創新教學檔案管理模式規范教學檔案管理

陳燕凌

摘要：通過總結高校教學檔案的特點，分析目前高校教學檔案工作的現狀，建議加強高校檔案管理部門與教學管理相關部門的溝通研討，創新部門間相互合作的高校教學檔案管理模式，進一步規范高校教學檔案管理工作，使教學檔案更好地為高校教學工作服務。

關鍵詞：教學檔案；規范；創新

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）36-0012-02

隨著我國高等教育各項事業的迅速發展，現實工作中高等院校教學檔案的管理工作仍然存在一些問題，如何創新一種部門間相互合作的高等院校教學檔案管理模式，進一步提高教學檔案質量，更好地為提高教學質量服務，是目前教學和檔案管理人員工作中面臨的需要共同解決的重要問題之一。

一、教學檔案的特點

1.教學檔案內容豐富，材料分散。教學檔案來源于高等院校教學活動的各個環節，是高校檔案中數量最多的一部分，內容豐富，其中有保存價值的教學檔案也較多；有來源于上級主管部門的指令、規定、條例等和學校教學管理部門制定的各種制度辦法、教學成果等文件，還應包括二級學院的大量來源于教學真實記錄的材料，如教學工作細則規范、專業培養方案、教學改革、試卷、教學實習安排總結、學籍表、成績表、畢業論文、聽課記錄、教研活動記錄等等。這些教學信息涉及的部門和人員既有上級主管部門、學校教務處、研究生院、成教處等職能部門，也有二級學院及教研室、實驗室和教師等。來源于所有參與者的教學原始材料才完整準確，才能反映教學工作的真實面貌，收集整理形成的教學檔案才最具保存價值。

2.教學檔案層次多，形式多樣，專業性強，歸檔時間各不相同。高校辦學分為研究生教育、本科生教育與成人教育等，每個辦學層次的目標定位、教學要求、管理特點辦法不同，產生的教學檔案各不相同，各有特色。教學活動涉及課堂教學、教學實踐、學生學習整個過程，形式多樣各有特點，記錄教學活動的原始資料也就多種形式：紙質的、圖片的、光盤、音像等。不同的專業，培養目標不同，設置的教學環節也不同，由此形成的教學原始記錄也具有很強的專業性特點。根據教學檔案內容不同歸檔時間也有所不同：學籍表、畢業等材料按學年歸檔；有關教學行政文件、學籍處理類文書檔案按自然年度歸檔。

二、目前教學檔案工作現狀

1.高校檔案館與教學管理部門之間缺乏溝通和合作，互不熟悉工作流程。全校各層次的教學管理工作由教學管理部門（教務處、研究生處、繼續教育處）負責，這些部門自然以教學工作為重，教學檔案的歸檔只是工作中的細枝末結，從而不重視有關教學檔案方面的工作。校檔案館制訂的檔案管理文件中，有關教學檔案只規定了需要歸檔材料的范圍，而且內容過于抽象，沒有明確規定歸檔材料的要求和歸檔時間。二級學院收集教學材料時，缺乏統一的規范和要求，對教學檔案收集管理成了一種自發行為，一些教學文書檔案可能在校院兩級檔案管理過程中重復收集整理；而一些具體的、專業性強、豐富多彩的教學活動，應歸檔的珍貴教學實踐和課堂教學材料不能及時歸檔，收集整理的教學信息也不夠全面系統。另一方面，學校檔案管理人員時常忙于本部門的常規工作，深入教學部門不多，對教學管理工作的特點和流程不清楚，進行教學檔案的收集整理時，就會處于被動接收的地位，教學管理部門移交什么材料就接收什么材料。最終，歸檔的教學檔案質量和完整、系統性受到影響，使其在高校教學管理工作中的作用也大受影響。

2.教學檔案管理隊伍專業知識和綜合素質還需進一步提升。教學檔案產生于學校和二級學院的教學管理部門，大多由部門辦公室主任、教學秘書等工作人員兼任教學檔案管理員。近年來，教育部進行的各層次教學評估工作，使高校兼職教學檔案管理員都增強了檔案意識，但仍存在檔案管理專業知識欠缺的現象，尤其是二級學院的教學檔案管理，很大程度受到兼職教學檔案管理員自身素質和自覺性的影響，他們本身教學管理工作任務繁重，常常忙于日常工作而無更多精力顧及教學檔案的管理，一些教學材料在教學活動完成時如果不能及時收集，就會導致最終歸檔的教學檔案不全面、不完整，檔案的質量也受到影響。

