高職院校資金管理及其內部控制

【摘 要】在高職院校蓬勃發展的新階段，面臨很多的機遇和挑戰，資金管理內容及模式越來越廣泛，要求越來越嚴格。隨著高職院校辦學規模不斷擴大，資金來源已不能由單一的財政撥款來滿足，呈現出多渠道的多元化趨勢。面對多方渠道來源資金，其資金管理所面臨的風險日益凸顯，相關內部控制制度不完善制約了高職院校的發展。《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會[2012]21號）的施行標志著我國正式建立起行政事業單位內部控制的規范和制度依據，之后《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財會[2015]24號），進一步明確事業單位建設內控體制的指導思想，足見國家對行政事業單位內部控制建設的重視程度。高職院校同屬事業單位，如何防范控制資金管理風險，利用內部控制用好、管好資金、提高資金使用效率，降低財務風險等方面成為高職院校亟待解決的問題。本文針對高職院校在資金管理中常見的問題進行闡述，結合目前的政策及高職學校實施的可能性，提出如何利用內部控制進行高職院校資金管理的建議，以保證資金的安全性，促進資金的使用效益。

【關鍵詞】高職院校；資金管理；內部控制

近年來，國家對高職院校的發展寄予了越來越多的關注，繼《國務院關于加快發展現代職業教育的決定》（國發[2014]19號）后，財政部、教育部印發了《現代職業教育質量提升計劃專項資金管理辦法》（財教[2015]25號）。高職院校的發展建設，最重要的就是如何安全、良好的運營資金，提高資金使用效益。然而高職院校內部控制還未形成一個有機完整的體系，對其發展形成阻礙。

一、 資金管理內容及加強高職院校資金管理的必要性

狹義的資金管理是指因現金、銀行存款、及公務卡結算等產生的學校貨幣資金及其收支業務，由財務處統一核算和管理。廣義的資金管理是單位對資金來源和資金使用進行計劃、控制、監督、考核等項工作的總稱，是財務管理的重要組成部分。

高職院校資金來源渠道及范圍廣泛，包括財政撥款，學費收入，經營性收入、銀行貸款、科研經費、上級撥款等。高職院校想要求得自身進一步發展就必然需要更多的資金來支持，資金管理是關乎著廣大高職院校生存與發展的命脈。

首先，在廣大高職院校轉型發展的新階段，隨著教育科技的快速發展和國家的持續投入，高職院校的資金來源渠道越來越廣泛且數額巨大，在這種情況下，高職院校普遍面對如何管理好資金的難題。有效管理和資金使用的績效考核也受到政府管理部門與社會各界越來越多的關注。為了滿足系統內部及外部的監督要求，必須把以往簡單的資金收付核算制度進一步優化、升級，繼而建立一套完整的單位內部管理控制體系，提高風險預警機制和資金安全使用制度。其次，針對資金管理所帶來的風險進行有效防范，對院校發展至關重要，資金管理不當，小則影響學校的正常運轉，造成內耗，大則影響學校的核心競爭力及長遠發展。再者，有效的資金管理能夠直接避免腐敗案發生，資金管理監督牽制不到位，會導致高職院校資金的違規操作，給滋生腐敗提供溫床。

二、 我國高職院校資金管理存在的問題

1.對內部控制制度的認識存在偏差

（1）內部控制環境不健全。雖然大部分高職院校都建立了一系列的內部控制制度，例如：部門預算和財務管理辦法、財務公開實施辦法、大額資金集體決策程序、貨幣資金管理制度、招標與采購管理辦法等，但都不是真正意義上的內控控制體系，缺少科學的風險評估機制。高職院校內組織結構沒有理清，缺乏相應的制衡機制，使管理制度的實際操作與執行差強人意。沒有建立相應自我防范、自我約束的內部控制系統，沒有充分體現“控制”功能，缺少橫向各部門間和縱向從領導到中層干部再到經辦人員的明確職責分工，使得制度的落實和工作職責的劃分存在交叉和盲區，給貪污、腐敗、挪用、擠占資金留下了可乘之機。

（2）風險意識薄弱。以往的單一財政撥款來源使高職院風險意識較為淡漠，在市場經濟和知識經濟時代背景下，隨著教育體制改革的不斷深入和國家對高等教育事業越來越重視，促進了高職院校發展，而伴隨著高職院校事業的發展機遇，則需要更多的資金支持，資金來源的多元化在滿足了高職院校對資金需求的同時的也帶來了各種風險。大部分高職院校有較長的發展歷史，受“慣例”、“經驗”的影響較多，面對新時期新問題，缺乏對內對外的風險防范意識，沒有相應的風險防范措施，必將有礙高職院校長遠發展。

