檔案數字化建設淺析

王連合

【摘要】隨著信息化時代的到來，檔案管理工作帶來了新的發展契機，如何加快檔案管理數字化進程，成為擺在檔案管理工作者面前的一個重大課題。本文從檔案數字化建設的含義出發，分析了檔案管理數字化建設的現狀，對檔案管理數字化建設的不足進行了剖析，并提出了建議，為加速檔案管理數字化進程提供參考。

【關鍵詞】檔案管理 建設 數字化建設

一、檔案數字化建設的含義

檔案數字化建設是指利用計算機技術、掃描技術、數據庫技術、存儲技術等高新技術把各種紙質、聲像等傳統介質的檔案轉換為數字化檔案，利用網絡將其連接，通過計算機加以管理，最終形成一個檔案信息庫，實現檔案的共享與快速利用。

從數字化的程度來看，檔案數字化的內容有兩個不同層次：一是檔案目錄的數字化，其目標是建立檔案目錄數據庫，其關鍵就是規范檔案的著錄標引，并科學選定檔案目錄數據庫結構；二是檔案全文的數字化，可以采用掃描錄入方式，將檔案全文按原貌逐頁存儲為圖像文件，并為其編制目錄索引，或是經光學字符技術識別后采用文本格式存儲檔案內容，輔之以全文檢索數據庫兩種不同方式。在檔案數字化過程中，可以根據檔案的自身特點和檔案部門的實際情況將這兩種方式結合使用。

二、檔案數字化建設現狀分析

就目前形式而言，我國檔案管理數字化廣泛推廣實施開來的條件尚不具備，在當前由傳統檔案向數字信息化轉變的歷史時期中，所要解決的首要技術問題是：檔案信息資源數字化的技術還不成熟且不經濟。現階段信息資源數字化的主導方式是鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入兩種。前者的主要缺陷是速度慢、效率低和成本高，后者則存在圖像質量不高、源文獻的“背景干擾”、掃描速度和單位成本高等缺陷。在網絡技術開發與檔案信息網絡建設方面，目前我國檔案信息的網絡化建設由于缺少統一的技術標準，故無法對各館檔案數據庫進行搜索，從而造成數據庫資源無法共享。因此可以說，我國的檔案信息網絡工作總體上仍處于理論的探討階段，尚未形成實踐性推廣。

三、檔案數字化的必要性分析

檔案信息資源作為社會信息資源的重要組成部分，已深入到社會活動的每一個角落，貫穿于人們的日常生活之中。檔案信息化建設已成為信息時代檔案工作者面臨的重要課題和發展契機。 檔案數字化建設作為檔案信息化建設的基礎工程和重要內容，不僅是檔案工作未來發展的主流，更是當下時代特征的重要表現。 因此檔案數字化建設對我國檔案事業和社會實踐活動具有多重意義。

（一）檔案數字化建設是時代信息化進程的迫切需求

隨著世界信息技術的迅猛發展，計算機、網絡技術對各行業發生著深遠的影響，并潛移默化的改變著人們工作、生活的方式。信息化時代的到來也同樣給檔案管理工作帶來了新的契機，因此，檔案管理信息化變得日趨緊迫。隨著辦公自動化水平的不斷提高，無紙化辦公已成必然趨勢，由此形成了大量的數字化檔案，檔案管理必須從傳統的實體管理向信息化管理方向發展，才能滿足時代發展的需求。因此，檔案數字化是信息時代的必然產物，檔案數字化管理較之傳統的實體檔案管理，有著無可比擬的先進性和時效性，它將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數字化的形式存儲， 以網絡化的方式連接，實現了檔案信息資源的及時利用與共享。

（二）檔案數字化建設是社會發展的客觀需要

檔案中包含了大量的數據、資料、圖表、文件等原始憑證，是最真實、最可靠、最具說服力的歷史記錄，同時也是信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經濟價值。當今社會，機構負責人根據檔案做出重大決策需要迅速、準確，各職能部門工作查考要求快速、及時，社會廣大公眾對檔案信息需要量正不斷增加，人們已越來越多地關注檔案信息獲取的時效性和便捷性。而數字化檔案相比傳統檔案載體來說，既方便獲取，又不會對檔案原件造成損壞。因此，檔案部門只有盡快改變傳統的管理、檢索和提供利用方式，不斷加快檔案數字化建設，才能及時、準確地為社會各界提供利用，進一步實現檔案信息資源的社會共享。

