物資采購供應管理中信息化的價值分析

王瑾

摘要：物資采購供應管理是管理體系的重要組成部分，其內容主要是對生產、經營、管理中所需物資進行有組織、有計劃的采購存儲和使用。一個企事業單位的發展，物質保障是基礎。物資采購供應管理的質量與效率與企業生產經營成本、資金周轉率、贏利能力和競爭力有著直接的關系。在當前信息技術高度發達的情況下，要在物資采購供應管理中加強信息化建設，通過信息化手段提高管理效率。文章分析了物資采購供應傳統管理方式存在的問題，闡述了物資采購供應管理信息化的重要意義，對信息化管理模式的構建提出了建議。

關鍵詞：物資采購供應；信息化；問題；價值；途徑

當前，隨著經濟文化全球融合步伐的加快，我國各行業逐漸采用先進的管理理念、模式與手段，信息化管理方式得到普遍應用。在物資采購供應管理方面，價值化的管理手段也得到了較快發展，逐步由信息化、自動化、智能化管理方式代替依靠人力的管理方式。在信息化管理模式下，減輕了人力負擔，減少了工作量，有利于提高管理效率，節約管理成本。其更重要的意義在于，物資采購供應管理的信息化，還有利于在一定程度上規避市場風險，減少物資沉積，加快資金周轉速度，從而提高企業的經濟效益和市場競爭力。

一、物資采購供應傳統管理模式中存在的問題

在企業的生產鏈條中，物資的采購處于生產經營活動的前端，也是生產經營活動得以開展的基礎。企業采購活動具有數量大、范圍廣、持續時間長、價值高、對下游生產管理影響大等特點，其管理的理念、方式、程序以及物資的質量、適用性等都會對企業的運行質量與效益產生直接的影響。在傳統的管理模式下，由于管理水平受人員素質、數量等方面的影響，在很多方面存在不確定性，因此存在以下幾方面的問題。

（一）風險控制水平較低

在采購活動中，價格是最重要的因素之一，在盡量降低采購成本的同時還要保證采購物資的質量。在此過程中，需要采購人員對物資的質量進行考察，同時要開展詢價和價格比對。這個過程往往要通過招投標來實現，供應商中標后再進行進一步合作，并簽訂供應合同。這一系列的程序非常繁瑣，而且耗時較長，需要大量的人員和資金。由于該過程環節復雜，而且人為因素過多，這就使采購活動與市場分析、產品分析、物資適用性等易出現脫鉤。而且，有的采購人員受利益誘惑，也存在商業腐敗風險，從而影響采購的質量與水平。

（二）供應商選擇科學性不足

在采購活動中，企業獲取的信息有限，除供應商的報價外，對其產品價格缺乏科學的考察手段與機制。在確定供應商時，由于信息不對稱，考察機制不健全、不科學等因素，對于產品價格、企業信譽、產品市場表現、企業生產管理水平能力等掌握不全面，影響了決策，有時存在一定的隨意性，為物資采購的成本、質量等埋下了隱患。

（三）采購效率不高

由于企業采購物資的意向經常發生變化，每發生一次變化，都要進行價格核定、招投標、市場考察、簽訂合同，而且每一筆交易都要進行單獨核算。這些繁瑣復雜的程序，導致物資采購的效率低下，也造成了人力、物力和財力的浪費。有時，由于采購周期過長，影響了物資供應，從而對下游的生產經營管理造成了不良影響。

二、物資采購供應管理中信息化的價值

（一）有利于成本控制

信息化支撐下的物資采購與供應，可以在更大的范圍內進行信息收集、分析與整理，并整合管理資源，實現采購、存儲、管理的集中化、智能化、自動化，減少了采購、存儲、供應繁雜的操作程序，降低了信息收集與倉儲管理的成本。在信息化的環境中，可以實現網上談判、協商、管理與采購，實現信息收集與交流的便捷化，降低了談判協商成本。同時，信息化還可以對企業內部需求與外部市場變化的監測分析，并根據監測分析的結果進行采購供應管理的調整，最大程度上實現對成本的全過程控制。

