檔案管理問題及策略

王瑋

摘要：在我國，檔案管理工作是一項較其他工作來說要求較高的一項工作。負責檔案管理的工作人員普遍需要具有較高的專業素養，同時，還要做好保密工作。它不同于其他管理工作，檔案管理工作具有其不同的專業性，因此，檔案管理工作在所有管理工作中都應占據著重要的地位。檔案涉及著許多的重要信息以及數據，對檔案進行妥善管理保存能夠有效保護信息，因此，我國現如今對檔案管理部門的工作情況越來越重視。但是我國目前的檔案管理工作還存在著一些問題亟待解決。

關鍵詞：檔案管理；問題；解決對策

當代社會受市場經濟的影響，各行各業都發生了顯著的變化，對于檔案管理部門來說也是如此。但是，在檔案管理工作開展過程中也發現了一些問題，具體如下。

一、檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理工作不被重視

在當今社會，因為檔案管理工作的工作性質等原因，檔案管理工作的重要性不被社會各界所知曉。因次，一些領導以及其他負責經營管理的人員普遍都不重視檔案管理工作，對待檔案管理工作缺乏一些專業認知。在大多數人眼中，負責檔案管理的工作人員每天的工作就是進行簡單的抄寫活動，以及對不同的數據檔案等進行分類保管等。他們普遍認為檔案管理工作不是單位應該重視的主要工作，對單位的經營不能產生利益或者好處。同時，單位領導人員對其的要求也只是讓其保管檔案材料，不丟失數據，同時應對外調、查檔等。

2.管理欠缺

在對其進行管理時，普遍管理手段較為落后，水平較低。負責檔案管理的工作人員普遍沒有經過專業的檔案知識培訓，缺乏檔案管理知識及技能。另外，檔案管理工作擁有很多的技巧，負責管理的工作人員沒經過培訓會欠缺許多專業能力，對檔案管理的具體工作不夠了解。另外，因為我國當前沒有形成專業的檔案管理人員的培訓機構，工作人員大多是業余的，對其工作熱情不夠。而且，檔案管理工作受重視程度不夠，員工在檔案管理的工作崗位上很難現自己的人生價值，正常的生活水平都成問題，這就導致大量人才流失或者工作人員在進行檔案管理工作時也做著其他工作，導致對檔案工作精力投入不足。在日常進行工作時，沒有工作積極性，消極怠工，對待檔案材料隨意處理，不及時整理，不利于檔案管理工作的順利開展。

3、檔案室硬件環境設施不齊全

對于檔案管理工作來說，基本設施是要具備且完善的。因為一些單位對檔案管理工作不夠重視，對其投入的資金較少，甚至個別單位都沒有專用檔案室。另外，有些單位的檔案數量巨大，檔案室的設備又不夠完善，且檔案室地方較小且潮濕，使得檔案材料出現損壞，影響使用及查閱。

二、解決檔案管理工作問題的具體措施

1、增強檔案管理人員素質

在選擇檔案管理的工作人員時，要綜合考慮其綜合素質與專業素養。在工作方面，選擇擁有較高技術水平，專業知識較為豐富的員工。在思想方面，要選擇思想進步，工作認真負責有熱情的員工。另外，也要選擇具有一定法律意識的員工，其應具備遵守法律法規的意識，掌握一些相關的法律知識，保證檔案工作的保密。另外，在對員工進行教育教導時，要尊重并且愛護工作人員，關心他們在工作和生活中遇到的問題，對于工作和生活中出現問題的工作人員要給予幫助。只有工作人員的專業素質提供了，才能更好的促進檔案管理工作的順利開展。另外，在人員的工作過程中也要注重對其專業素質的培養。多開展和專業知識方面有關的講座及專業論壇會等，促進其專業技能的培養。另外，負責檔案管理的工作人員要盡快熟練工作任務，掌握要求以后開展工作。對工作保持熱情，提高工作效率。

2、健全檔案管理制度

在檔案管理工作出現問題以后，要想解決問題需要健全檔案管理制度。首先，檔案管理制度要符合規矩，具有科學合理的特點。而且其在遵守規則的基礎上建立的管理制度一定要符合企業的檔案管理的實際情況，方便檔案管理工作的有序開展。其次，制度要簡潔高效，少一些繁瑣規矩，多考慮其是否具有可實性。對于一些單位來講，檔案管理工作極為復雜，檔案數量較為龐大，這就需要檔案管理制度簡潔可操作，方便發揮作用。再者，對檔案管理制度要有著雙面的約束性。一些單位的檔案管理工作不受領導重視，讓管理制度具有約束性就可對單位的領導人員進行約束，加強領導對檔案管理工作的重視。同時，也加強其對員工的約束作用，加強對員工的制約與監督能夠有效提高員工的工作效率，促進其更好的為單位服務。最后，確保制度能夠得到有效的執行。檔案管理制度是由檔案管理部門自己制定并且按照此進行執行的，在執行過程中，要嚴格按照規章制度進行，獎罰分明。

3、領導要加強對檔案管理工作的重視

對于檔案管理工作來說，其在工作過程中普遍得不到領導的重視，對其工作的開展產生了極為不利的影響。因此，在其工作過程中，領導的支持與重視起著非常關鍵的作用。檔案管理的工作只有受到領導重視嗎，才能更好的進行下去。而要想使其受到重視，負責檔案管理的工作人員要做好以下準備。首先，工作人員要有良好的工作態度，在崗位上認真負責，熱愛工作，認真完成自己的分內工作。另外，工作人員要有高度的工作熱情，對待工作認真仔細，給領導留下良好的印象。其次，在工作過程中要多多向上級領導匯報工作情況，讓領導對檔案管理工作有著進一步的了解及認識。一些領導不夠重視檔案管理工作，主要是其工作被忽略所導致的。檔案管理工作總不出現在領導身邊，領導自然會忘記其存在的重要性，認為檔案管理工作沒有什么重要之處。最后，工作人員要擁有大局意識，主動服務中心工作。檔案管理人員要樹立大局意識和服務意識緊緊圍繞中心工作做好服務工作，幫助單位取得更好的發展。只有及時、準確地為領導和相關科室、部門提供檔案信息資源檔案工作的知名度和影響力才能隨之得到提升。

4.提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提

隨著現在大數據時代的到來，單位要面臨處理的數據和檔案越來越多，受這種情況的影響，對檔案管理工作提出了新的要求。所以，面對當前情況下出現的新問題新要求，要從幾個方面進行解決。首先，要求負責檔案管理的工作人員具有較高的專業技能，且思想進步，熱愛工作。特別是當前社會信息化進程不斷加快，檔案的管理也越來越趨向于信息化進程，這就對檔案管理的工作人員產生了新的要求。所以，負責檔案管理的工作人員一定要增強自身專業知識，不斷學習。其次，檔案管理工作要運用信息網絡技術。檔案是歷史的真實記錄記載著豐富的信息，利用計算機等現代科技手段整理檔案可按照文件形成的先后順序進行排列打印。這樣做能夠極大的減輕人工的負擔，降低工作量，也能避免因人工疏忽出現失誤，提高工作效率。

三、結束語

當前我國檔案管理工作還存在著許多的問題這就需要進行不斷的探索，找到存在的問題并加以解決，促進檔案管理工作的順利開展。

參考文獻：

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