辦公室綜合協調職能的充分發揮對提升機關管理工作水平的作用探究

金洪亮

[摘要]在現代的管理工作中，綜合協調是一個十分重要的組成部分。一個具有高效率的職能體系主要是由控制、指揮、計劃以及組織幾個部分組成。在日常工作過程中，協調貫穿于整個工作的過程。充分發揮辦公室綜合協調職能對于提升機關管理工作水平有著十分重要的意義。文章主要對如何充分發揮辦公室綜合協調職能進行了一些研究和討論。

[關鍵詞]綜合協調；辦公室；管理工作；職能發揮

[DOI]1013939/jcnkizgsc201723180

在實際機關管理工作中，在基層管理、中層管理以及高層管理中都需要協調，協調貫穿于整個日常工作的過程。在現代的管理工作中，綜合協調是一個十分重要的組成部分。辦公室也是公司中的中樞機構，是全單位各種信息的中心，各個方面的事情都需要辦公室進行協調和溝通。

1辦公室綜合協調職能具體體現

11會議協調

目前，實際應用最為廣泛以及直接的一種協調方式即會議協調。會議協調的主要工作內容即對一些事務性的工作進行協調工作，例如處理某個發生的突發事件、完成某個重要的任務、召開一個會議等。這些會議協調都需要不同部門之間進行充分的交流和協調工作，發揮辦公室協調牽頭作用，召集相關部門，分工具體的工作任務，將工作細節進行落實，責任落實到準確的部門和人。不同的部門在工作中對于自己任務有明確的認識，能夠在很大程度上提高工作效率，增強工作針對性。

從另外一方面看，會議協調作用不僅體現在會中的協調，在包括了在會前的協調。在會議召開前，辦公室需要對會議召開的地點、人員以及時間進行協調。若未進行合理的協調工作，會導致會議安排不夠合理，會議人員會議發生沖突，無法專心于會議中，不僅降低了質量，也降低了工作效率。這樣的會議不僅未達到理想的會議效果，還在一定程度上浪費了參會人員的時間和經歷。會議協調能夠對會議進行規范的管理，提高會議的效率和質量，精簡會議。改善服務。辦公室進行安排后，可將信息公布在網絡上，相關人員進行登記，從而了解到是否出現會議人員重復等現象，提高辦公效率。

12關系協調

在整個協調功過中，關系協調是一種十分微妙和藝術性的協調方式，它往往體現在最普通的工作中，而不是在某一項工作中完成的。關系協調可以說是通過日常工作中，人與人之間的交流往來以及幫助、建立私人關系等方面來完成的。辦公室使整個機關單位中的綜合部門，需要與其他不同的部門進行往來，日常工作也需要不同部門的支持。辦公室相關辦公人員應提起依靠和尊重其他部門人員的意識。當其他部門遇到苦難時，應主動進行幫助，切勿事不關己，熱情地幫助其解決問題，建立良好的往來關系。經過實踐不難得出，不同部分之間的良好合作關系對于提高管理水平和工作效率有著十分重要的意義。一般不同的機關部分之間能夠進行良性工作關系，就能形成一個循環，營造良好的工作氛圍，提高日常工作效率，幫助相關工作能夠順利進行。

13信息協調

信息協調是一種十分快捷且不可缺少的協調方式。在日常工作過程中，若相關工作無法得到全面的傳播和推行，相關政策未能得到確切的落實，工作環節出現障礙，絕大部分都是由于信息交流出現了問題。從縱向上看，對領導的指示、決定、要求沒能很好地告知其他部門； 從橫向上看，機關各部門之間各自為政，未進行充分的交流，彼此互不理解，更談不上互相配合。辦公室一個十分重要的職能即對信息進行加工后傳遞，讓不同部門都能夠在第一時間了解到相關工作的實際進行情況，從而能夠在發現問題后，立刻得出解決方案和對策。

