班輪公司集裝箱設備交接單操作流程優化

鄭麗敏+趙波

在世界經濟進入新常態及航運市場低迷的背景下，班輪公司積極尋求降本增效之策。集裝箱設備交接單（Equipment Interchange Receipt，EIR）是班輪公司、貨方、碼頭堆場、集裝箱貨運站之間交接集裝箱的重要單證，其操作流程直接影響班輪公司的運營成本和效率。本文以全球十大班輪公司之一的X公司為例，針對傳統紙質EIR操作流程存在的不足之處，基于清除、簡化、整合、自動化等流程優化法以及條形碼和二維碼等技術，提出EIR無紙化操作流程，從而為班輪公司實現降本增效提供思路。

1 班輪公司EIR操作流程優化的影響因素

（1）港口信息化水平 如果港口擁有公共信息平臺，能夠為物流信息化提供技術支持，則班輪公司可利用港口公共信息平臺實現EIR操作流程優化；如果港口沒有公共信息平臺，無法為物流信息化提供技術支持，則班輪公司只能通過自有的信息系統推進EIR操作流程優化。X公司的航線網絡覆蓋全球，掛靠港口的信息化水平參差不齊；因此，其必須通過加強自身信息化建設，才能為EIR操作流程優化提供技術支持。

（2）數據流轉方式和路徑 傳統紙質EIR流轉存在單向、滯后的缺點，導致操作效率較低、物流成本較高且客戶體驗較差（見圖1）；相比之下，EIR電子數據雙向交換具有實時更新、準確率高、可控性強等優點，有利于提升操作效率、降低物流成本及改善客戶體驗。

2 班輪公司EIR操作流程優化方案及實施步驟

2.1 優化方案

為確保公司日常運營不受影響，X公司采用清除、簡化、整合、自動化等流程優化法，穩妥、漸進地推動EIR操作流程從有紙化向無紙化轉變。

（1）清除不必要的操作環節。EIR無紙化操作流程取消傳統紙質EIR操作流程下的預借、核銷和保存等環節，避免手工重復錄入數據，縮短客戶排隊等待時間。

（2）簡化操作流程。在EIR無紙化操作流程下，EIR的發放、傳遞和接收均以電子數據的形式進行，操作簡便易行。

（3）整合放箱流程。在EIR無紙化操作流程下，班輪公司的放箱操作以集裝箱管理信息系統（以下簡稱“箱管信息系統”）數據為依據，通過比對EIR電子數據與箱管信息系統數據進行放箱操作校驗。

（4）實現數據采集和傳遞的自動化。在EIR無紙化操作流程下，通過電子數據交換系統，實現EIR數據和集裝箱動態信息的自動實時更新。

2.2 實施步驟

首先，全面推行條形碼技術。從系統更新要求來看，采用條形碼技術后，現有系統只要增加電子數據交換功能，即可實現EIR數據的批量發送和收取，從而提高數據傳輸的準確率和效率；從單證形式來看，采用條形碼技術后，仍然保留紙質EIR（A4規格），僅在相應場所增加掃碼器，對原有操作的影響不大，易于被客戶接受，從而為后續全面實現EIR操作流程的無紙化奠定基礎。

其次，逐步推行二維碼技術。待條形碼操作流程理順后，逐步推行二維碼技術，從而全面取消紙質EIR，使EIR數據的線下定期反饋轉變為在線實時反饋，實現對集裝箱的實時監管。

最后，調整箱管信息系統架構。除提高數據傳輸的準確率和效率外，二維碼技術還能實現數據校驗功能。箱管信息系統在每個操作節點都要進行數據校驗，如果EIR電子數據與箱管信息系統數據不符，則系統拒絕后續操作，從而使班輪公司從被動的數據接收者轉變為主動的數據確認者，并實現從結果控制向過程控制的轉變。調整后形成的在線模式下的箱管信息系統架構如圖2所示。

3 班輪公司EIR操作流程優化難點及對策

3.1 系統改造難點

X公司采用全球化的運營管理系統，系統內各功能模塊相互關聯，對其中某個功能模塊的改造往往會影響其他功能模塊的運行；因此，必須謹慎實施系統改造。前期條形碼技術改造對系統調整的要求不高，目前已完成系統更新，并正在進行測試和完善；后期二維碼技術改造涉及箱管信息系統架構調整以及其他相關功能模塊更新，影響范圍廣，改造難度大。

3.2 系統應用難點

（1）報文格式和代碼標準不統一。在EIR無紙化操作流程下，相關方通過各自系統接收、轉化、發送EIR電子報文。目前常用的EIR電子傳輸報文格式有交通運輸部報文格式和XML報文格式，加之EIR流轉相關方的系統代碼標準各異，導致電子報文轉化工作復雜。建議盡快統一EIR電子傳輸的報文格式和代碼標準，以減少電子報文轉化工作，提高信息共享效率，為EIR無紙化操作的推廣應用打下基礎。

