對檔案信息化建設的幾點思考

李勝男

摘 要：我國的檔案事業在不斷的發展，在檔案事業發展的過程中，必須要重視檔案的信息化建設，將先進的信息技術與檔案事業的發展相結合，提高檔案的利用效率。檔案信息化建設的過程中，必須要重視建設過程中需要注意的事項，明確檔案信息化建設的重要性，這樣才能夠將檔案的信息化建設工作做好。

關鍵詞：檔案；信息化建設；程序；注意事項

檔案信息化這一概念在很早就已經被國家檔案局提出，這是檔案事業發展的一大變革，是社會發展的產物。檔案信息化可以使檔案信息更加廣泛的被人們所使用，發揮檔案資源的價值。但是在檔案信息化的過程中，相關的人員必須要明確，檔案信息化的內涵以及檔案信息化建設的程序，在此基礎上才能夠將檔案信息化建設工作做好。

1 檔案信息化建設的重要性

1.1 信息化是大勢所趨

我國的社會在不斷的發展，尤其是在信息化不斷發展的今天，信息化已經成為社會發展的一個主要標志，因此在信息化建設的過程中，必須要重視各個行業的信息化建設，檔案事業是如此，在檔案事業發展的過程中，基礎業務也應該向著現代化與信息化的方向進行轉移，使檔案管理和檔案的應用都向著信息化的步伐邁進，這是我國檔案事業發展的必然趨勢。在國家檔案館建設的過程中，信息化建設已經成為了社會發展和經濟建設的主要內容，在社會發展的過程中，必須要明確檔案工作的重要性，使得相關的工作能夠與時代發展相結合，要對檔案工作進行統籌規劃，對檔案信息化建設的任務和目標進行保密，這樣才能夠將信息化建設的基礎工作做好，向著檔案信息化建設的目標邁進。檔案信息化建設要重視對電子檔案和電子文件的歸檔，保證整個運行過程的規范化，在此基礎上建立檔案管數據庫，這一數據庫需要起到示范性作用，尤其是在一些中心城市，可以建立示范性的檔案館，與數字化相結合，這樣數字檔案館就能夠將檔案信息進行公開，在公眾網上就能夠查詢到相關的內容，使檔案信息化向著標準體系邁進。

1.2 能夠拓寬檔案服務的范圍

檔案管理必須要重視信息化，可以將檔案的管理與信息化相融合，也就是說檔案管理的實質就是對信息資源進行管理，社會的信息資源要想被充分的利用，就必須要將資源的價值進行有效的開發，只有將這些資源進行開發，才能夠真正的實現信息資源的社會效益，在經濟發展的過程中，能夠對信息資源進行有效地開發。相對于傳統的檔案管理手段來說，檔案信息化管理可以拓寬檔案工作服務的范圍，對于存儲的各種信息進行系統內部的聯網處理，這樣系統的內部科室都能夠對這些資源進行利用，可以減少檔案利用工作存在的諸多局限，使得檔案在管理、信息采集和服務職能上進行相應的轉變，保證信息在資源配置的過程中向著合理化方向轉變。

2 檔案信息化的內涵和任務

2.1 內涵

檔案信息化主要就是指國家檔案的行政管理部門在對整個檔案管理活動進行組織和統一規劃的過程中，使用現代化的信息技術來對全國的檔案信息資源進行相應的利用、管理和處置的一種服務。

2.2 信息化建設的主要內容

2.2.1 基礎設施建設

在檔案信息化建設的過程中，基礎設施建設主要包括存儲器、服務器、路由器、交換機以及信息安全系統、數據庫管理系統和操作系統等相關的計算機網絡系統，這是因為計算機網絡對信息化起到決定性的作用，但是信息化的過程中，必須要充分的保證計算機網絡的暢通性，使用先進的網絡技術，這樣才能夠充分的發揮檔案信息化的作用，保證資源利用過程的整體效益。

2.2.2 檔案信息資源建設

檔案信息資源建設主要包括兩個方面，一個方面就是要對各種形式的電子文件進行相應的處理，并且對相關的電子信息進行采集，在此基礎上建立數據庫；另外一個方面就是對檔案館現有的一些館藏進行數字化，例如錄音檔案、紙質檔案。

2.2.3 應用系統建設

應用系統在檔案信息化建設的過程中，主要就是為了充分的保障檔案信息資源利用的高效性，為其提供技術手段，作為檔案管理部門必須要及時對相關的軟件進行更新，與一些科研院校進行合作，這樣就能夠充分的將這些信息錄入到先關的數據庫中，使用先進的管理軟件對于信息技術的開發也是極為有利的。

3 檔案信息化建設的主要程序

3.1 建立檔案數據庫

第一步，檔案目錄數據庫（案卷目錄級/卷內文件級）的建設；二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。

3.2 建立檔案館局域網

逐步啟動文件級目錄機讀檢索系統和原文件信息管理系統。

3.3 建立檔案局（館）信息網站

在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查詢服務。

3.4 加強電子文件的收集和積累

實行電子文件與紙質文件的歸檔雙軌制，將電子文件拷貝兩套，異地異質保存。

3.5 加大檔案管理軟件推廣力度

由于產生各種電子文件的軟硬件平臺的不同，給電子文件集成到檔案數據庫造成了困難。因此，要印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段、名稱、類型、長度等作出規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。

4 檔案信息化建設應注意事項

4.1 要以實用為第一原則

信息技術并非越先進越好，符合實際需要才是最重要的。不必追求硬件設備的配置高檔次，軟件系統設計面面俱到。如果這樣，可能付出高昂的代價。如果盲目跟進追求最前衛、最先進的設施，可能導致原有設備尚未充分發揮作用就被新設備所淘汰的局面，從而造成較大經濟損失。因此在軟件設計方面，我們也不宜追求面面俱到、一步到位、盡善盡美。一方面，我們的業務環節和工作流程并非那么完善，另一方面，信息技術有它的特殊要求，不可能原封不動地照搬傳統工作方式。因此，軟件設計，應該抓主要業務環節，盡快投入使用，在使用中不斷完善。

4.2 要以內容為核心

檔案信息化建設實際上分為兩大部分：信息技術和信息內容。信息技術又可以分為四個部分：網絡系統、數據庫系統、標準化系統和安全系統。信息內容則分為信息規模（信息量）和信息服務產品兩部分。信息化的關鍵不在于信息技術，而在于信息內容，內容決定一切。因為信息技術市場目前比較成熟。信息內容則不然，市場解決不了，只能靠自己解決。信息化建設每個階段都有其重點工作，例如初始階段就必須有一些軟硬件投入，工作才能開展起來。但從全過程來看，伴隨始終的主要是信息內容。所以信息化建設應以信息內容為核心，把主要精力用于開發信息資源上，盡快使其形成規模。

5 結論

檔案信息化主要是從檔案管理模式上進行相應的轉變，將檔案實體保管方式轉變為檔案的數字化管理方式，這樣就能夠提高社會資源的利用效率，促進檔案事業的快速發展。

參考文獻

[1]張超.實現企業檔案管理信息化的幾點思考[J].金融財會，2012（07）.

[2]李芳.淺析人事檔案管理的信息化發展趨勢[J].群文天地，2011（12）.

[3]鄭東明.檔案信息化建設過程中的問題及對策研究[J].黑龍江科技信息，2010（25）.

[4]楊公之.檔案信息化建設導論[M].北京：中國檔案出版社，2001.