國有企業(yè)檔案管理淺析

侯俊英

摘 要：國有企業(yè)是推進中國進入歷史新時代的強大推動力，在新的歷史方位下，國有企業(yè)做為承擔新歷史使命的先鋒隊，其檔案管理也應緊跟步伐，規(guī)范管理。然而當下，國有企業(yè)人事檔案管理存在一系列的問題，不能與時俱進，緊跟時代發(fā)展，人事檔案管理的改革創(chuàng)新已迫在眉睫。

關鍵詞：國有企業(yè) 人事檔案管理 信息化技術

一、緒論

（一）人事檔案的概念

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。

（二）人事檔案管理的目的

第一，保守檔案機密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中，檔案機密是企業(yè)機密的一部分，對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

（三）人事檔案在企業(yè)管理中的重要性

1、人事檔案為選人用人提供依據。

企業(yè)要做到知人善任、選賢舉能、知人善用，深挖職工潛力，發(fā)揮他們在所擅長崗位上的最大效能。企業(yè)選人用人，必將通過查閱人事檔案進行全面了解，從而為企業(yè)進行干部任免、調配、考察提供真實可靠有效的資料，選到合適人選，為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益。

2、人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據。

人力資源規(guī)劃要求組織擁有一定數量和質量的人力，要求人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配。國有企業(yè)在面臨改革的大浪潮中，人力資源管理部門可以充分查閱人事檔案，根據人員信息情況做出相應決策，保證人力資源規(guī)劃的科學化、合理化。

3、“人、檔統(tǒng)一”的管理原則。

提高人力資源使用效率和使用價值，實現(xiàn)人與物相結合的重要途徑就是合理的人力資源配置。人力資源并不是靜止的，人事檔案也不是固定保存在某一機關的組織、人事、勞動部門，它會隨著時間的推移，出現(xiàn)人員流動、崗位變化等情況，隨著人員的流動而不斷傳遞，“檔隨人走”是人事檔案的動態(tài)特征?！坝袡n無人”或“有人無檔”的現(xiàn)象必將影響人力資源部門對員工的了解、培養(yǎng)和使用。

二、國有企業(yè)人事檔案管理存在的問題：

（一）思想上不重視

近年來，國有企業(yè)對人事管理越來越重視，但對人事檔案管理工作卻止步不前，究其原因，可能是因為人事檔案管理難以為企業(yè)帶來收益，認為檔案管理就是簡單的保存人員信息，導致企業(yè)內部從上而下，忽視人事檔案管理，工作上也不會盡全力去做好。

（二）管理方法落后

人事檔案管理方式方法的落后是大多數國有企業(yè)人事檔案管理的通病，簡單是其一大特點，但是簡單的管理卻導致工作繁瑣且不易操作，對人事考核、資料查閱等工作也存在諸多不便，有時可能導致信息不準確；另外，檔案目錄分類也更多的是千篇一律，沒有根據企業(yè)自身特點創(chuàng)新出屬于自己的特色。

（三）缺乏創(chuàng)新性

當前，信息化時代的來臨，要求各行各業(yè)都要做出改革創(chuàng)新，否則將難以適應這種劃時代的改革。檔案管理工作也必須順應潮流，相關工作人員也應一改以往重保管輕服務的意識，配合信息化技術來服務于檔案管理。

三、如何提升國有企業(yè)檔案管理水平

（一）提高認識

人事檔案材料的真實準確直接影響到企業(yè)的選人用人，而選人用人將對一個企業(yè)的發(fā)展起著至關重要的作用，所以，企業(yè)領導者必須糾正觀念，從思想上重視起人事檔案管理工作，便于企業(yè)在選人用人方面做到知人善任、選賢舉能，充分挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在所擅長崗位上的最大效能。

（二）提高檔案的信息化管理水平

企業(yè)人事檔案管理也應與時俱進，建立人事檔案電子管理系統(tǒng)，將人事檔案和計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和先進技術結合起來，使數字、圖像、文字等資料轉變?yōu)閿祿Y料，實現(xiàn)無紙化檔案管理，從而提高人事檔案管理效率，提升檔案管理服務水平。

（三）提升檔案管理人員素質

隨著社會的進步，人事檔案管理不再是簡單的整理材料、查詢檔案，提高檔案管理人員的素質已迫在眉睫，企業(yè)需要招納既懂人事管理又會運用現(xiàn)代信息技術的綜合型人才。做為檔案管理人員，應該做到愛崗敬業(yè)、責任心強、作風嚴謹，加強學習理論知識、提升專業(yè)技能，熟練掌握計算機，能做到對檔案信息進行電子化、數字化控制與管理。

（四）及時完善檔案材料

檔案材料的完整與否，直接關系到企業(yè)檔案的管理水平。企業(yè)在發(fā)展，員工在進步，檔案管理人員應及時收集檔案中的欠缺資料，并將員工新信息如函授材料等及時歸檔，為企業(yè)選人用人做好后備保障。

四、新形勢下檔案管理與服務的創(chuàng)新

創(chuàng)新是時代的必然要求。隨著現(xiàn)代化管理技術的廣泛運用，電子文件的大量產生，檔案室不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質檔案資料，而且也要接收和管理電子形式的檔案以及新型載體的檔案。從服務方式上看，除要求提供檔案原件摘抄外，還要求提供不同載體檔案的修復、保護、復制等服務。因此，新形勢下的管理與服務的創(chuàng)新可以從以下幾點著手。

（一）優(yōu)化人力資源的結構

任何形勢的創(chuàng)新都要靠人去實施與實現(xiàn)，所有的創(chuàng)新工作歸根到底是人的觀念、意識和素質的創(chuàng)新。破除檔案工作人員的兼職現(xiàn)象，推行檔案專業(yè)人才的配置，努力培養(yǎng)數字化和現(xiàn)代化檔案需要的復合型人才。

（二）加強檔案資源建設

隨著社會經濟的快速發(fā)展，檔案管理服務方面要加強檔案資源建設作為檔案事業(yè)發(fā)展的基礎。加強檔案資源建設并不是要求收集的檔案材料越多越好，而是要按照《檔案法》、《檔案工作實務》等法律法規(guī)和業(yè)務標準，結合單位自身的特點，重點收集具有代表性的資料，形成檔案資源的集中集約優(yōu)勢。

（三）創(chuàng)新檔案服務機制

服務是檔案工作永恒的主題，也是檔案工作的靈魂所在。檔案管理部門必須改變長期形成的重“管理”輕“利用”的思想觀念和“你來要，我查找；你不來，我不管”的被動服務，提倡主動積極服務，推動檔案服務均等化、便利化。加強兄弟單位間檔案工作的協(xié)作，本單位通過建設誠信檔案查詢等方式提供檔案“一站式”服務。讓“死”檔案變?yōu)椤盎睢睓n案，逐步實現(xiàn)檔案資源共享。

四、結語

人事檔案管理工作是一門專業(yè)性、技術性比較強的工作，與企業(yè)發(fā)展不可分離。加強人事檔案管理的創(chuàng)新，可以更好地提升檔案在實際工作中的應用，國有企業(yè)必須加強人事檔案技術管理，從而更好地為企業(yè)發(fā)展服務。

參考文獻：

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