檔案管理信息化建設問題

考玉波

摘要：我國當前檔案管理工作普遍受到大家的重視，另外，在對檔案進行管理工作的過程中，檔案信息化也占據著很重要的地位，但與此同時，檔案管理信息化的建設過程中也存在著一些問題。此篇文章根據檔案信息化建設中存在的問題進行探討。

關鍵詞：檔案信息化；問題；解決措施

一、檔案管理信息化的含義

信息化是一項新的科學技術，信息化是在現代通信、網絡、數據庫技術的基礎之上將相關對象匯總至指定數據庫，從而為人們所用的一種技術。利用信息化技術能夠大大減少工作量，提高工作效率，并且保證高質量的完成工作。在進行檔案管理工作的過程中，引入信息化技術，將會改變以前傳統的效率低下的管理模式。另外，檔案的存在載體也發生了變化，從紙質檔案逐漸向電子檔案過渡。在進行檔案管理時，由全部依靠人工進行管理向依靠計算機解放人力的管理進行過渡。

二、檔案管理信息化建設存在的問題

1、單個企業基礎設施薄弱，整體結構不合理。

首先，企業在進行檔案信息化管理時會需要使用計算機進行處理。并且，還需要運用互聯網技術。這些設備以及技術的引用不同于以前傳統的方法，都需要額外投入資金，增加了企業的運行成本。但同時，許多企業因為對檔案管理工作的不夠重視，或者是因為企業自身經營不善，資金匱乏等原因，使得企業對其投入的資金有限，不利于檔案信息化建設。其次，從另一方面來看，因為精力及資金有限。一些經營不善的中小型企業不會對檔案管理工作進行過多的投資，受資金等因素的影響，在檔案管理方面也不會進行信息化建設。而與之相對應的是，一些經營較好，發展空間較大的企業為了促進企業的發展，懂得檔案管理的重要性，會在檔案管理方面加大投資力度，促進檔案管理的信息化建設，為企業發展做出貢獻。

2.技術水平不足，專業人才匱乏。

企業在進行檔案管理信息化建設過程中需要不斷利用計算機以及互聯網技術進行工作，而在我國目前階段，還沒有對檔案資料實現共享的技術。因此，這就使檔案處于封閉狀態，容易使電子檔案出現重復，不利于信息化建設進程。同時，也使得電子檔案不能利用互聯網的開放性優勢，使其沒有最大程度的發揮它的功能。另外，因為我國當前檔案管理信息化還處于探索研究階段，因此，其系統的建設還不夠健全。同時，互聯網如今存在著很多風險，數據也會處于不安全的環境之中，容易使檔案出現泄密或者被盜的情況，威脅檔案存儲安全。另外，對于發展檔案管理工作的工作人員來說，其因大多數沒有受過專業的培訓，相關專業知識相對匱乏，對計算機的掌握水平也較低，因此，在其進行工作的過程中有很大的難度。

3.缺少統籌規劃，盲目性強。

企業檔案管理涉及企業開發、生產經營、人事管理、項目管理等多方面的內容，過程繁瑣復雜，信息化的引入需要企業掌握科學辦法，系統組織安排以實現與管理、行政、人事等部門的有效銜接。而目前，企業檔案管理信息化建設意識不強，系統性差，常脫離項目建設盲目孤立管理運行，這將嚴重影響信息化建設在企業檔案管理中本該產生的效果。

三、企業檔案管理信息化建設的策略分析

1.實現傳統檔案的電子化和網絡化。

和之前較為傳統的檔案管理方法相比，新型的信息化管理技術能夠很好的促進檔案管理事業的發展。計算機以及互聯網技術能夠儲存大量檔案信息，并且進行分類處理，誤差小，運行速度快，成本較低，比人工處理速度快且更加可靠。因此，檔案管理信息化建設能夠有效促進檔案管理事業的發展。第一，企業要加強基礎設施建設，加大對檔案管理工作的投入，讓檔案更多由紙質向電子轉變，加大對檔案的信息化建設與管理。第二，實現檔案在互聯網上的共享。將相關企業相關資料匯總建立電子檔案的數據庫，促進電子檔案間的交流，實現檔案間的資源貢獻，避免出現重復造成資源浪費，從而為企業提供更好的服務。

2.鼓勵創新，注重人才培養。

首先，政府方面要鼓勵創新，支持檔案信息化建設工作的開展，支持相關開發公司工作。如通過在知識產權保護法中加入此方面內容實現管理軟件的研發，實現信息在不同單位、部門的有效傳遞。另外，受互聯網弊端的影響，要格外重視保密工作，加強探索保密技術。例如一些企業或單位可根據自身的實際情況研究出一套特殊的符號工具等用來存儲電子檔案，在想要進行檔案查找以及查閱時需要有特定的符號才能進行還原，這樣能有效的保證檔案的安全。其次，對于發展檔案管理工作的工作人員要進行培訓，加強其素質建設。首先，在選拔人才時，要對人才的專業素養有所要求。在選拔人才之后要鼓勵學生理論與實踐相結合，在掌握完善系統的檔案管理理論的基礎上接觸檔案分類與整理的新的發展模式。另外，隨著檔案信息化建設進程的加快，也要求工作人員掌握相應的計算機知識與技能，在熟練運用計算機的基礎上促進檔案管理信息化進程。其次，在選擇人才方面，要選擇專業技能較強的人員，并且在之后進行專業的技術培訓。在工作人員投入到工作崗位之后也要注重對員工素質的培養，多開展一些與專業知識及計算機知識相關的講座等，增強學習范圍。另外，要求工作人員有基本的法律意識，檔案管理工作設計一些企業機密，需要員工做好保密工作，避免給企業造成損失。檔案管理人員要了解《檔案法》、《保密法》的相關內容，通過正當手段維護自身合法權益。要有更強的專業意識，用科學的方法收集、整理、保管、統計檔案資料，提高專業性水平。

3.注重企業檔案管理信息化建設的全面協調性。

首先，在專業公司進行研發管理軟件時要讓工作人員與其研發的技術人員進行交流溝通，負責檔案管理工作的工作人員要在與研發人員進行溝通交流的過程中闡述自己的需要以及看法，同時，研發人員也會向其講述研發的進程及操作方法，方便軟件的使用。其次，要注重檔案管理部門與各部門之間的協調配合。檔案管理信息化建設需要不斷適應生產部、財務人事部等部門發展，使其更規范化、科學化，促進企業現代化進程。

四、結束語

檔案管理的信息化建設進程是檔案管理工作必須要面對的。在當前市場經濟的大環境之下，經濟發展迅速，信息量巨大，檔案管理工作如果還按照傳統模式進行工作勢必會出現問題且工作進展緩慢。但當前我國檔案管理信息化建設還存在著一些問題沒有解決，這就需要相關工作人員進行不斷探索，促進我國檔案管理事業的發展。endprint