（3）內部控制管理意識薄弱。內部控制管理工作是高職院校正常運營重要保證，但目前一些院校還未真正意識到這點，認為內部控制只是財務管理部門的任務，單一的強調了財務部門在內部控制中的作用，而忽略了一個單位的內控體系不僅涉及財務部門，更關聯到整個單位的每個部門，各項業務及各類工作流程，沒有意識一個單位的內部控制其實到是全校全員的任務，缺少部門間的內控工作機制，從而各部門沒有起到良好的協同作用，忽視了內部控制工作。

2.資金使用監督機制不健全，資金的安全性受到威脅

（1）職責分工不清晰，不能充分體現不相容職務相分離。一些高職院校財務人員緊缺，財務部門經常有一人身兼數職的現象，例如出納人員登記現金日記賬外還編制會計憑證；有時因人員不足或工作方便，支票、財務專用章人名由出納一人保管，這些都對資金的安全性構成了極大的威脅。

（2）對預算執行情況督促不到位。高職院校不同于本科院校，隨著本科院校的擴大招生，成人、專科學歷教育生源逐年減少，高職院校面臨經費緊張的困境。在尋求新的資金來源外，更要嚴格控制預算，以收定支。但一些院校預算執行結果仍與預算有很大偏差，根據田迎春指出雖然《高等學校財務制度》把預算管理作為高職院校財務制度改革的核心內容，但相當多的高職院校尚未建立健全預算管理制度。有的高職院校雖然有了預算制度，但預算沒有成為一切經濟活動的法定依據，有章不循，隨意更改，使預算成為擺設。

（3）收支管理不嚴格。沒有嚴格遵循收支兩條線的原則，例如，有些院校的院系和職能部門向學生收取報名費、培訓費、證書工本費等等五花八門的費用，并且不給學生開具法律法規規定的票據。這部分費用，可能會被院系和職能部門截留，形成“小金庫”，以方便其自收自支。盡管政府和教育部門三令五申不許私設“小金庫”，但這方便市場需求較大，最終導致高校資金管理失控。endprint

（4）對票據監督不到位。一是票據的真實性存在問題，例如印章與實際稅務登記單位不符。二是票據的真實用途與報銷資金不符，對資金使用的真實用途存在監督盲點，專項資金使用者有可能以項目外取得的票據移到項目資金中報銷，出現擠占項目資金的現象。

3.資金管理分散，使用效率不高

（1）預算不夠精細化。雖然大部分學校已將全部支出納入全口徑預算控制，但是存在預算編制粗糙不夠精細的問題，使部門之間資金用途存在交疊重復情況。

（2）采購沒有歸口管理。高職院校各部門的資金來源不同，有的來自學費，有的來自專項資金，有的來自租金收入等等。部門使用資金時也是各管一攤，例如各部門都會涉及印刷資料、購買辦班用品，但沒有將采購歸口管理，無形之中將采購服務及物品金額拆分，抬高了成本，降低了資金使用效率。

（3）資金使用缺少統籌，部門資金使用缺少橫向溝通。根據筆者的實際經驗來看，在日常的工作中高職院校還存在著對資金只注重縱向管理，各部門橫向之間缺少溝通合作的情況，對于資金的使用經常不能做到效益最大化，重復采購的情況時有發生，從而造成了資金重復浪費的現象，這種疊加式的浪費累積起來的觸目驚心的。在資源的調配使用上顧此失彼，缺乏站在全校大局角度的統籌和資源共享的意識，在實際工作中很容易造成資金的使用效率低下和浪費。

三、 完善內部控制，加強高職院校資金管理

1.優化內部控制環境

高職院校應進一步加強對內部控制重要性的認識。應結合自身工作特點和事業單位的管理體制建立適合自身工作發展的切實有效的內部管理控制體系，以預算為主線，貫穿始終，以資金管控為核心內容，加強對資金流通各個環節的設計與監管，明確內控要求與規則，使資金在流程的合法合規的條件下運轉。使風險教育、內控制度深入至學校全體教職工的思想，明確責任到人。高職院校應從上到下全員行動，認真學習《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會[2012]21號），明確內部控制的目標、對象、原則、手段。加強學校各部門的橫向聯系、溝通和監管，強化全校一盤棋的意識，明確在內部管理中各崗位、部門的職責描述，建立與院校自身相適應的內部控制系統，并聘請會計師事務所對內部控制系統的科學性、可行性進行評價。

現階段高職院具有資金來源渠道多元化趨勢的特點，除了財政撥款還有很大一部分自主經營性收入，面臨風險較多。從單位體制上看，企業的內控機制建設比事業單位要先進很多，建議高職院校在這方面參考《企業內部控制基本規范》建立風險預警機制，加強資金的日常核算和內部監督，及時發現問題，防患于未然。