（二）有利于增強時效性

在傳統的物資采購供應管理中，由于信息不對稱或獲取信息渠道不暢，造成采購效率低下。而信息化可以方便快捷地進行各類信息的收集、傳遞與交流。信息化中的電子商務系統，使物資流轉的效率大大提高，可實時提供物資保障，避免了傳統管理模式下物資的沉積與供應滯后的問題。信息化還可以通過對物資供應數據的采集、智能分析、研判與預測，及時調整管理策略。

（三）有利于全過程管控

信息化可以應用于物資采購供應管理的全過程，并將各個管理環節進行整合，并把全過程的管理信息進行實時記錄、分類與分析，一方面可以實現永久可溯，一方面還能夠對非正常信息進行預警。這有利于實現物資采購供應的規范化與透明化，使全過程處于被監督狀態，從而規避風險。

（四）有利于供求雙方協同管理

利用信息化管理平臺，可使供求雙方實現對采購供應活動的協同化管理，并實時共享各類相關信息，實現相互間信息變化的快速響應，從而使供求雙方實現“無痕對接”，使供需活動在雙方協同管理下達到高度契合。

（五）有利于轉變管理模式

傳統管理模式的主要特征是人工管理、線下管理和粗放式管理。而在信息化環境下，可以實現智能管理、線上采購和精細化管理。這把人力資源從簡單重復的工作中解放出來。同時，信息化還可以實現對運營數據的自動收集與分析，通過對市場信息和供求信息的分析判斷，為戰略決策的確定提供科學依據，使物資采購供應鏈的價值得到整體提升。

三、物資采購供應管理中信息化的實現途徑

物資采購供應管理的信息化，首先要結合企業生產經營對物資需求的實際，構建信息化系統，其主要內容應包括需求計劃、采購、供應、耗費和用后處理等。構建物資采購供應信息化系統，其途徑主要有五個環節。

（一）預決算編制

物資需求的預決算是物資采購的重要依據。信息環境下的預決算，指的是物資采購預決算模塊的構建，其主要內容是物資需求預算、預算批準程序、主管部門、批準時間、獲批金額等。endprint

（二）編制采購計劃

采購計劃編制模塊主要內容包括各物資需求部門按照獲得批準的預算編制采購計劃，以及計劃的審批和執行情況。該模塊以全體物資供求相關人員為用戶，用戶可登錄查詢計劃執行情況、預算執行情況、相關人員領料情況等信息。按照各級管理人員的權限，設置計劃的申請、批準、錄入、處理、匯總、平衡等功能。

（三）物資采購

采購模塊是信息化系統的核心模塊。物資采購需要招標的，按照相關規定設置招標程序，包括信息錄入、審核、比價、市場價格信息收集、價格控制等，主要是事前規范、事中控制和事后監督。一是對供貨信息實現比價管理、限價管理、入庫價格與歷史價格和市場現時價格比對管理；二是在物資入庫時進行歷史價格查詢，以及價格信息提示和預警管理；三是對物資價格與指標進行高級別篩選，對價格和質量指標超常的進行分析和提示。

（四）物資供應管理

物資供應管理主要指物資抵達后的管理，主要內容有發票抵達管理、物資抵達管理、物資入庫存管理等。發票抵達管理指對物資采購的基本信息管理、付款管理。物資抵達管理的內容主要有對實際到貨的物資信息的錄入、登記、統計、查詢管理。入庫管理指對實際貨物的清點、檢驗、入庫以及庫存數量變化的管理。

此外，信息管理系統還包括領料管理、出庫管理、采購合同管理、物資統計管理、物資質量管理、供應控制管理等。

物資采購供應管理的信息化，有利于實現便捷化檢索與查找，對于采購的成本質量控制，采購活動的科學化、規范化、透明化等具有重要意義。信息化管理通過對信息數據的智能化收集與分析處理，大大提高了管理效率，減少資金占用，提高物資周轉率，從而提高企業效益，增強市場競爭力。另外，基于信息系統管理智能化的特點，基于信息化管理的大數據技術、云計算技術，可以解決傳統管理中由于信息不對稱等問題產生的決策失誤問題，為企業采購活動提供科學的決策依據。

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（作者單位：松花江水力發電有限公司豐滿大壩重建工程建設局）endprint