基于“互聯網+”的檔案管理現代化建設探討

馬丹

【摘 要】在“互聯網+”背景下，對檔案管理進行現代化建設是順應時代發展的必然之舉。論文首先對基于“互聯網+”的檔案管理的基本內涵進行介紹，其次對我國目前基于“互聯網+”檔案管理現代化建設現狀進行分析并指出我國目前在檔案管理現代化建設上存在的問題，最后提出了進行檔案管理現代化建設的合理方法。

【Abstract】Under the background of " Internet Plus "， it is necessary to modernize the archives management in accordance with the development of the times. This paper first introduces the basic connotation of archives management based on " Internet Plus ". Secondly， this paper analyzes the current situation of the modernization construction of archives management based on " Internet Plus "， and points out the problems existing in the modernization construction of archives management in China. Finally， the reasonable method of the modernization construction of archives management is put forward.

【關鍵詞】“互聯網+”；檔案管理；現代化建設

【Keywords】" Internet Plus "； archives management； modernization construction

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）08-0079-02

1 引言

人類文明產生之后，一些用于記錄歷史變革、科學技術、詩詞歌賦等內容的卷宗、文件也隨之產生，并逐步演變成為檔案。我國殷商時期就出現了檔案的萌芽，隨著時間的推移，檔案的管理逐漸演變成了一門學科。在這個過程中，檔案名稱及其形式發生了巨大變化。現如今，科學技術飛速發展，互聯網和計算機技術日新月異，這給檔案學帶來了新的變革。“互聯網+”意義是指將互聯網與各行各業結合起來，從而促進行業的快速發展，而將“互聯網+”應用于檔案管理，將極大地推動檔案學的發展。

2 基于“互聯網+”的檔案管理的基本內涵

檔案管理是指通過一定的方法和手段，對于復雜的檔案進行分類、匯總、補充、傳輸，從而使得這些檔案能夠更好地發揮自身作用的活動過程。基于“互聯網+”的檔案管理即運用互聯網技術，實現對檔案的現代化管理。在“互聯網+”的促進下，檔案管理的水平得到了長足的提高，人們能夠對復雜的信息資源進行更好更合理的管理[1]。具體來說，基于“互聯網+”技術，可以建立存儲量極大的檔案庫，將檔案與檔案之間通過某些邏輯關系進行連接，極大地方便了信息的查找。同時，通過互聯網可以將一些公開的檔案進行實時的多人多地共享，進一步擴大了公眾的視野。

3 基于“互聯網+”的檔案管理現代化建設發展現狀

3.1 檔案管理現代化發展緩慢，缺乏政府的有力推動

就我國目前檔案管理的現狀來看，其現代化建設進程非常緩慢，互聯網的應用度不高，這與政府的政策存在很大的關聯。首先，檔案管理工作屬于公共服務事業，這一般都不是政府的工作焦點，因為進行檔案管理不會帶來直接的經濟效益，所以政府一般對這項工作不會給予過多的重視。長此以往，政府人員就會逐漸忽視檔案管理的重要性，基本不會對這項工作進行改善，而是保持原有的管理方式，這嚴重制約著現代化管理的整體發展，嚴重阻礙著檔案管理的規范化。其次，政府對于檔案管理所開展的工作都比較被動，一般只有迫于時代發展的壓力，原有管理手段嚴重阻礙工作開展時，才會對其進行改善。我國檔案管理的信息化經歷了4個階段才發展到如今的“互聯網+”階段，在整個過程中，國家并沒有出臺相關的管理標準和統一的規范，并且信息化管理系統的更新緩慢、開發不徹底，遠遠落后于計算機技術發展的速度[2]。

3.2 檔案管理人員缺乏現代化管理手段，綜合素質不高

目前，從事檔案管理工作的人員大多沒有檔案管理專業的知識和背景，因此他們對檔案進行的管理工作往往缺乏邏輯性和系統性，經常會出現檔案遺失、分類混亂等現象，從而導致查閱人員的查找困難，無法找到真正想要的信息，嚴重時甚至會造成重要信息的泄露。同時，檔案管理人員對現代化的管理體系的運用不足，一般只會對非常簡易且常用的軟件進行操作，不常用或者復雜程度較高的功能則形同虛設，并且對于系統中不合理的地方，操作人員一般也只會逆來順受，不會提出合理的改進意見。此外，在資源共享方面，現在的管理人員缺乏主動服務意識，沒有通過自身努力提高用戶滿意度的觀念。

