文書檔案管理中存在的問題及對策的探究

陳敏敏

摘 要：目前，文書檔案管理已經成為企業管理中的一項重要工作，文書檔案對企業管理工作的順利開展有著重要的作用。企業在進行文書檔案管理時，一定要對其有高度的重視，使其規范化，提高檔案的利用率，為企業管理工作創造有利的條件。本文針對文書檔案管理存在的一些問題進行了探究，并提出了相關的解決對策，希望對提升文書檔案管理水平有所幫助，以供參考。

關鍵詞：文書檔案管理；存在的問題；解決對策

所謂文書檔案，可以理解為是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。由于這類檔案在其產生、內容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規律有重要意義，是各單位發展歷程的記載，也可為單位的經營發展與科學決策提供參考依據，所以各單位、企業、組織等，要對其有高度的重視文書檔案管理工作，并及時發現管理工作中的不足，并且針對這些不足提出解決對策，為企業檔案管理工作的順利開展提供有利的保障。

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）不重視檔案管理工作。當前我國大部分的單位，過分的注重企業自身的業務發展，忽略了當下的綜合管理問題，尤其是對文書檔案管理工作的疏忽，直接導致了文書檔案管理工作混亂的局面。而且由于檔案管理工作非業務工作，各部門不重視，很多的文書檔案收集、整理的不及時，導致很多原始資料不能第一時間被有效收集歸檔。同時，由于企業忽視了文書檔案管理的重要性，認為沒有必要在檔案管理方面投入過多的人力、物力和財力，各部門之間也不能相互默契的配合，使文書檔案管理工作無法順利的開展，進而影響企業的健康發展。

（二）文書檔案管理制度不健全。在現今快速發展的網絡時代，科學技術在管理中的應用已經成了主流趨勢，但由于沒有健全的文書檔案管理制度作為保障，專職檔案管理人員無論是在數量上還是質量上都有缺口，管理人員對于文書檔案管理也只停留在完成基本任務上，并不能結合實際對檔案管理技術和管理方法進行創新，無法使先進的科學技術融入到文書檔案管理工作中，進而無法有效和提升文書檔案管理工作。

（三）文書檔案管理的模式落后。目前在單位文書檔案管理工作中，有企業對大部分的文書材料仍然采用紙質文書檔案管理模式，并沒有使用檔案管理的信息化技術，配備檔案管理信息化系統，而這種紙質檔案管理模式已不能適應當下快速發展的企業。同時，在檔案管理的過程中，檔案管理人員的專業素養和綜合能力也有待提高，仍存在部分檔案管理人員不能正確認識到文書檔案管理的重要性，沒有樹立正確的觀念，導致他們對待自己的工作沒有責任心，難以用高效率管理方式開展管理工作，不能提升自身工作效率，無法全面優化文書檔案管理工作體系，這些都是在未來檔案管理工作中必須重視和要努力解決的問題。

二、文書檔案管理中問題的解決策略

（一）建立健全的文書檔案管理機制。要想使文書檔案管理工作順利的開展，那就得在領會和把握國家關于檔案管理工作相關規章制度的基礎上，結合單位實際，制定出科學化、系統化的文書檔案管理工作機制。將文書檔案管理工作放在提升科學管理文書檔案的水平上，逐步落實文書檔案管理中細節性的工作，充分調動文書檔案工作者的積極性，不斷探究適合其發展的管理機制，對實際工作中所出現的問題進行及時修正。完善文書檔案管理制度，激發從業者開展文書檔案管理的工作熱情。此外，單位高層領導應該加大對文書檔案管理工作的重視，建立檔案管理組織機構，加強檔案建設硬件設施投入，促進文書檔案管理工作的順利開展。

（二）提高文書檔案管理的信息化水平。檔案管理的信息化水平直接關系到文書檔案管理的效果和工作的質量，想要提升文書檔案管理的信息化水平，需要加強基礎性的建設，做好硬件上的保障才能為信息化提供支持。首先，要創新信息化管理理念，加大硬件設施投入，實現檔案電子化管理。利用新型創新信息化管理文書檔案的科學手進行優化各種資源，合理簡化各類文書、檔案資源的分類與整理，逐步將文書與檔案管理推進數字化與信息化的軌道上面。其次，搭建科學信息管理平臺，實現文書檔案管理資源共享。并把各類信息進行數字化處理整合，運用多元化媒體來收藏與呈現，在“收、存、管、用”等方面進行科學管理，通過文件管理、預歸檔管理、檔案管理規范流程，為檔案的及時閱取提供了極大的便利。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質。隨著信息時代的發展，文書檔案信息的復雜程度越來越高，想要提升文書檔案管理的水平就必須先從提高文書管理人員的綜合素質著手。對文書檔案管理人員的具體情況要有詳細的了解，根據不同的人員開展有針對性的培訓，不僅要提升他們的專業管理技能，而且還要提升他們的職業素養。首先，針對管理技能欠缺的人員，可以通過多媒體教學、技術交流會、座談會等形式進行培訓；其次，可以通過板報、宣傳欄、宣傳海報等形式，加強各人員的職業素養，使其認識到文書檔案管理的重要性，以及自己本身肩負的責任使命；最后，還要制定相應的考核機制和獎勵機制，對各人員的培訓效果進行檢驗，激勵人員積極參加培訓，提升自身的綜合素質。

三、結語

目前，雖然文書檔案管理工作中仍然存在著一些問題，但是只要各企業、單位能對這些問題有高度的重視，并就現實中存在的問題加大整改的力度，那么文書檔案管理水平必然有所提高，同時也能為企業的健康持續的發展提供有利的保障。

參考文獻：

[1]羅秀英.淺談文書檔案管理中存在的問題及對策探究[J].辦公室業務，2017，03：144.

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