檔案管理工作的現(xiàn)狀與創(chuàng)新研究

李存

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展和市場競爭的激烈，企業(yè)對于檔案工作越來越重視，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供了重要的基礎。在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，會不斷的涌現(xiàn)新技術和新理念，所以檔案工作也要及時的創(chuàng)新，跟上時代的步伐，為企業(yè)的發(fā)展提供更加堅實的基礎。

關鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；檔案工作

1檔案管理工作的現(xiàn)狀

近年來，隨著社會信息化的發(fā)展，檔案的數(shù)量和種類不斷增加。檔案管理工作存在以下問題：

1.1在意識上缺乏對檔案管理的重視

盡管做好檔案管理對很多企業(yè)工作的開張有很大幫助，能夠更多的吸納人才，提高工作效率，但是落實到具體工作上往往沒有那么容易，很多企業(yè)的很多工作人員并不重視這項工作，因為它不會在短時間內創(chuàng)造利潤，所以檔案的管理工作很容易得到工作人員的忽略，加上領導對這項工作也很少督促，對檔案的管理工作重視度不夠。

1.2檔案管理工作人員的綜合素質低下

對于檔案管理而言，工作人員的素質高低將直接影響檔案管理的質量。目前，很多企業(yè)的檔案管理工作人員的綜合素質都不高，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。第一，在日常工作的過程中，很多工作人員沒有嚴格要求自己。例如，當沒有按時完成工作，或者是在管理上出現(xiàn)漏洞時，沒有在第一時間想著如何去彌補，而是想著如何推脫責任，從而不利于正常開展檔案管理工作。第二，工作人員并不了解相關前沿技術。例如，很多工作人員并不知道云計算、云存儲等技術，即使有機會去學習，大部分人還會選擇不學，導致在工作時還停留在舊觀念上。第三，工作人員缺乏團隊意識，只關注個人的得失，而很少關注團隊的整體利益，從而會影響檔案管理的全局部署。

1.3涉及檔案管理工作的基礎設施建設的十分不完善

隨著社會的發(fā)展，檔案的信息量逐漸增大，這些檔案所需要的設施也要逐漸提高，現(xiàn)實情況是檔案館藏地的建設速度跟不上檔案信息的發(fā)展速度，這樣就出現(xiàn)了矛盾的情況，而且現(xiàn)有的檔案館藏地也出現(xiàn)了老化、設備落后等問題，基礎設施缺乏和落后給檔案管理工作帶來了極大的不便。

1.4信息化水平太低

隨著時代以及多媒體信息技術的發(fā)展，檔案載體發(fā)生了日新月異的變化，逐漸由以前負責檔案管理工作的工作人員素質不高的紙質載體朝向電子、紙質共存的局面轉化，一些企業(yè)在信息化方面的工作仍然不到位，沒有引進必需的現(xiàn)代化的管理軟件，檢索的手段依然依靠的是手工，而且檔案的利用率也每況愈下，這種現(xiàn)狀嚴重阻礙了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

1.5檔案管理制度不健全

近幾年，雖然高校花下不少力氣，制定了一些檔案管理制度，但是從高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值；二是因保管制度不健全、基礎設施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。

2檔案管理工作的創(chuàng)新對策

2.1優(yōu)化檔案管理機制

從客觀的角度進行分析，為了促進檔案管理工作正常開展，擺脫固有框架的束縛，企業(yè)一定要優(yōu)化檔案管理機制。與此同時，管理機制的落實必須具有較高的權威性，即便是對上層領導者，依然能夠達到一視同仁的效果，這樣才能夠確保檔案管理工作的質量。第一，構建完善的競爭機制，優(yōu)化聘任合同制度，采取公平競爭、擇優(yōu)上崗的原則。第二，企業(yè)需要優(yōu)化已有的檔案管理機制，建立客觀、合理、規(guī)范化的檔案管理機制，完善檔案管理工作，在此基礎上，要對檔案的開發(fā)、利用給予重視。第三，作為檔案管理工作的核心，檔案管理人員要意識到本職工作的重要性，積極做好本職工作，不斷探索新的工作方法。第四，建立完善的檔案管理人員工作評估機制，進行客觀、科學的考核，以調動員工的積極性，更好地投入工作中去。

2.2思想觀念的創(chuàng)新

觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強化兩種種意識。一是要有積極的信息轉化意識。檔案是一個龐大的信息庫，但一般情況下各種信息是比較零散地儲存在眾多的單體檔案中的，只有根據(jù)需要，把相關信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，才能更好的發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價值。因此，把檔案內容通過加工整理變成更直接、更適應需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責。二是要進一步強化檔案使用的效率意識。我們應當意識到，收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。怎樣更加有效地利用檔案，使檔案在利用和管理過程中的效率更高，是我們必須高度重視的一個問題。所以，必須改變過去檔案工作無所作為的思想，強化檔案管理的效率意識，從而充分發(fā)揮檔案的價值。

2.3提高管理人員素質

高校檔案工作的發(fā)展和變化對檔案管理工作者提出了新的要求，一般的業(yè)務技能已經(jīng)不能適應工作的需要。新時期的檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務知識和實際能力，還需要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網(wǎng)絡信息技術。建立一支高素質的專業(yè)人才隊伍，組織檔案管理人員系統(tǒng)地學習檔案管理的基本知識，要求其熟練掌握計算機操作技術，靈活運用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務能力和綜合素質。鼓勵大家樹立終身學習的意識，逐步提高對檔案管理工作重要性的認識，使檔案管理人員有很強的責任感與事業(yè)心，做到愛崗敬業(yè)，堅持原則。

2.4定期開展檔案核查

與一般工作有所不同，檔案管理工作在實施的過程中，如果出現(xiàn)了任何差錯，會對企業(yè)發(fā)展、地方建設、社會和諧等，產(chǎn)生很大的影響。筆者建議在今后的檔案管理工作中，需要定期開展檔案核查。首先，劃分檔案的數(shù)量、類別、內容、保密程度，階段性地對檔案進行核查處理，如果發(fā)現(xiàn)任何問題要及時進行處理。其次，在檔案核查過程中，檔案管理人員要嚴格進行正確的的操作，減少錯誤的舉動。最后，檔案核查工作在實施過程中，相關人員不要放過任何細節(jié)。

參考文獻

[1]葛玉芬.石油企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀及其創(chuàng)新[J].中國管理信息化，2017（6）。

[2]劉秋梅，杜月玲.淺談新時期如何做好文化檔案管理工作[J].技術與市場.2011（06）。

（作者單位：保定市建筑設計院有限公司）