3.教學檔案利用反饋機制不暢通、不完善。近年來人們的檔案意識逐漸增強，對檔案的利用開發與日俱增，其中對教學檔案的利用占全部利用的檔案很大部分，統計我校檔案館2016年檔案查閱利用情況，其中75%以上是對教學檔案的查閱利用。在高校，教學檔案也是與師生切身利益相關、利用最多的原始記錄，如：教師進行教學研究、職稱評定等工作需要查檔，學生的評獎評優、移民等方面都要查詢教學檔案。當今社會形式復雜多變，教學檔案不僅服務于本校師生員工和畢業的校友，也越來越多地服務于社會各界企事業單位。在對教學檔案頻繁利用的過程中，會發現一些教學檔案歸檔不全、信息不全、格式不統一、字跡不清、簽章模糊等現象。這些看似簡單的小問題，使教學檔案的質量和開發利用受到嚴重影響。

4.教學檔案數字化建設有待進一步提高。隨著信息、網絡技術的迅速發展，高等院校OA系統的廣泛應用，基本實現了學校文書檔案傳送到文書檔案歸檔管理一體化，大部分職能部門的文書檔案數字化問題得以解決，而高校檔案中最多部分的教學檔案數字化問題，仍然存在工作量大、任務重，缺乏操作規范的現實情況。在校研究生、全日制本科生的日常教學管理工作已通過教務管理系統基本實現信息化網絡化管理，盡快實現高校教學與檔案管理部門資源共享，促進教學檔案數字化建設，使教學檔案更好地服務于教學工作。

三、創新部門間相互合作的教學檔案管理模式

1.高校領導重視，建立健全檔案管理制度。首先，學校檔案與教學管理部門相互研討，理順工作程序，建立符合本校自身特色、行之有效的教學檔案收集整理歸檔的組織體系，明確指定各級教學檔案管理人員，使教學材料的收集、整理工作從校教學管理部門到二級學院職責清楚，從源頭上杜絕教學檔案材料的流失。其次，健全適應于集中管理和分級管理的教學檔案管理制度，對各級教學檔案歸檔范圍和具體要求作出明確規定，改變以往二級學院教學檔案收集范圍模糊不清，教學檔案管理的任務不明確、隨意、不規范的局面。建議對教學檔案收集整理工作進行檢查，作為年終工作考核的指標之一。只有貫徹執行職責分明、操作性強、要求明確的教學檔案管理制度，才能保證教學檔案全面完整、準確、系統。endprint

2.提升教學檔案管理隊伍的專業能力和綜合素質。教學檔案管理人員對教學過程需要熟悉，還要具備檔案管理專業知識。通過學校檔案和教學管理部門舉行有關教學檔案專題研討會、座談會，互相研討交流，使所有教學檔案管理人員進一步增強檔案意識；有關教學檔案管理知識的培訓，幫助各級教學檔案管理人員掌握檔案管理專業知識。日常工作中，才能做到教學檔案的及時收集整理，逐漸養成對教學檔案規范化、系統性的管理習慣。學校檔案管理人員也要深入教學部門，相互了解各自工作程序和特點，共同解決實際操作中的一些問題，形成互幫互進，共同提高專業能力和綜合素質的氛圍。

3.建立完善暢通的教學檔案反饋機制。教學活動和教學管理的原始記錄形成了教學檔案，服務于整個教學工作。開發利用教學檔案過程中發現的各種不完善問題，也映射出教學環節和教學管理工作中的不足之處，制定完善暢通的教學檔案反饋機制，使教學管理部門及時了解情況，發現并解決問題，促進學校教學管理工作進一步提高和完善。如通過研討會、座談會等方式，使各級教學檔案管理人員了解教學檔案開發利用的實際效果，并且相互溝通分析其中的一些問題，這本身就是加強和規范教學管理的過程，有助于教學檔案管理人員充分認識教學檔案的重要性，從而增強收集、整理利用教學檔案的積極性和主動性。

4.加強高校檔案與教學管理部門合作，實現高校教學檔案信息資源共享。學校檔案部門、教學管理部門、信息管理中心積極探討，共同合作，創建一個教學檔案資源共享傳遞的管理平臺，實現更多教學資源共享，制定適合本校情況的學校教學檔案的數字化收集歸檔、網絡開放、網絡服務安全保障等相關的教學檔案數字化管理相關制度。這樣既減輕教學檔案數字化工作量，又保證教學檔案數字化工作質量，使教學檔案數字化工作滯后的局面得以改變，大大提高教學檔案信息利用效率。

總之，教學檔案管理工作需要不斷探索，從教學檔案形成的過程和環節入手，進一步規范教學檔案的管理，加強相關部門間的溝通、研討，創新部門間共同合作的教學檔案管理模式，通過完善的教學檔案管理制度，促進教學檔案的質量和現代化管理水平的提高，從面更好地為學校的教學改革與教學質量的提高服務。

參考文獻：

[1]龐濤.我國高校教學檔案管理研究[D].安徽大學，2008.

[2]張帥.淺談二級學院教學檔案管理[J].科技創業家，2013，（2）.endprint