2]王淑芬.關于企業檔案管理信息化建設的思考[J].蘭臺世界，2013（22）：134-136.

（作者單位：保定世元巖土工程有限公司）