企業檔案管理的信息化建設

佟曉菲

摘要：近年來，企業的信息化建設隨著電子商務、物聯網以及互聯網等網絡應用的快速發展，而企業的檔案管理的信息化建設在企業的發展進程中也起著越來越重要的作用。文章闡釋了企業檔案的信息化建設的現狀并且分析了在信息化建設中出現的矛盾，從科學、客觀的角度，對問題有針對性地提出企業檔案信息化建設的策略，以期為企業今后的自身建設提供決策參考與借鑒。

關鍵詞：企業檔案；管理；信息化建設

前言：當前的數據時代，隨著信息技術的發展，對企業檔案管理進行信息建設已經成為一種必然趨勢。加強檔案管理信息化建設對于企業的發展與建設來說具有重要意義。文章首先分析了企業檔案管理信息化建設的現存問題，然后針對性地相應提出了加強企業檔案管理信息化建設的對策。

一、企業檔案管理現代化信息建設的現存漏洞

（一）企業普遍對企業檔案的管理工作創新能力不強。

信息化時代以來，企業存在相同的缺點：沒有充分認識到企業檔案管理的重要性，對于檔案管理信息化，大部分人的理解在于將檔案資料錄入計算機，就能對檔案資料進行信息化管理。就在這樣的條件下，在推進信息化的過程中，信息化的步驟和重要性被逐漸弱化。于是有些企業奉行拿來主義，照抄謄用，在方案的實施過程中缺乏對原有設計的修改創新能力，從而使企業的檔案管理呈現千篇一律、相似性強的現象，缺乏時效性以及可行性，導致實施后效果不理想。

（二）限額分配，導致重視度相對不足。

軟件與硬件建設為企業進行檔案信息化建設奠定了重要基礎，他們往往會在一定程度上成為檔案信息化管理必不可少的因素。但同時，企業在建設軟件與硬件時需要大量的資金消耗，而實際上，我國企業并未發展到發達領先地位，相比之下更需要將資金投入到吸引市場以及創新研發等工作之中，且企業資金限額是一定的，造成了企業對檔案信息化建設相對重視度不足，缺乏資金支持，從而效率變低，故我國企業的檔案管理信息化建設工作很難得到順利地開展。

（三）檔案管理工作人員專業知識掌握不夠充分。

根據相關數據統計，近年來，我從事檔案管理的人才收入普遍低于同企業其他部門的人員，這無疑在一定程度上使得檔案管理一職求職率低，因此，檔案管理工作成為大部分高校畢業人才不愿意踏入的冷門。同時，隨著信息時代的高速發展，現在的檔案管理信息化建設工作對相關技術人才的專業素養有了更高、更為嚴格的要求，它不僅僅需要工作人員熟練地運用計算機操作以及處理的技術。大部分企業都面臨著檔案管理人員專業素質不夠優秀，知識結構單一等問題，一定程度上無法滿足檔案管理信息化的需要。

二、推進企業檔案管理信息化建設的針對性方法

（一）在檔案管理化建設中保持創新改革。

檔案管理信息化的建設必須首當其沖改革創新。在新的市場經濟發展的條件之下，企業的檔案管理制度也需要隨著自身條件的發展變化而變化，通過建設性的管理創新來使自身效益提高。在這個過程中，應當先樹立大局的意識，始終把以人為本、服務先行作為檔案管理創新工作的重要目標，其次，推進企業檔案管理的改革、開放，在這樣的新發展趨勢之下，創新檔案管理信息化建設的內容，使其能夠跟得上社會發展趨勢，不掉隊。具體來說，企業可以通過舉辦組織培訓教育活動等方式來時效性地提高工作人員對檔案管理這項工作的重視度，同時也能夠提升相關工作人員對專業知識的掌握度以及專業修養。好地適應企業的發展需要，企業可以從以下的幾個方面來加強自身的檔案管理信息化建設：構建崗位責任制度以及科學高效的獎罰制度。促進企業內部崗位責任制的構建，根據檔案管理工作的具體要求與結構體系，將所需要承擔的責任細化于具體的部門、具體的個人的身上，確保單位權責的明確。同時，以科學高效的獎懲制度來提高各員工的管理工作積極性，根據具體的崗位責任，并結合公司的定向發展，制定科學的獎懲辦法和具體的考核制度來規范工作人員的工作行為，從而激發工作人員自身的責任感與使命感。

（二）落實電子檔案管理信息化操作技術。

網絡服務管理技術，要為信息化的檔案管理落到實處，同時能夠推動檔案管理網絡的持續跟進與創新，從而為信息化檔案管理奠定更為穩定的基礎，讓檔案管理部門更為有效地為企業貢獻自己的力量。信息技術化制度的科學與完善技術是檔案信息化建設必不可少的關鍵因素，但是企業在進行相關檔案管理信息化建設工作時，仍以紙質版檔案信息為根本，建設成為信息化模式下的文字檔案管理，實現電子檔案信息技術的高效利用，規范管理行為，從而促進信息資源的有效開發及利用。實際操作情況下，企業需要為檔案管理部門及時更進自己的管理科學技術，不斷學習創新，同時使操作人員的素質有一定提高。隨著現代信息技術的普遍飛速發展，檔案管理技術對與計算機硬件設備也有了更高的要求。這時就需要企業自身檢查更新所用的網絡服務器、計算機、輸入設備和輸出設備等硬件，并且做好實地調查，從而為檔案管理工作者配置相應先進的硬件設施。在檔案管理方面，可運用計算機進行檔案資料的搜索集合、整理編輯和編制與檢索工具、內容簡介和檔案目錄，還可用于資料庫房的管理。除此之外，還可用于專項的檔案管理工作，通過網絡化服務技術，達到資源共享的目的。

（三）提高檔案管理人才的待遇并且鼓勵創新思想。

企業必須要在資金額度滿足的前提下提高管理工作人員的工資收入，只有這樣才能夠收攬更多具有更高專業素養的人才。另外，企業應站在長遠角度思考，鼓勵并支持檔案管理人員積極學習新穎具有潛力的信息技術手段，及時跟進順應發展趨勢的檔案管理技術，結合實際操作并不斷完善，這樣不僅能夠節省大量的時間，還能夠節約大量的財力物力，加強了企業信息化檔案管理的建設。

結語：總而言之，檔案管理信息化建設工作作為一項企業內部信息編制匯集工作，在企業中的地位是不可小覷的。檔案管理技術并不是一蹴而就的，它需要檔案管理工作者在不斷的實踐工作中跟進并且提升自身的專業素養與創新意識。而且在推進企業信息化建設的進程中，企業也應對檔案管理工作的創新建設、電子網絡技術以及對相關工作人員的管理制定相應的長遠規劃。

參考文獻

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