高校檔案管理工作創新芻議

李陽

摘 要 隨著形勢的發展變化，高校傳統的檔案管理方式已經顯得落后，必須與時俱進，從思想觀念、學習內容、完善制度、管理手段、服務方式等五個方面進行創新，使檔案工作更好的為高校的教學科研服務。

關鍵詞 高校 檔案管理 創新

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

1 創新思想觀念，完善工作思路

創新是當今時代的潮流，面臨新形勢和出現的新問題，隨著信息化的飛速發展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰。高校的檔案管理工作必須打破原來的思維方式，解放思想、更新觀念。過去，檔案工作者習慣于按照框框套套、照抄照搬、上傳下達的被動的傳統管理方式，檔案工作創新意識不強，墨守成規。在全面深化改革的新形勢下，檔案工作者要善于抓住機遇，增強責任感和緊迫感，完善管理手段，不斷提高工作水平，走出自我封閉的思維模式，真正實現工作思路的創新，轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理，建立有效的信息系統，充分合理地使用電子檔案，逐步將先進的檔案管理技術和檔案管理設備引入到具體的教學科研工作中，從而實現教學檔案管理的信息化、智能化和網絡化。努力實現檔案信息充分有效利用，為提高高校的教學質量和科研水平服務。

2 創新學習內容，提高工作水平

隨著信息化的快速發展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，在信息時代的大背景下，檔案工作不再是簡單的手工整理、裝訂、抄寫、編目等重復勞動。豐富的專業知識、計算機操作技術及先進的管理手段是檔案人員必須具備的基本素質，也是衡量檔案管理水平的基本標準。高校是以教學為中心，以科研為基礎，檔案工作也必須有利于提高教學質量和科研水平來進行。目前，高校的許多工作已開始步入網絡化管理，一體化運行，信息化共享的階段，檔案工作者原有的知識結構已經不適應高校發展的要求，必須要刻苦努力學習新知識、掌握新技術，了解大數據。要能熟練的進行計算機操作，還要對各種文件信息、數據庫、新網絡等具備分析處理的專業知識，積極迎接時代的挑戰，在調整知識結構中不斷實現自身知識的更新。高校領導和上級檔案管理部門也要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行學習深造離崗培訓，不斷提高業務素質，增強工作能力。

3 創新完善制度，激發工作活力

體制機制的創新和完善是搞好檔案管理工作的根本保證，只有建立健全一套適應時代要求和學校發展要求的檔案管理規章制，以制度的有效執行來確保檔案的完整、安全和有效利用。同時，認真修改和完善檔案業務規范，全面實現檔案管理制度創新，增強制度約束力，來提高高校檔案的工作效益，為學校的發展做好服務工作。創新完善高校的檔案管理制度，一方面，要根據學校的相關規定和標準，并結合本部門的具體情況，制定相應的各項具體管理制度，如學院和部門的教學檔案管理實施細則，監督內容，激勵獎懲措施等等。另一方面，要確立檔案管理人員的崗位管理制度，包括檔案的搜集、保管、利用等要有專人負責，明確工作人員和職責范圍，做到責權明確，獎罰分明。

4 創新管理手段，提高工作效率

隨著信息傳播和網絡技術的發展，記載檔案消息的方式將走向多媒體化，電子文件檔案收、管、用的全程信息化將進入檔案管理新領域。高校的辦公自動化和信息化也把檔案工作帶進了一個新階段。檔案的網絡化、數字化能充分發揮檔案部門的職能，使之能及時、高效、準確地為利用者服務。使利用者可以不受時間地點的局限，隨時隨地實現檔案的查閱。新興科技的運用改變了以往檔案消息存儲、加工、管理、利用的傳統方式，借助網絡技術和高性能計算機等實現了檔案信息的有效利用。因此，高校檔案部門應根據學校發展長遠目標，加快檔案管理現代化建設步伐，逐步實現應用計算機處理檔案業務和網上查詢，努力提高辦公自動化水平，力爭盡快實現信息數字化管理。同時，要努力改善學校檔案管埋設施，增加檔案管理設備和改進管理手段，提升檔案利用工作的科技含量。檔案室要大力推進管理技術的創新，并積極推廣檔案管理先進經驗，實現科技興檔，帶動各部門檔案管理工作逐步走向現代化，使檔案工作更好的為高校的教學科研服務。

5 創新服務方式，推動工作發展

高校檔案工作為社會和學校服務，是檔案工作的根本任務和永恒主題。沒有服務，檔案就失去其應有的價值。隨著學校數字化信息化的發展和進步，為我們提供優質高效的檔案服務創造了條件。這就要求檔案工作者要牢固樹立服務意識，改進服務方式，提高服務的及時性和有效性，不斷拓寬服務領域，強化服務功能，在服務中實現自身價值，實現檔案工作再上新臺階。為此，檔案部門應從以下幾方面做好工作。一是改變以往重管理、輕服務的管理模式。端正服務態度，改變坐等上門的被動做法，走出檔案室，深入各部門，幫助解決檔案管理中的相關問題。二是充分利用計算機、縮微、磁盤等方式儲存檔案信息，進一步辦好檔案信息網站，通過網絡信息的快速傳送，達到信息共享，提高服務質量。三是實現檔案的綜合性服務。改變過去檔案服務單一的方式，簡化實體管理，提供完善的信息網絡化服務，并適時推出新的服務項目和內容。四是提供新的服務內容。結合館藏實際積極組織編寫各種檔案史料匯編和各種專業檔案參考數據，為學校領導決策提供參考和滿足各部門對檔案信息的多種需要。

參考文獻

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