信息化環境下的單位檔案管理科學化分析

范桂泉

摘要：檔案在社會經濟建設發展信息的記錄上有著極其重要的意義，同時也給有關的研究提供了非常重要的信息參考資料，伴隨著社會經濟不斷的發展，在檔案管理事業中，計算機網絡技術也已經得到了非常多的應用，對于加強檔案管理工作往現代化方向發展十分的重要。據此，重點對信息化環境下的單位檔案管理科學化展開探討。

關鍵詞：信息化環境；單位；檔案管理；科學化

中圖分類號：F24文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.23.033

在當前我國已經全面的進入到了一個高度信息化的時代，在此時針對事業事業的檔案管理在工作方式上也出現了悄然的轉變，并且快速的朝著信息化的方向不斷前進，在信息化環境下，單位只有實現科學有效的管理策略，并讓其真正的落實，同時對科學化的發展路徑進行進一步的探索，才能在真正意義上更好的和社會發展相適應，將檔案管理工作能夠更加有效率的運行。

1單位檔案管理中的弊端

在現階段的檔案管理工作中，我國的單位還存在著非常多的問題，十分迫切的需要對其進行及時的分析和解決，對于檔案工作的管理，并未引起絕大單位對此的重視，在管理制度當中針對單位的檔案管理有著具體的體現，但是在實際的執行過程中力度卻遠遠不夠，而且最為重要的是，有關的監管部門并沒有切實的將自身的職責履行好，這是導致管理制度成為擺設的一個直接原因。因為檔案管理工作本身就屬于一個相對來講比較基礎的工作，因為其工作枯燥乏味，也不能在短時間內將業績反映出來，這就導致絕大部分的領導還有管理人員忽視了對檔案管理的工作，因此在此方面的資金投入也是非常少，而且在更新其他設備時也未對檔案管理的各項設備進行更換，這種因素也是導致整個檔案的管理部門的工作環境的較差，所使用的檔案柜也非常的破舊。其實嚴格意義上來講，檔案管理工作是比較負載的，但是因為并未制定一個明確的規定，對檔案管理人員的專業程度進行要求，再加上單位在資金投入和人力上投入的嚴重不足，都給檔案的管理工作造成了一定的困難，而且還有很多從未接受過檔案管理教育的人員進行檔案的管理，造成了檔案管理人員的整體素質普遍不高。

單位開展的檔案管理是一項復雜的工作，主要包括收集、識別、存儲、統計等內容。因此，人事單位必須創建完善的檔案管理制度，例如：系統人員崗位責任制，文件安全存儲系統等，確保檔案管理工作的順利進行。但部分單位并未建立相應的檔案管理制度，導致檔案收集的數據不完整，文件管理質量和數量相當缺乏。加之，少數人事單位并未設立專門的組織，人事變動會帶來一些隨機、盲目性的檔案管理。檔案管理過程中，部分單位設施簡陋，將檔案辦公、收納放在一個辦公室內，而辦公室并未設計鐵門、鐵窗等措施實施保護。加之，對檔案的防火、防潮等僅采用最基本的方法，管理水平及層次較低。此外，有些單位管理手段落后，調閱檔案等還依賴手工尋找方法，如果檔案反復使用、陽光照射等會導致檔案字出現跡不清晰、發黃等情況，直接威脅檔案的安全。此外，單位從事檔案管理的人在理論知識、專業素養和文化程度上參差不齊，檔案管理員大都是從其他崗位上轉崗來的，檔案管理專業出身的人員少之又少。即便是出身于檔案專業人員，其專業知識也比較老化，知識面較為狹窄，學歷比較低等，這些因素導致其難以與新形勢下檔案管理事業發展相適應。因此，多數單位極易忽視檔案管理工作，普遍存在應付對待檔案管理工作的情況，而檔案在選拔人事人員中的作用并未發揮出來。

2信息化環境下單位檔案管理科學化意義

2.1幫助推動社會健康的可持續發展

伴隨著網絡技術還有媒體設備不斷的發展，人們的生活方式也有了翻天覆地的變化，傳統的檔案管理方式已經和社會不相適應，針對檔案管理的發展正大步的朝著系統化、規范化和網絡化的方向進一步的發展，因此需要有關的人員，要對社會還有科技發展的新變化進行關注，并積極的不斷的進行學習創新，將檔案管理的科學化水平得到進一步的提升。

2.2幫助單位高效率、有效的運行

檔案中的內容能夠充分的將單位所有發展的歷史體現出來，并能夠非常真實的對其以往中的所有活動情況進行詳細的記錄，單位領導和決策者能夠通過對檔案管理地 借助，進而科學全面的對單位的大概情況進行一個了解。

2.3幫助單位進行深化改革

針對單位的改革，我國正在積極的不斷對其進行深化改革，在新時代要求下需要單位在政務、財務以及人員上進行公開，而要想將這些內容能夠會更加科學合理的公開，就需要通過對檔案管理制度進行科學、系統的借助，從而得以實現其目的，讓社會各界都能夠通過對單位檔案資料的查閱，進而看到單位在以往歷史中的所有面貌，這樣就在真正意義上起到了對單位有效監督的作用，也能夠通過這發現一些較為優秀的單位，并能展開進一步合作，進而可以一起更好的發展。

