電力企業人事檔案的重要性及規范管理探討

于海燕

摘 要：人事檔案可以使企業掌握員工的基本信息，是企業選人用人、優化人力資源配置的重要依據，是確保企業長遠發展的先決條件?；诖耍疚木碗娏ζ髽I人事檔案管理展開了討論，以供相關工作者參考。

關鍵詞：電力企業；人事檔案；重要性；管理措施

人事檔案是企業對人力資源儲備或選用的信息來源，人事檔案的整理綜合是人力資源管理的主要工作重點，其工作質量對企業能否健康發展具有決定性的作用，因此，規范人事檔案的管理工作是電力企業人力資源管理工作的重要內容。

一、當前電力企業在人事檔案管理工作中遇到的問題

（一）人事檔案管理工作不夠專業。由于人事檔案的管理工作涉及到電企的每個員工，其工作量非常大，而且對相關工作人員的專業素質要求極高，需要管理人員充分掌握人事管理的基本專業知識，比如人力資源模塊、人事檔案整理匯編以及人才選拔聘用的方式方法等。但就目前大多數企業對人才的招聘以及檔案管理工作情況而言，存在工作人員專業素養不夠，不能勝任相關工作的現象。工作人員專業水平低，工作完成質量不高，材料收集不全面、檔案整理不合理、檔案內容缺乏可靠性等問題導致人事檔案工作效率低，很大程度上限制了電企的進一步發展。

（二）缺乏對人事檔案管理工作的認識。人事檔案管理工作無法直接為電力企業帶來經濟效益，因此，部分領導者對于人事檔案管理工作認識不足，認為該工作可有可無，不會直接影響企業的經濟效益。所以，對人事檔案管理工作不重視，就會導致人力資源管理工作出現混亂，人員配置不合理、人才待遇不公平甚至引發企業內部用人混亂失控的狀況。

（三）相關制度不完善。缺乏相應的規章制度也是現階段電力企業在人事檔案管理工作中出現問題的原因，一方面，電企片面重視員工的個人能力及其工作效率，對其個人檔案的整理不夠重視，因此，也就忽略了對規范人事管理工作相關制度的建設；另一方面，企業對于人事檔案管理工作的職責分配不夠合理，還有企業相關人員對制度的執行力不夠，致使部分管理人員對自己的職責范圍產生疑問，進而出現遇到問題躲避責任、互相推卸的情況，嚴重影響了電企的生產效率。

（四）檔案內容不可靠。一方面，電力企業規模較大，運轉需要的人才也就相當多，人才流動量大所以導致人事檔案管理工作的工作量極大，出現失誤的概率也隨之增大，致使檔案整理內容缺乏真實性、可靠性；另一方面，檔案管理人員對員工信息的采集整理缺乏有效方法，收集渠道單一，內容缺乏參考價值，無法為管理者對人才選用提供基本依據。

二、規范電力企業人事檔案管理的措施

（一）提高相關管理人員的專業素質。規范人事檔案管理工工作的重要前提是確保工作人員具有相應的專業水平，所以務必提高其專業素養。第一，可以根據企業自身發展情況，建立專業的檔案管理部門，以專業能力與理論基礎為選拔標準聘用專業檔案管理人才，嚴格把關控制，打造高素質、高水平的人事檔案管理隊伍；第二，對相關人員做定期檔案管理知識培訓，提高檔案管理人員的專業技能與管理能力，提升檔案管理人員的自身專業修養，使其更好地適應電力企業對檔案管理工作的要求；第三，制定相應考核制度，對管理人員的專業能力與理論基礎進行考核，督促檔案管理人員不斷學習、充實自己，提高自身能力，認真工作，豐富知識，提高工作效率。

（二）加強對人事檔案管理工作的重視程度。電企內部的人事檔案相對較獨立，與日常企業內部運轉檔案材料相分離，由企業員工檔案及干部檔案組成，具體、真實地反映了工作人員的個人履歷及專業素質水平，是企業掌握員工基本信息的基本方式，因此，電企相關領導者必須加強對人事檔案管理工作的重視程度，將其劃為企業發展的重要工作內容，結合企業發展戰略，充分發揮企業人事檔案管理工作的實際效用，以促進企業經濟效益的穩定發展。

（三）建立健全管理制度。一方面，明確相關工作人員的基本職責范圍。結合電企自身實際發展狀況，對人事檔案管理工作進行全面整合分配，完善責任制管理制度，將人事檔案管理責任落實到部門及個人身上，如果人事檔案管理出現問題，可以在第一時間找到對應負責人，做出相應處罰、解決措施，從而有效調動管理人員的積極性；另一方面，加大制度的執行力度。制度是規范人事檔案管理工作的基礎，如果制度落實不到位，就會使制度失去權威性，出現有章不循、有法不依的現象，所以務必加大對制度的執行力度，堅決杜絕制度執行過程中出現“人情關”的現象，切實有效提高電力企業人事檔案管理的效率。

（四）加強人事檔案信息化的建設。目前我國已進入信息化時代，電企的人事檔案管理工作也可以充分利用信息技術，對電力企業內部人員的人事檔案進行信息化系統整理，進而提高工作效率。利用信息技術完善人事檔案信息化建設，將信息化與人事檔案電子化管理結合，打破傳統人事檔案管理的約束，提高電力企業人事檔案管理的準確性及檔案使用的便捷性。電企的人事檔案要做到紙質、電子雙重備份，這樣即使紙質檔案丟失或破損，還能夠借助計算機的備份文件找到相應的檔案信息。加強人事檔案的信息化建設，可以大幅度提高管理工作的完整性、準確性以及可靠性，從而有效提高電力企業人事檔案管理的工作效率。

三、結語

綜上所述，電企相關部門要對人事檔案管理工作加強重視，完善相應制度，提高管理人員專業素質，加強檔案管理的信息化建設，對電力企業每一位員工的個人信息以及綜合情況確實做到掌握了解，切實提高電企人事檔案管理的工作水平，為電企進一步發展奠定堅實基礎。

參考文獻：

[1]孫培培.淺析人事檔案管理在國有企業中的重要性[J].辦公室業務，2016，02：141-142.endprint