3.3 公共檔案維護存在問題，公眾責任意識不強

據相關調查顯示，公眾在使用公用檔案資源時常出現一些不規范的操作，對公共檔案的維護意識較差。對于不同類型的檔案，有不同的特征、使用方法及保密情況，而公眾對于這些信息常常不甚了解，因此在進行資源共享時會導致檔案的價值得不到有效發揮，甚至會造成檔案的價值損害。

4 基于“互聯網+”的檔案管理現代化建設主要策略

針對上文的分析，基于“互聯網+”的檔案管理現代化建設發展現狀不容樂觀，想要將檔案的現代化管理工作做到位，必須做以下幾點努力：endprint

4.1 培養高素質的檔案管理隊伍，培養檔案人員的互聯網思維

互聯網對于檔案管理來說是非常重要的工具，而管理人員是開展管理工作的主體，只有人才能將互聯網與檔案管理進行有機結合，發揮信息化技術的作用，不斷推動檔案管理方式的改進。因此，在“互聯網+”背景下，首先要培養高素質的檔案管理隊伍，培養檔案人員的互聯網思維是非常重要的前提條件[3]，主要的努力方向有以下幾點：首先，加強管理人員專業知識的培訓，幫助工作人員培養正確的檔案管理觀念，形成系統并具有邏輯性的管理思維。其次，加強管理人員計算機能力的培訓，對于現有的管理系統，管理人員應進行系統深入的學習，將管理系統的每一個功能都用到實處，發揮其該發揮的作用，同時，管理人員應該養成創新性思維，對于系統中不合理或者不完善的地方，及時向相關部門提出改進意見。再次，培養檔案管理人員的服務意識和責任心。

4.2 加強檔案資源信息化建設，推進檔案管理網絡化進程

為了解決我國目前檔案管理現代化進程緩慢的問題，相關部門應該努力加強檔案資源信息化建設，將目前的現代化計算機技術和信息技術合理地運用到檔案管理工作中，不斷推進檔案管理網絡化進程。

首先，政府機構應當對檔案管理的現代化管理重視起來，將這項工作作為重點工作之一，督促公共服務部門對檔案管理工作進行快速變革。

其次，政府相關部門應當頒布相關的政策及法規，出臺統一的管理標準和規范。給予網絡系統管理開發工作大力的支持，加快系統更新的步伐，努力使其跟上時代及技術發展的腳步。

再次，信息資源共享是關系到公眾服務的重大舉措，只有建設好信息化檔案管理系統，才能使得檔案資源得到合理傳輸和分享，不僅能夠滿足公眾的需求，更能對檔案進行合理保護。

4.3 創建科學合理的檔案網絡體系，加大檔案網絡安全維護力度

互聯網是一個兼容性高、開放程度高的平臺，實現檔案的互聯網管理和共享固然存在很多優點，但是同時也存在一些危險因素。如果沒有合理的網絡監管體系，就會造成檔案的濫用，造成重要信息的泄露，給社會經濟及安全帶來負面影響。因此，在實現檔案現代化管理的同時，應該切實加強網絡安全的維護，創建科學合理的檔案網絡體系。首先，應當配備完善的硬件系統，為檔案管理工作提供足夠的硬件保障；其次，應當不斷提高軟件系統和硬件系統的研究開發水平，對檔案進行更加全面的管理和保護。再次，應當建立并完善網絡檔案安全管理制度，合理保障檔案資源的安全。

5 結語

綜上所述，隨著信息化技術及計算機技術的飛速發展，實現檔案的現代化管理是時代的選擇，是大勢所趨。目前，我國仍缺乏對檔案管理進行現代化建設的意識，同時進行檔案管理的人員缺乏現代化管理的專業知識和先進的互聯網思維，這在很大程度上制約著我國檔案管理水平的提升，對檔案的合理共享造成了很大阻礙。因此，相關政府部門及企業必須不斷轉變自身對檔案管理的固有觀念，努力加強檔案管理現代化建設的意識，努力推進檔案管理現代化建設進程。

【參考文獻】

【1】張惠玲.基于“互聯網+”的檔案管理現代化建設探討[J].經營管理者，2017（17）：266.

【2】高敏.“互聯網+”背景下的檔案管理現代化建設路徑探析[J].濟南職業學院學報，2015（06）：116-118.

【3】鄒凡.“互聯網+”背景下高校檔案網絡化管理的建設研究[J].蘭臺世界，2016（13）：44-46.endprint