中小企業信息化之網上報銷解決方案

王萍

摘要：網上報銷系統作為企業ERP信息化管理系統的一個新興模塊，近幾年被很多企業廣泛應用，盡管該系統較傳統的財務、供應鏈等系統發展起步較晚，但由于其運用方式靈活，涉及的業務流程相對簡單，而涉及的用戶群卻往往是全員式的，且效果立竿見影，幾乎沒有失敗的案例，已經實施網上報銷系統的企業普遍取得較好的運用效果。

關鍵詞：網上報銷；信息化；ERP

ERP系統作為新一代集成化管理信息系統，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺已經廣泛在企業中運用。傳統ERP從MRP（物料需求計劃）發展而來的，它擴展了MRP的功能，其核心思想是供應鏈管理，它跳出了傳統企業邊界，從供應鏈范圍去優化企業的資源。本文中跳出傳統ERP的供應鏈管理的范疇，僅就龐大ERP系統中一個細小分支——費用網上報銷管理流程進行闡述，通過介紹網上報銷系統信息化解決方案，來分析這一新興的ERP模塊給企業管理流程帶來的效率的提高。

一、費用報銷管理面臨的問題

傳統報銷模式下，員工粘貼各種票據，填寫報銷審批單，傳遞給各級領導及財務人員逐級簽字，簽字完成后尋找出納進行付款，這種報銷模式存在的問題非常明顯：

（一）作為普通員工不知如何填寫單據，填寫及整理單據花費大量時間，遺漏及遺失單據的問題時常發生；報銷流程審批復雜，無法得知報銷審批已流轉到哪個環節，不能及時報銷；找不到審批領導，或者經常在不恰當的時機去找領導簽字，在眾多審批領導辦公室間來回跑；無法實時有效的查詢單據的流轉狀態，及歷史報銷單據。

（二）作為管理者，審批人時常被打斷工作思路進行單據的審批，若出差，無法及時審批；不能及時掌握費用的發生及預算情況，很難做出審批決定；不能及時、快速的查詢歷史財務數據機報表；對研究項目的支出數據不能整體掌握，無法合理控制費用。

（三）作為企業財務人員，統計工作量大，單據分類復雜，審核單據、審核流程、編制憑證，工作量大且機械；手工匹配賬號等信息，容易出錯；無法快捷查詢報銷費用信息，不方便做統計分析，匯總報表工作量大且準確度低。

二、網上報銷系統解決方案介紹

（一）方案原理

網上報銷管理系統通過內部網絡或者互聯網絡實現了報銷業務的網上申報和辦理，根據企業的報銷流程在系統中設置單據的流轉流程，支持“先領導審批后財務稽核”、“先稽核后審批”等多種流程設置。

報銷人在系統中填寫報銷單據，無財務人員填寫的相關信息，界面更加直觀、易用；領導審批時可以聯查報銷人的單據，并進行預算查看；財務對流轉過來的單據進行稽核，計算補助、打印等，并與總賬系統關聯自動生成憑證。可以根據不同的崗位進行員工、主管、財務查詢、報表統計等。

（二）系統集成應用

網上報銷系統作為ERP系統的一個子系統，在設計時應考慮實現與其他業務模塊的集成應用。

1.與資金系統關聯，報銷流程審批以后，直接傳輸數據到資金模塊完成網上付款。

2.與財務總賬系統關聯，付款或者報銷流程結束后，可以直接生成到財務總賬系統憑證。

3.與預算系統關聯：網上報銷單據錄入或者業務審批時，能夠判斷預算的執行情況，對于超預算情況進行提醒或者控制錄入。

4.與資信系統相關聯，當個人借支超過預警時予以提示或者要求系統必須強制沖銷個人借支才能付款。

（三）網上報銷解決方案內容

網上報銷業務流程，需要根據企業業務和流程特點關注以下幾點：

1.支持業務前置申請流程：業務申請是指員工對某一業務的申請，例如出差、采購等，這些業務一般都需要在執行完成后進行報銷。企業可以規定某些報銷業務必須經過事前申請前置流程，方可進行業務報銷后續流程。例如對出差差旅費的報銷，對交際應酬費用的報銷，一般企業都規定要有前置申請環節，這一環節放在網上報銷的前置流程，可以加強企業對費用的管理審批流程，防止虛假報賬。