四、檔案數字化建設中的問題分析

（一）制度有待完善

檔案數字化工作必須依據統一的標準規范進行，使檔案數字化工作能夠有章可循。但就目前來看，檔案數字化相關的技術標準、規范并不完善，需要制定相關制度，以此作為檔案數字化工作的依據。

（二）專業人才緊缺

檔案數字化工作是一項專業性較強的工作，要求檔案管理人員具備較高的綜合素質，不僅要求其具備檔案專業理論，還要熟悉計算機掃描、音視頻處理等較高的計算機技能，而檔案部門的檔案管理人員相對較少，更談不上具備計算機技能的檔案管理人才，因此，從總體來講，檔案部門缺乏全面掌握數字化知識的檔案管理人才。

（三）硬件技術有待升級

目前，雖然大部分單位檔案部門己經建立了本部門的局域網，己建立了初具規模的信息化體系，但實際上現有檔案管理模式，還主要是手工管理模式，很少通過計算機技術對檔案進行管理雖然有些單位檔案管理部門配備了一些先進的計算機設備，但仍然存在部分設備老舊過時的情況有些檔案管理系統軟件也存在過時的情況，導致相關檔案數據無法讀取并且缺乏一個操作簡單、功能強大的檔案管理系統。

（四）數字化帶來的安全問題

將檔案數字化后，因為計算機技術的不斷發展，數字化檔案信息可能存在以下安全隱患檔案數字化載體的壽命一般不長，這時候如果沒有產生新型載體，數字化的檔案信息將面臨無法讀取的危險檔案管理系統的軟件和硬件更新換代速度相對較快，導致換代后系統中的數字化檔案也可能無法讀取檔案管理系統本身也存在許多威脅檔案信息安全的問題，這些問題若是沒有解決，數字化的檔案信息將面臨巨大威脅，可能造成無法挽回的損失。

五、完善檔案數字化建設的建議

數字化檔案的特點和利用特點要求我們更新思維，采用科學的方法，促進數字化檔案信息的利用，從而更好地為經濟和社會發展服務。要做好數字化檔案信息的利用工作，主要應把握好以下幾個方面：endprint

（一）權衡費用與價值，做好數字化檔案的鑒定工作

在進行數字化建設過程中，一定要把握好檔案數字化處理的度，通過對數字化處理的成本、所需費用與檔案開發利用的價值、效益進行權衡，避免不必要的浪費、減少日后的管理成本，如果不進行成本、效益分析，檔案數字化建設所產生的價值等于或小于建設所需費用，檔案數字化建設就沒有任何意義，甚至是一種浪費。因此，在檔案數字化建設中，要講究成本觀念和效益觀念。

（二）加大數據庫建設的投資力度

數字化檔案信息資源數據庫是對數字化檔案信息進行存儲、處理和維護的軟件系統。包括數字文件管理系統、數字目錄中心管理系統、數字化檔案管理系統等。首先，要加大數字化檔案信息資源數據庫建設的力度。其次，要加大電子文檔管理系統建設的力度。

（三）加強數字化檔案信息網絡建設，促進數字化檔案信息的網絡化利用

加快檔案網站建設。加強數字化檔案信息資源的組織建設。不同的檔案部門應搞好館際協作，在數字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協調，注重數字化信息資源建設的質量，避免重復建設，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務，真正實現信息資源共享。

（四）增強職工檔案意識

檔案部門應加大對檔案數字化工作的宣傳力度，每學期定期召開由各部門兼職檔案員參加的檔案培訓，由學校檔案管理人員對兼職檔案員的歸檔工作進行指導，宣傳檔案相關制度，講解檔案管理系統的使用方法等。同時在校園里也應適時開展檔案知識和對檔案數字化的宣傳活動，使學生和教工廣泛了解檔案數字化的便利性，提高對數字化檔案的利用意識，最終有效提高人員的檔案意識。

六、結語

檔案數字化建設是一項復雜的、龐大的系統工程，也是一項長期的、艱巨的戰略任務。因此，對于檔案數字化建設理論的研究也是一個十分復雜的課題，不是一篇文章的論述所能解決得了的。我國檔案數字化建設才剛剛起步，還需要不斷探索完善，本文僅從現狀、存在問題與對策方面給予理論探索，但問題可能并未全面完備，需要進一步完善，為我國檔案數字化建設提供更好的理論保障。

參考文獻：

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