論檔案工作與檔案的信息化建設

劉美麟

摘 要：當前社會已經進入了快速發展的信息化時代，大多數工作都實施了信息化建設，檔案工作自然也不例外。現本文就探討了檔案工作與信息化建設的關系，并提出了一些檔案工作信息化建設的途徑，僅供參考。

關鍵詞：檔案工作；信息化建設；網絡；資源

為了更好的迎接新時代對檔案工作的挑戰，檔案工作者必須要認識到檔案管理信息化的重要性。尤其是在這個大數據時代，檔案的數量正呈現幾何式的增長，若依然按照傳統的檔案工作方式，勢必無法滿足工作需要。為此，加強檔案信息化建設十分有必要。

1 檔案工作和檔案信息化建設的關系

首先，信息化建設是今后檔案工作發展的主線。這是因為當前的經濟形態為知識經濟，而信息正是這一經濟形態下的主導和支柱。最終的社會形態都將會成為知識和信息技術下的社會形態。在這一形勢下，檔案工作勢必要將信息化建設作為主要發展方向，才能更好的適應社會的發展需求。

其次，信息化建設是檔案工作改革的動力。隨著信息化建設，現階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，都是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。此外，檔案學科研究人員以及其他與檔案工作有密切關系的人們，當他們在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇增加時，工作熱情就會不斷增加，責任感日益增強。而當他們作為信息的消費者，感覺到信息消費的不可替代性時，他們會更加意識到自己肩負的工作的重要性和使命感，從而促使檔案工作改革加速前進。

再者，檔案工作改革是信息化建設的必然要求。在信息社會中，信息消費將成為加快社會信息化進程的源動力。在信息化建設發展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。生產要素發生了變化，信息將成為失去生產力發展的關鍵因素。同時，由于檔案部門作為重要文獻信息源的社會地位得以確立和鞏固，使得經濟發展途徑的變革和發展模式的轉變，從根本上改變了社會各部門工作的發展方式和運作模式。

2 檔案工作的信息化建設途徑

2.1 增大信息化建設的基本設施投入

檔案信息化管理需要借助一定的信息設備，引進信息管理人才，完善檔案信息管理系統，這一切的改革都需要一定的物質支持，因此要想盡快實現和完善檔案信息化建設，就需要相關部門給予大力支持，增大信息化建設的財力投入，配置與檔案信息化建設相關的基礎設施，增大庫房面積，購置計算機及相應軟件等等。

2.2 確保檔案服務方式與時俱進

在傳統的檔案管理工作中，一般是以紙質檔案保存為主，并且對檔案的開發利用服務力度不足。而在信息化建設中，這些傳統的檔案服務方式已經不適合發展需求。檔案工作者必須要盡快掌握更多高新技術和更多先進的檔案信息管理理論，創新信息化建設下的檔案工作方式，從而更好的為社會服務。這主要體現在以下幾方面：一是微縮技術服務。這種技術的應用不但能夠節約人力，減少檔案庫存量，而且還能夠對比較珍貴的檔案進行有效保護，是一種信息化建設下較為實用的檔案服務方式。其保存和利用都需要借助一定的信息設備，這正是檔案信息化建設的重要體現。二是計算機管理服務，計算機是信息時代的一個重要標志，計算機應用在檔案信息化建設中也是一項重要服務方式，利用計算機對檔案進行管理可以避免檔案的重復開發，并且可以實現大數據保存、檢索和利用，極大的提高了檔案的服務效率。與之相配套的還有光盤和硬盤的存貯服務。光盤和硬盤具有容量大、處理速度快等特點，可以保存更多的檔案信息資源，也可以在利用檔案時做到快速檢索和查詢。三是通訊服務。利用通訊技術和網絡技術，可以實現檔案的廣泛應用，即使不是同一個地區的單位或個人，也可以通過通訊服務或公共網絡服務來實現檔案的利用，更好的方便了人們的使用。提高檔案利用效率。

2.3 培養人才，提高檔案隊伍素質

信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。知識經濟時代的檔案工作需要大量“專”與“博”相結合的“通才”。這種專是跨學科的“多專”，而不是過去的“專一”；這種博是隨現代化科技發展的“動態廣博”，而不是過去傳統不變的“知識廣博”。這樣的人才有著更強的適應性和更好的穩定性，才能適應解決復雜性、綜合性和跨學科的檔案工作問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養力度，為提高檔案人員工作素質創造良好環境。一是檔案部門在進行培訓前，應做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容與工作相結合，也就是說，培訓應該是因需產生的。二是制定科學系統的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合。三是增加檔案工作者之間、相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優秀經驗，掌握和運用現代技術的方法，更新知識儲備。四是應加大培訓內容中計算機知識的比例，強化與圖書館學、情報學的聯系，重視網絡知識的運用，注重信息能力、技術應用的培養，適當增加檔案現代化管理的課程。

結束語

總之，檔案是記錄社會發展歷程的重要憑證，在信息時代下，檔案作為信息的重要載體，將會發揮更大的作用。為了促進檔案工作的發展，使其更好的適應新時期的社會需求，必須要加快檔案的信息化建設，加大投入，改進服務方式，培養信息管理人才，促使檔案信息化建設更好更快的實現。

參考文獻

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