3信息化環境下單位檔案管理科學化發展策略

3.1加強對檔案管理工作的認識

要想真正的讓檔案管理工作所存在的問題得到切實的解決，就需要將管理者還有檔案工作人員的認識程度得到真正的提高，只有給予這項工作足夠的重視，才能將這項工作做好，因此要讓大家充分的認識到在工程建設當中，檔案管理工作的重要性。單位領導干部必須高度重視檔案管理工作，將這項工作與干部隊伍建設放在同等重要的位置。 大力宣傳《檔案法》的學習，確保管理人員認識到檔案工作的重要性。雖然檔案僅是企單位業務管理中的輔助內容，但卻是這些管理層制定決定的依據，也是這些單位引入優秀人才的信息源，能保障單位檔案管理工作順利展開。在單位應組建專門的管理小組，定期對檔案信息實施歸檔、整理等操作，發現問題及時給予糾正和處理。此外，單位要對檔案管理創建相應的考核制度，定期巡視、檢查檔案管理工作，推動檔案管理制度化、規范化發展。

3.2制定完善的管理制度

要想切實的實現檔案管理的科學化，首先要從單位入手，加強他們對檔案管理的認知程度，增強單位還有有關的管理人員給予檔案管理工作足夠的重視。讓單位結合自身實際的發展情況，制定出一套科學合理的檔案管理制度，并讓其在不斷的實踐過程中更加的完善。endprint

3.3促進檔案管理的信息化

伴隨著信息化時代的到來，信息化已經越來越成為當今社會發展的趨勢，單位檔案管理在信息化時代下也不例外。對于檔案管理的信息化，主要是通過對計算機網絡的借助，從而將紙質文件上的所有信息資源以及影像等文件轉化成電子檔案的一種形式，通過一系列的整理讓其變得更具系統化和組織化，并且在一個有序的結構當中將所有的檔案存在信息庫當中，對于單位檔案管理而言，電子化信息化的單位檔案能夠在真正意義上，實現其的自動化、網絡化和實時化，并且對有關工作人員的查詢也帶來了一定的方便，簡化了手工翻找的程序。

單位管理人員要注重檔案管理基礎設施建設，為檔案管理提供基礎保障。檔案管理者在發現管理設備存在問題時，要及時上報給領導，雙方共同加強檔案管理基礎設備建設。同時，為檔案資料建立專門的管理庫房，并做好相應的防火、防潮、防盜等操作，如：在庫房內配置滅火設施、設計鐵質防盜柜等。此外，還必須設計相應的防盜、防火等自動監控或報警設施，利用現代化管理設備和技術滿足新時期檔案管理需求。運用現代化手段管理檔案信息，也就是依托計算機開展各項管理工作。檔案管理員是檔案管理的執行者和操作者，其對檔案管理工作的質量具有一定的影響。因此，單位要采用多元化的方法，不斷提升檔案管理人員的綜合素質。例如，組織老員工學習現代化設備，針對新型檔案管理設備進行相關的培訓工作，提升他們的工作技能。同時，還可以建立相關的激勵機制，鼓勵檔案管理人員對自身素質提升，以保證工作的發展需求，更好地為檔案管理工作服務。

3.4完善檔案管理機制

檔案管理是一項復雜、瑣碎的工作，單位要依據社會現實及本單位實際情況，不斷完善檔案管理制度，以適應檔案管理的需要，提升檔案管理水平。尤其是建立必備的安全保障體系，對檔案實行安全管理具體內容如下：（1）檔案室不存放易燃材料，材料必須應避光保存，并保持一定的溫度。（2）建立計算機輔助管理相關制度，嚴格規范檔案收集、歸檔、轉出等操作。此外，為檔案工作建立相應的領導小組，強化責任分工，明確各級責任，促進檔案事業的可持續發展。

4結語

在單位中，檔案管理是一個相對來說比較基礎性的一個工作，主要具有的特點包括管理性、服務性和政治性，在信息化環境下，單位應該進一步提升檔案管理科學化水平，這對于單位是否高效率的運轉有著非常重要的作用，同時對于科學化的進行檔案管理也有著十分重要的意義。在信息化環境下，單位更應該不斷的對檔案管理的科學化路徑進行探索，同時通過對網絡的利用進行檔案管理的進一步實施，積極的對和檔案管理有關的知識進行學習，和單位在進行檔案管理工作過程中的問題切實的結合起來，提出科學可行的建議。本文主要就在數字化時代下，我國單位在進行檔案管理當中所存在的一些弊端，并分析其在信息化環境下的發展路徑，以便能夠對我國單位的傳統單位管理方式進行改進。

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作者簡介：文瓊（1981-），女，湖南長沙人，湖南信息學院管理學院講師，碩士，研究方向：人力資源管理及區域經濟。endprint