試論企業(yè)檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立的必要性

沈麗輝

摘要：在現(xiàn)代信息技術(shù)的推動(dòng)下企業(yè)的發(fā)展逐漸融入計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)在實(shí)際中的應(yīng)用為企業(yè)帶來極大的便利，在此條件下對(duì)于企業(yè)檔案管理來說其計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立的重要性也體現(xiàn)了出來。本文從檔案管理工作的現(xiàn)狀入手，探討了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立對(duì)企業(yè)檔案管理工作所起到的作用，分析了在企業(yè)檔案管理中存在的不足之處，并根據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立內(nèi)容提出了在實(shí)際操作中應(yīng)注意的事項(xiàng)，全面深入的分析了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立為企業(yè)檔案管理帶來的發(fā)展契機(jī)，使計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以更好的在實(shí)際中進(jìn)行應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；必要性；要點(diǎn)

目前，檔案工作信息化是檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)，也是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中對(duì)企業(yè)檔案管理的必然要求。當(dāng)今企業(yè)檔案管理已經(jīng)普遍采用了信息化的模式，但多數(shù)還是以單機(jī)管理為主，在管理中只是應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理、存儲(chǔ)、歸檔等工作，此種模式顯然已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)信息化時(shí)代，無(wú)法為企業(yè)檔案管理工作帶來發(fā)展及變化。為此，對(duì)于檔案管理來說其必須要尋求新的發(fā)展及突破，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立是目前企業(yè)所需要面對(duì)的最主要問題與發(fā)展需求。

一、企業(yè)檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立的必要性

（一）減少人力資源應(yīng)用，提高檔案管理效率

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立突破了傳統(tǒng)檔案管理模式的局限，其在應(yīng)用中可以有效的提高工作效率，通過電子化的檔案管理模式可以減少不必要的人力支出，同時(shí)相同的檔案數(shù)據(jù)可以進(jìn)行復(fù)制、重復(fù)使用，使檔案資源利用效率更高。

（二）檔案應(yīng)用更加方便，提高檔案管理服務(wù)水平

通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立可以使企業(yè)內(nèi)部形成完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使檔案資源獲取更加方便，檔案資源的高度共享使其查詢、檢索等不再受時(shí)間、空間的限制，同時(shí)通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用可以完善檔案管理部門的服務(wù)功能，使其在實(shí)際中可以根據(jù)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的需要提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。

（三）建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完善檔案管理功能

在企業(yè)檔案管理中建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)需要具備相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，這也是檔案管理向著現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展的必然要求。同時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以保證檔案資源不受外界因素的影響出現(xiàn)損壞的情況，保證此類檔案資源可以得到良好的存儲(chǔ)及管理。同時(shí)通過對(duì)檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立，還可以增加管理功能，使檔案工作的開展可以滿足企業(yè)的多方面需求，推動(dòng)相關(guān)工作的開展。

（四）推動(dòng)檔案資源共享，保障檔案獲取更加全面

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立使企業(yè)檔案不再只局限于企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用，使檔案資源的利用更加充分，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中通過檔案資源共享、推介、交流可以增強(qiáng)外界對(duì)企業(yè)的了解。同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案資源的獲取也更加方便，有利于信息的采集，從而在其中提取出有用檔案資源。

二、企業(yè)檔案管理中存在的不足

（一）檔案管理信息化水平不高

企業(yè)檔案管理工作中信息化建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的必然要求，通過數(shù)據(jù)庫(kù)的建立及檔案電子化、數(shù)據(jù)化，使檔案管理工作的開展更加高效。但是根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前在企業(yè)中檔案管理信息化水平整體偏低，其多數(shù)處于檔案管理信息化的初始階段，這也使檔案管理工作在實(shí)際中所具備的功能及服務(wù)較少，達(dá)不到信息資源在企業(yè)內(nèi)部全面共享及應(yīng)用的效果，對(duì)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的檔案信息不能完全匯總及管理，使檔案管理工作沒有達(dá)到理想的效果。

（二）檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立體系不健全

在企業(yè)中檔案管理的重要性及起到的作用經(jīng)常被忽略，這也造成了其計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立沒有受到應(yīng)有的重視，沒有相應(yīng)的體系及制度作為支持，造成檔案管理工作中其信息化程度不高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立水平偏低，不能充分發(fā)揮出其在檔案管理工作中應(yīng)有的成效。

（三）檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)有待提高

為確保檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的建立可以順利施行并運(yùn)用，要求檔案管理工作人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)，保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立可以滿足企業(yè)需求，并建立起適合檔案管理應(yīng)用的管理系統(tǒng)，同時(shí)檔案管理人員還需具有專業(yè)的管理技能，以此來適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作的需要。但在實(shí)際工作中，一些檔案管理工作者對(duì)計(jì)算機(jī)技能掌握不夠熟練，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)更新要點(diǎn)掌握不足，造成其無(wú)法滿足企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展需要。

三、企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立的基本構(gòu)想

（一）網(wǎng)絡(luò)建立的基本目標(biāo)

建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案局域網(wǎng)，將檔案局域網(wǎng)聯(lián)入企業(yè)信息管理網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享。檔案部門可根據(jù)企業(yè)的近期基本規(guī)劃，制定切實(shí)可行的方案。技術(shù)、資金雄厚的企業(yè)可統(tǒng)一規(guī)劃，一步到位；資金不足的企業(yè)可采取統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施的方法，逐步擴(kuò)大系統(tǒng)功能。

（二）加強(qiáng)人才培訓(xùn)，提高隊(duì)伍素質(zhì)

檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的成敗，關(guān)鍵取決于人才。具有高素質(zhì)、高技術(shù)的人員，才能建立高水平的網(wǎng)絡(luò)，因此，應(yīng)注重檔案人才的業(yè)務(wù)和網(wǎng)絡(luò)化培訓(xùn)。一方面，要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)知識(shí)水平。另一方面，要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷掌握新知識(shí)、新技術(shù)，盡快造就一批既懂檔案業(yè)務(wù)、又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的需要。

（三）保證檔案資料的全面性

企業(yè)檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立要保證每個(gè)細(xì)節(jié)之處認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、詳細(xì)。企業(yè)內(nèi)部員工需要全力配合檔案管理人員，保證個(gè)人檔案的真實(shí)性，能夠正確反映員工在企業(yè)的真實(shí)工作情況。檔案管理人員在進(jìn)行收集工作時(shí)，需要從企業(yè)內(nèi)部各部門管理者、人才資源部門和財(cái)務(wù)部門做好溝通工作，只有做好基礎(chǔ)工作部門，使檔案資料更加全面完整，才能促進(jìn)企業(yè)的未來發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來說，檔案管理工作的開展水平在一定程度上反映出企業(yè)管理的水平及現(xiàn)代化發(fā)展程度，為此在實(shí)際中必須要通過合理的技術(shù)及方法來建立企業(yè)檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使其可以適應(yīng)社會(huì)及企業(yè)的發(fā)展需要。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立對(duì)企業(yè)檔案管理具有至關(guān)重要的作用，企業(yè)管理人員和員工必須充分認(rèn)識(shí)到其價(jià)值，是企業(yè)的戰(zhàn)略制定和未來發(fā)展堅(jiān)實(shí)的后盾力量，而且能夠提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（作者單位：云南煤礦安全技術(shù)中心）endprint