2. 完善內部控制制度，確保資金安全性

（1）堅守不相容崗位相分離的原則。完善高職院校人員配置，對于不相容崗位決不能由同一人擔任，必須由兩個或兩個以上人員共同負責。應做到有效分離：授權和執行相分離；執行和記錄相分離；記錄和保管相分離；保管和審查相分離。例如出納人員不能編制會計憑證，空白支票與印章分離保管，余額調節表的編制與復核相分離。職責分工明確，形成嚴格的內部制衡機制，以減少發生舞弊現象的可能性。

（2）預算算編報和執行實行全口徑、全方位、全過程控制。建立以預算管理為主線，資金管控為核心的全口徑、全方位、全過程控制。逐步建立預算編制有目標、預算執行有跟蹤監控、預算完成有評價、評價結果有反饋、反饋結果有應用的“五有”新機制。單位除了要有年度預算編制，還要有月度收支預算。單位各個部門應當通過信息平臺按年報送年度預算、按月報送月度支出預算。充分利用信息化系統對執行情況進行實時督促，及時發現執行過程中存在的風險，大大發揮財務部門對全盤工作的監督控制作用。

（3）按預算加強對收支業務的監管力度。嚴格執行對全部收入歸口管理，嚴防賬務資金體外循環形成“小金庫”。對于財政收入以外的經營性收入，從合同管理入手，充分利用信息化手段，把合同簽訂重要要素錄入系統，并作為應收款項處理，設制收款日提醒，當收款期限到時未收到款項，信息系統自動發放提醒通知業務部門、財務部門及單位領導，以便及時查明原因，落實催收責任。對于支出業務制定相關制度加強支出預算管理，各部門通過信息平臺于當月未上報下月支出預算，報銷審批嚴格按月度預算執行，沒有預算不予支出。月中可追加一次預算調整用于突發情況支出并報領導批準。

（4）實施定期輪崗制度，保證資金的完整性和安全性。對于關鍵崗位，實行定期崗位輪換，通過輪崗，減少資金管理和控制中出現不法行為的可能性，也能有效避免“小金庫”現象的存在。

（5）加強對票據的監督。對于收到的票據，充分利用現代信息聯網途經，核查票據的真實性，對于開出的票據，確保編號的連續性，做好票據記錄臺賬。加強對票據購、收、發、存的管理。

3.建立資金統籌機制，提高資金使用效率

（1）實行全面預算，精細化管理。對高職院校應該對有限的資金加以斟酌，精打細算，制定詳細的預算，將粗線條預算精細化，可使財務部門有針對性地加強預算執行力，提高資金使用效率。以年度預算作為組織、協調各項資金活動的基本依據，將年度預算細分為季度、月度預算，通過實施分期預算控制，實現年度預算目標。按年度和學年將各類資金預算納入學校財務部門歸口統一管理，在編制預算的過程中要結合上一年度預算落實情況和部門業務發展規劃合理進行編制，明確資金投入方向和重點，加強學校財務部門在預算執行過程中的宏觀調控能力，各部門預算科目編制要細致到詳細條目，年度預算執行情況要與部門績效考核相結合，并在全校范圍內公示，督促部門切實認識到預算制度的重要性。

（2）統一采購，建立嚴格的招投標制度。采購由專人歸口負責，不相容崗位有效分離。發揮集中采購的規模化效應，有效降低采購成本。對于日常采購，采用信息平臺隨機抽取供應商；對于大宗貨物或服務的采購，建立采購業務的公開招標、評標、談判、合同簽訂執行的全程監控機制。招標結果在學校進行公示，真正實現開標、評標、詢標、決標全程操作的公開、民主和規范化。有效提高資金使用效率，降低成本。此外建立健全學院的法務工作機制，建立外聘律師審查機制和紀委的監督辦公機制，對所有涉及采購的合同和項目包括招投標過程進行審核和監督。進一步杜絕資金浪費和腐敗風險的出現，把權力關進制度的牢籠，規范流程，使資金使用流程更加規范和合理。

（3）推進事務公開，資源共享。不僅要推行財務公開，全校的各個部門的事務都要公開，要充分利用職工代表大會制度，充實職代會內容，發動每個職工全員參與。建立合理透明的學院內部的資源共享機制，定期舉辦全校教職工事務公開大會，分享舉辦了什么活動，項目進行到什么程度，購買了什么服務，添置了什么資產，建立定期的資產和項目審查統計巡視制度，對學院所采購的資產和服務進行定期摸查，使學院資產得到充分運用，實現資源共享和部門間的橫向交流，避免資源浪費，立爭在校內形成優勢互補、資源共享的良好氛圍。在保證學校正常的教學科研外，充分利用資產的剩余力，向其他機構提供有償服務，實現效益最大化。

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作者簡介：

武珺（1981—），女，漢族，現為對外經濟貿易大學國際商學院在職人員高級課程研修班學員。endprint