2.系統單據格式和審批流程的靈活定制：企業的審批流程會隨著企業組織架構的調整，領導及角色的變化而隨時發生變化，網上報銷管理流程要求可以對費用單據設置多級、多步驟的審批流程，支持不同人員、不同角色不同的審批權限。差旅費和交際應酬的報銷格式要求可能會完全不同，差旅費要求有出差時間，目的地，車船費，住宿費的項目，而交際應酬費可能要求提供參與的人員，酒店名稱，應酬理由等，這就要求網上報銷系統必須提供靈活的單據自定義平臺，可以定制任意報銷單據格式及打印格式，隨時響應企業的最新變化。當然可以建議軟件提供方在系統預置大量最佳實踐的報銷模板，用戶借此提高本企業報銷系統的設計水平。

3.實現全過程的網上審批，單位領導可自由安排審批時間，消除被動審批造成的工作干擾。

4.報銷規章制度及填報說明隨時在系統查詢，實現真正的無紙化在線辦公。

5.提供同一費用在跨部門、跨單位進行分攤，這可能是手工報銷模式下花費再多的工作量也無法精確完成的工作。

6.費用的不同狀態滿足不同時期不同崗位的人員對費用的在線查詢需求。

7.通過網上報銷管理系統要加強對員工借款的管理，在報銷時可以設計強制沖銷借款才能付款的環節，系統能夠提供和外部往來賬一樣的賬齡分析報表，預警企業管理層和財務人員對超期借款的催繳。

8.預算預警設置，提供領導審批費用時可以聯查預算執行情況的時時報表，防止超預算審批。

9.提供財務人員直接對報銷人的單據進行稽核，稽核修改金額與原始填寫金額分成兩列，不直接修改原始填寫金額，報銷人可以查看申請金額與稽核金額的差異及原因，財務稽核完成或付款完成時可設置自動生成賬憑證接口。

三、網上報銷企業應用價值

（一）效率價值endprint

1.普通員工：通過報銷業務的網上處理，報銷人與業務處理人員不需要見面，避免報銷人因排隊等待引起的焦急不滿，減少了沖突的機會，業務處理人員也沒有了面對排隊帶來的壓力，提高了各方面的滿意度。

2.企業財務人員：根據報銷業務量合理安排處理報銷業務的時間，制定更有彈性的計劃，提高工作效率。

3.企業管理層：靈活安排審批時間，消除報銷簽字的敲門現象，減少工作中的干擾。同時系統對預算進行自動的剛性控制，各級管理層在審批時可以查看相關預算和業務的執行情況，協助領導做審批決策；領導可以隨時查看各部門各個員工的費用發生情況。

（二）管理價值

1.實現預算的剛性控制，堵住資金的漏洞。通過網上報銷的全員應用，使預算觀念深入人心，形成人人關心預算、人人參與預算的局面。

2.網上報銷作為一個全員應用的信息化系統，給各個崗位都帶來非常大的便利，讓所有人認識到信息化的好處和重要性，實現信息化概念的普及，推動信息化的進程。

3.通過和全面預算聯合使用，在預算中編制各產業單位的費用預算，在費用申請時進行費用預算的檢查和控制，有效的降低各項費用。

4.網上報銷解決了傳統報銷各個環節的成本浪費：員工排隊等待、財務被動應付、領導被動審批，有效提高了單位整體的工作效率；加強了費用控制強度，節約了企業成本，提高了企業競爭力。

5.通過系統對預算、限額、標準的自動處理，實現財務的精確控制。系統控制也消除了人為控制帶來的人情關系的困擾，使財務工作有法可依，有規可循。

6.網上報銷實現了報銷業務的網絡化處理，財務負責人可根據業務量靈活安排計劃，合理分配資源，使財務工作更加高效。

四、網上報銷解決方案適用范圍

綜上所述可以看到，網上報銷管理系統作為龐大ERP系統的一個細小系統，往往不被企業信息化部門和財務部門所重視，但其運用效果是立竿見影的，作為信息化已經相當成熟的企業，可以將網上報銷作為ERP的一個補充完善，網上報銷不涉及到企業各部門利益的重新分配，由于其流程簡單，設計的業務面窄，所以與其他系統的集成方式也比較容易，可有效幫助各部門提高效率和節約成本，信息化推進幾乎沒有阻力。對于信息化尚處于起步階段的企業來說更加需要嘗試，該系統的實施簡單，不需要對報銷員等做大范圍的培訓，會上網會打字就會錄入網上報銷單據，實施周期短，多則一月，少則半月。

（作者單位：濟南依科曼農業技術有限公司）endprint