對人事檔案信息化建設的幾點思考

包蕊

摘 要：本文分析了人事檔案管理目前存在的問題以及檔案管理信息化的必要性，從而提出人事檔案信息化建設的關鍵，為其提供依據和方法。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；信息化建設

1.引言

檔案是一個無形資產，人事檔案是各類人才在社會和社會實踐活動過程中形成的原始記錄，是個人經歷、德才技能、工作表現的全面的體現。隨著現代化信息技術的不斷進步，如何才能快捷的對人事信息進行篩選、排序、分類、匯總、查詢和存儲，先進的信息技術給檔案管理工作也提出了更高的要求。

目前，人事檔案管理存在的問題主要是意識淡薄，沒有配備專業的人才，或者其檔案管理工作不按要求制定相關規章制度，形同虛設，大多數的人事檔案管理工作都是將紙質檔案進行存儲，效率低下。此外，較多的人事檔案工作人員沒有經過系統的學習和培訓，缺乏檔案管理工作的理論和實踐。因此，人事檔案管理工作不能滿足需求和發展，改變人事檔案管理方式已經迫在眉睫。

2.樹立加強人事檔案信息化管理的緊迫意識

人事檔案是人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據。在信息技術飛速發展的今天，如何快捷地對人事信息進行篩選、排序、分類、匯總、查詢和檢索，確保人事檔案管理工作高效運行，是當前加強人事檔案信息化管理的緊迫任務。

一方面，各部門需高度重視人事檔案管理的信息化建設。實現人事檔案信息化管理是一項繁重的工作任務，這項工作的順利進行，必須得到各有關部門的高度重視。樹立加強人事檔案信息化管理的緊迫意識，從意識形態上重視，從物質形態上支持，認真總結人事檔案管理工作的陳舊的管理手段和方式，創新完善適應現代發展要求的人事檔案管理新機制、新內容，推進人事檔案信息化發展的速度，逐步建立與現代化發展相適應的人事檔案信息化管理工作機制。使人事檔案信息化管理工作切實促進發展，使人才培養和使用上更趨合理、更有針對性和方向性。這樣不僅提升了人才合理調配的實效性，更達到了人盡其才的目的，調動了職工的工作積極性和主動性。

另一方面，培養人事檔案管理人員的信息化意識。人事檔案管理人員受知識結構、年齡等因素影響，往往對傳統的檔案管理方式形成依賴；信息安全、穩定問題仍處在不斷完善階段，其常沒技術能力應對電子檔案的有關問題。所以，人事檔案管理人員可能難以接受以電子文檔為主的信息化方式管理檔案。應樹立人事檔案管理的效率意識，幫助員工認清信息化管理的效率優勢；應增強人事檔案管理人員的學習意識，不斷提高員工文化素質、改善知識結構；應普及與時俱進意識，保證員工與時代接軌，加強競爭力。總之，要在意識上與時俱進，不斷更新服務觀念，善于運用現代化的管理設備創新服務方式，提高服務效率，適應新的服務需求。還要有不斷學習新知識、新技術、新理念的習慣和勁頭，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規范、標準、高效、高質地工作。

3.健全人事檔案信息化管理的規范指導體系

在信息技術飛速發展的今天，人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數據庫沒有建立，管理的重心還是實體管理，實現人事檔案的信息化管理還是一句口號。很多人事統計工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費。這種管理方式的封閉、管理制度的陳舊、管理手段的落后勢必影響發展與用人機制，所以，健全完善一套加強人事檔案信息化管理工作的規范指導體系也是迫在眉睫。另外，人事檔案記載的信息非常豐富，時間跨度也大，由于主觀和客觀方面的原因，有些人事檔案中的信息常常會或多或少有差錯，數據前后不一，甚至有時一種信息有幾種不同的記錄，如何能讓這些問題在信息化建設中得到順利地解決，使原始紙質檔案與數字檔案做到很好的銜接，并且在數據庫建設的同時解決標準化與規范化的問題，這就要求我們要有一個完整的業務規范指導體系，使從事檔案信息化建設的工作人員得到政策上的支持與方式方法的指導，從而形成一個統一、規范、科學、縝密的人事檔案信息資料數據庫。還有，人事檔案的信息化建設是檔案資源科學、有效整合的手段，建立人事檔案的數據庫就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實體檔案的基礎上，實現人事檔案的電子化，將有關信息全部錄入計算機，利用人事檔案信息對人員隊伍進行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷。

4.保證基礎設施及人員配備

①加強基礎設備建設，人事檔案部門應該得到足夠的支持，對本部門所需的基礎硬件設施進行配備，建設辦公室、閱檔室、檔案室，并增加計算機以及數據處理軟件等設施的配備，引進綜合辦公系統、開發人事檔案信息管理系統等，以及對這些設備能夠及時的更新換代。

②引進高素質檔案管理人才，檔案工作人員是人事檔案工作的主體，提高人事檔案工作人員的文化素質、專業素質以及職業道德素質是檔案管理工作質量的關鍵。由于信息化建設進程的加快，對人員素質提出了更高的要求，人事檔案管理人員需要在原有技能的基礎之上，還要有較強的計算機應用能力，網絡操作能力和信息處理能力等等，這樣才能使人事檔案信息化建設成功展開。

總之，人事檔案信息化建設能夠動態化的管理每個人的人事檔案信息，保證其時效性、真實性和準確性，能夠及時、準確、迅速的人才管理、資源配置提供信息和數據，進一步提高人事檔案管理工作的效率。人事檔案管理工作的信息化建設需要投入大量的人力、財力和精力來做，要采取有效的方法途徑全面推進人事檔案信息化建設，使人事檔案信息化的優勢發揮出來。

參考文獻：

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