關于辦公自動化軟件在管理工作中的應用

劉桂宏

摘 要：辦公室管理在企業的發展中是極為重要的，傳統的辦公室管理需要使用大量的人力來進行，但是現代化的管理工作并不需要大量的人力，這是因為在管理的過程中，使用的大多為辦公軟件，辦公自動化軟件可以在一定程度上提供整個管理工作的效率。本文就是對辦公自動化軟件在管理工作中的應用進行分析，為相關的研究提供借鑒。

關鍵詞：辦公自動化軟件；管理工作；應用分析

辦公室管理工作涉及到的內容較多，而且處理過程也比較繁雜，在這樣的情況下，就必須要充分的保證辦公的效率，而辦公自動化軟件就能夠有效的解決這一問題，在管理的過程中扮演著重要的角色。

1 辦公自動化軟件的簡單介紹和相應的作用

1.1 辦公自動化軟件

辦公自動化軟件自身有著數據統計、表格繪制、圖形繪制和文稿編排的功能，就是由于上述的這些功能，辦公自動化軟件在管理工作當中被普遍的應用，辦公軟件的種類有很多，比較普遍的軟件有Excel、WPS、Word等，在辦公管理的過程當中，經常會涉及到文案修改、數據保存、數據記錄、表格制作等相關的工作，而通過辦公自動化軟件，就能夠有效的解決上述的這些工作流程，不需要大量的人工，有效地降低了人工成本，僅僅需要使用計算機就能夠對相關的工作內容進行處理，還能夠接受大量的筆墨和紙張，有效的節約了資源。

1.2 辦公自動化軟件的作用

1.2.1 節約了時間和資源

辦公自動化軟件在使用的過程中能夠節省大量的資源和時間，在進行文字編輯的過程當中，僅僅需要使用計算機就可以打字，而且打字的速度遠遠的超過使用筆墨進行書寫的速度，正是由于辦公自動化軟件的應用，在使管理的過程中節省了這一部分的工作時間，由于輸入法智能化這樣在輸入詞語的過程當中，僅僅需要按兩三個鍵就可以將相應的詞匯輸入到計算機當中，在對整個文章當中的某一部分進行修改的時候，也可以利用計算機來進行增加或者是刪除，這樣整篇文章的部分內容就能夠得到修改，而不需要對文章進行重新編寫。除此之外，文章在進行傳輸的過程當中，利用電腦就可以做到，這一過程僅僅需要幾秒鐘的時間，因此利用計算機來對文字進行處理，有效的節約了時間和資源，提高了工作的效率。

1.2.2 消除了空間阻礙

辦公自動化軟件在工作的過程當中，必須要通過網絡才能夠使用，在網絡傳輸的過程當中，有效的解決了單位之間存在的交流障礙，使得部門與部門之間、單位與單位之間能夠快速的進行文件傳輸，而這一傳輸過程僅僅通過網絡就可以進行，即便是距離較遠，也不會影響信息傳輸的時間，這樣就能夠消除一定的空間距離，在傳統的辦公管理工作過程當中，工作人員在進行文件傳遞的時候，必須要在空間上進行靠近，否則就無法進行信息的傳遞，存在著一定的空間阻礙，這樣就導致了工作效率下降，因此辦公自動化軟件的應用使得管理工作變得更加的便捷，進一步的促進了企業的發展。

2 辦公自動化軟件在管理工作中的應用

2.1 能夠對單位的文件進行加密傳輸

在企業管理的過程中，有許多的文字內容涉及到企業的機密，在這樣的情況下，就必須要通過檔案袋的形式呈現，使信息進行傳遞，但是這種方式極容易將公司的機密泄露，而現代化的辦公自動化軟件，能夠對相關的文件進行加密處理，通過加密技術就能夠對相關的文件進行保密，相關的文件通過設置密碼，就能夠有效的避免文件的泄露，而作為使用者也必須要輸入正確的密碼，才能夠對文件進行瀏覽，比如OA辦公系統，在使用的過程當中，能夠將內部的文件進行有效的發送，通過郵件的形式就可以進行信息的傳遞，作為管理員必須要使用相應的密碼進行客戶端的登錄，這樣才能夠對接收的郵件進行觀看，進一步地提高了企業文件的保密性。

2.2 表格的排版和數據的統計

企業辦公的過程當中，經常會使用到表格，電子表格排版和數據統計是非常重要的，利用辦公自動化軟件，能夠對相關的數據進行收集整理統計，例如在銷售統計、產品生產、人事管理和相關的數據調查分析的過程當中，都可以應用到表格，在辦公管理的過程當中，會涉及到較多的數據，因此一定要重視表格數據的統計計算，這一過程有著復雜性，而辦公自動化軟件自身有著計算、編輯、分析、統計和表格自動生成的相關作用，因此，在對相關的數據進行統計的過程當中，可以使用辦公自動化軟件來進行，這樣就可以使相關的數據一目了然，不需要使用較多的人工，整個辦公管理工作變得更加的輕松。

2.3 網絡審批文件

以往的辦公室管理工作，需要做記錄和文件審閱時，要用紙和筆。而使用辦公自動化軟件，管理工作者可以利用計算機辦公軟件進行文件的編寫、傳輸和審批。而且辦公自動化軟件具有檢索、比較和檢查全文錯誤語句的功能，使某些測試、管理工作檢查等審批，變得簡單快捷。

3 使用辦公自動化軟件注意事項

3.1 選擇最佳軟件

不同的辦公工作需要不同的軟件，以Office2007為例，文案寫作使用Word2007，表格編輯采用Excel2007，教學課件制作一般使用PowerPoint。同一個系列的不同辦公軟件是為不同辦公工作量身設計的，從風格、功能來說有很大的區別，而不同系列軟件中具有相似功能的軟件也各有其優缺點。因此，正確選擇軟件是做好辦公管理工作的第一步。

3.2 善于利用軟件功能

一個辦公軟件往往有很多功能，許多人只注意跟自己工作一定有關系的幾種功能，而忽視了其他一些可以幫助自己把工作做得更快做好的輔助功能。例如Word2007中有檢查字符錯誤、設置頁數、郵件合并等等很實用的功能但卻很少有人使用。并非辦公軟件具備的大量功能在管理工作中都需要使用上才能夠完成工作，但學會一些可以提高工作效率的功能和技巧，無疑是對管理工作有利的。

3.3 注意防毒安全

很多辦公室管理人員不了解，辦公軟件偶爾也會攜帶病毒，并且破壞電腦系統，因此需要注意對辦公軟件和文檔進行查毒處理。一般來說，在收到一份辦公軟件或文檔之后，就需要對其進行查毒，以確保文件安全。很多時候，一臺電腦里有企業單位的大量內部資料，一旦因病毒入侵導致這些文件受到破壞或者泄露，都可能給企業造成巨大損失?？梢?，要保證辦公自動化系統和企業單位內部重要資料的安全，必須加強防毒意識。

4 結論

在辦公自動化普及的今天，許多企業單位在招聘時要求應聘者具有使用該系列軟件處理事務的能力。了解自動化軟件的功能和學會在辦公室管理工作中運用這些軟件，可以節約工作時間，提高工作質量，對實現企業單位高效工作，有很重要的意義。

參考文獻

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