（2）對系統運行的穩定性要求較高。EIR無紙化操作的涉及面較廣且數據傳輸量較大，為確保系統穩定運行，各相關方應當加強業務協調，并及時處理異常情況。建議在網上保留可供打印的EIR文件，以便在特殊情況下提供紙質憑證。

3.3 系統推廣難點

（1）市場接受度有待提高。二維碼技術的應用能夠提高EIR流轉效率并降低操作成本，因此，相關方樂于接受并配合測試；但就實際操作人員來說，由于每個人的操作習慣不同，加之業務能力參差不齊，面對原有操作模式的改變，難免有人會產生抵觸情緒甚至消極怠工。對此，班輪公司在優化EIR操作流程時，應當遵循簡單易學的原則，在通過推介會等方式進行推廣的同時，積極聽取實際操作人員提出的意見和建議，力求提高系統的友好性和可操作性。

（2）港口操作習慣和信息化發展水平不一。在尊重港口操作習慣的前提下，對于信息化條件成熟的港口，可逐步調整現有的EIR操作流程，通過應用二維碼技術，實現EIR無紙化操作；對于信息化條件尚不成熟的港口，可暫時維持現有的EIR操作流程，并逐步推進信息化建設，為二維碼技術的應用以及EIR無紙化操作創造條件。

（3）電子數據取證難度較大。雖然電子數據作為各方當事人的真實意思表示具有與書面文件同等的法律效力，但其取證難度較大。電子數據作為證據需要符合以下條件：第一，經過法定程序公證證明；第二，各方當事人均認可；第三，經過專業鑒定；第四，未被修改、攻擊等。建議班輪公司在實施EIR無紙化操作前，與相關方簽訂書面協議，就電子數據的保存、認定等事項作出約定。endprint

4 班輪公司EIR操作流程優化效果評估及改進措施

4.1 效果評估

4.1.1 操作效率提高

人工錄入紙質EIR數據的平均速度為/份，而通過條形碼或二維碼技術掃碼錄入EIR電子數據的平均速度為/份，操作效率大大提高。X公司每月在某港口的EIR操作量約份，其實施EIR操作流程優化前后的效率對比見表1。

4.1.2 運營費用降低

首先，EIR單證費降低。按X公司每月在某港口的EIR操作量份計算，在采用六聯單或三聯單的情況下，EIR單證費為20元/份，每月EIR單證費合計72萬元；在采用條形碼技術的情況下，EIR單證費為0.04元/份，每月EIR單證費合計元；在采用二維碼技術的情況下，由于完全取消紙質EIR，此項費用為零。

其次，租箱費降低。集裝箱在某港口從進口到出口的正常周轉路徑為港區出場―堆場進場―堆場出場―港區進場，涉及4次EIR操作。X公司集裝箱船隊運力約158萬TEU，箱位比約1.45，則其持有的箱量約229.1萬TEU。假設X公司持有的集裝箱均為租賃箱，按租箱費率6元/（TEU€穌）計算，在采用六聯單或三聯單的情況下，每次周轉產生的租箱費合計約15.3萬元；在采用條形碼或二維碼技術的情況下，每次周轉產生的租箱費合計約元。考慮到X公司的集裝箱頻繁地在世界各大港口周轉，其每年因EIR操作流程優化而節約的租箱費相當可觀。

X公司在某港口實施EIR操作流程優化前后的費用對比見表2。

4.2 改進措施

（1）提高系統兼容性。由于各港口的操作習慣和信息化發展水平不一，X公司在優化EIR操作流程的過程中必須循序漸進，不能采取“一刀切”的模式。在系統開發上，應確保系統兼容傳統紙質操作模式、條形碼操作模式和二維碼操作模式，以滿足不同港口的操作需求，確保公司業務正常運行。

（2）加大系統推廣力度。系統更新必然伴隨著公司內部固有操作流程和權責分配機制的改變。除通過行政指令推動系統上線外，X公司還應當增強員工的信息化意識，通過強化自上而下的執行力，確保按計劃實現各優先級和各階段性目標，并針對出現的問題對系統加以完善。建議通過實施有效的激勵機制鼓勵全體員工參與并推動公司信息化進程。

（3）評估信息化投資效益。在公司整體的信息化進程中，需要加強對信息化投資效益的評估，以平衡信息化建設的投入與產出，確保公司可持續發展。

（編輯：張敏 收稿日期：2017-06-29）endprint