公司或者單位對外的綜合性數據能夠體現出自身良好形象。若不同部門缺乏溝通，每個部門將不同的數據報給辦公室，并堅持自己部門數據才是正確的，將會在很大程度上對形象造成影響。為了防止這種情況出現，辦公室需要落實到人，對基礎情況的數據進行篩選和加工后，及時更新，保證數據的正確性和權威性。另外，可建立電子信息機制，提高數據共享能力，規范數據，便于數據收集，維護單位形象。

14制度協調

在協調方式中，制度協調可以說是效率較高的一種協調方式。建立完善的崗位責任制度和科學的規章制度，能夠從根本上保證協調工作的有效進行以及管理的規范化。一些機關的職能部門在對規章制度進行制定的過程中，過于關注本部門的要求和具體的工作特點，忽略了對公司或者單位整體性的考慮，相關規章制度完善較低，存在漏洞較多。在日常工作中，此種規章制度未能發揮出實際的作用，形同虛設。辦公室可以組織全機關規章制度制定工作，要求機關不同的職能部門都對本部門現有的規章制度進行樹立，對存在漏洞以及應廢棄的相關制度進行修改，對涉及跨部門職能范圍、相互不協調的規章制度進行協調。辦公室根據機關各部門的梳理情況從整體上進行綜合協調，并將重新梳理過的規章制度匯編成冊，以保證規章制度的連續性和科學性。從根本上看，合作的前提即明確的分工。若分工不明確，管理工作中不同部門的任務和職責都未進行明確，無所謂合作。

2辦公室在綜合協調過程中應樹立的觀念

21全局觀念

協調工作本身即是一種全局工作。辦公室在發揮綜合協調功能的過程中，需要將重點放在中心工作中。辦公室是公司中的中樞機構，是全公司各種信息的中心，各個方面的事情都要辦公室進行協調和溝通。在實際工作中，不難發現，有相當一部分的職能部門會忽略大局，忘記長遠利益以及整體目標。辦公室需要樹立一種長遠和全局的觀念，維護整體利益，實現長遠目標。另外，在工作過程中，辦公室需要盡可能對各方的利益進行平衡，把不同的力量進行匯聚，明確自己的工作定位，充分發揮部門職能，克服局限性，積極主動完成工作。

22服務觀念

辦公室的工作人員需要樹立一個中心觀念即做好服務工作。綜合協調工作也是辦公司和提高服務工作質量的體現。辦公室提高了服務水平，就能夠在一定程度上對工作中不同的環節進行簡化，提高工作質量和效率，減少協調內容，想他人之所想，急他人之所急。

23平等觀念

平等觀念可以說是創造機關管理工作和諧氛圍中十分重要的一個部分。辦公室是單位中的處級單位，并未與其他部門有著領導和被領導的關系。辦公室在與其他部分進行相處的過程中，應樹立平等觀念，同級之間進行良性的協調和交流，不偏不倚。在實際處理日常事務的過程中，辦公室應充分發揮協調功能，充分尊重其他不同部門的聲音和意見，從切實解決問題出發，理解難處，加強交流，以理服人并以情感人。不同部門之間應充分交流意見，聯絡感情，達成共識。另外，在辦公室在工作中，不應以主持事務的狀態參與進來，應與其他部門一樣，只是參與者。若只是一味發號施令，只能產生更大的分歧和矛盾，降低工作效率。

3結論

進行綜合協調的主要目的在于充分調動不同部門之間解決事務的積極性和主動性，齊心協力，進行合作和配合，提高工作質量和效率。辦公室的工作人員需要樹立一個中心觀念即為做好服務工作。在實際機關管理工作中，在基層管理、中層管理以及高層管理中都需要協調，協調貫穿于整個日常工作的過程。若辦公室能夠充分發揮綜合協調功能，協調各個職能部分之間的分歧和矛盾，落實分工，即能有效提高機關的整體管理水平，提高工作效率。

參考文獻：

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