淺析龍橋園區集團檔案管理

謝言

摘要：良好的檔案管理是企業有序發展的有機組成部分，是企業管理的基礎。龍橋園區集團的不斷發展，對檔案管理提出了更高的要求。在實際操作中發現檔案的利用和查找方面存在一些不足，只有不斷提高認識，分析不足的原因，制定有針對性的對策，才能讓檔案管理更加完善。本文通過查找相關的資料論述了檔案工作的重要性，并總結了當前檔工作的特點及存在的不足。在經過分析之后，找到了不足的原因，提出了當前迫切需要解決的問題，并提出了一些中肯的建議。

關鍵詞：企業；檔案工作；規范管理

一、加強龍橋園區集團檔案管理的必要性

涪陵區龍橋園區開發集團成立于2007年4月，2011年9月經涪陵區政府批準成立工業園區開發（集團）有限公司（以下簡稱龍橋園區集團），是由區國資委履行出資人職責的國有獨資公司，承擔著龍橋園區的基礎設施建設和公用工程、保障房建設等工作。通過對該公司檔案管理工作的調研，發現檔案管理滯后于工程建設。作為綜合檔案管理部門，如若保持著傳統工作狀態明顯是錯誤的。所以檔案部門的工作方式務必是快節奏、高效率的，從而為集團高層決策提供深層次和高質量的檔案信息。

二、規范的檔案管理在龍橋園區集團發展中的作用

（一）檔案管理可以實現資料的共享和增值

從龍橋園區集團的創立之初到發展時期，通過采集、收取、整理形成的具有保存價值的各種文書、會計資料、工程建設過程中形成的各種合同、圖紙等，對這些資料進行分類整理、保存和調用就是檔案管理規范的檔案管理能夠對的大量資料進行保存和加以利用，實現增值和共享。例如在龍橋園區青杠灣安置房建設中就因施工圖紙未收集齊全，致使現在安置房維修因找不到原始圖紙而給施工的水務部門和市政部門工作帶來一些不必要的阻礙，也給安置房的居民日常生活造成了很大的不便。如果當時資料收集齊全，這些問題就能迎刃而解。

（二）檔案管理有助于提高整體管理水平

管理是一項十分復雜系統的工程，檔案人員注意保存好原始件的孤本；如當事人的墨跡、字條等原始資料，這些都是法律證據的基本要素。例如在宣傳龍橋園區集團方面，因一些重大政務活動照片收集不完整，給宣傳部門提供的有價值的照片都不是很多，也給宣傳工作帶來一定的局限性。

（三）檔案管理能夠更好地維護合法權益

在工程建設經濟債務問題居多，若能在日常工作和經營管理中仔細、謹慎的保存好真實完整的檔案作為證據，才能在各種糾紛中處于優勢地位。例如，在龍橋園區集團承建的周家灣安置房的官司中，由于缺乏一些原始憑證，導致最后對方反悔而找不出證據，致使糾紛中處于被動地位。

三、龍橋園區集團檔案管理的現狀

（一）檔案管理基本實現規范化、信息化

2012年龍橋園區集團在新的辦公樓里面，專門留出一間約40平米的房間作為檔案保管室，訂制了專業的檔案存儲密集柜，為檔案管理的硬件設施打下了堅實的基礎，陸續添置了除濕器、空調設備、高精度的掃描儀等，從而保證了檔案的安全管理及數字化管理。2013年度龍橋園區集團檔案管理還獲得了涪陵區檔案管理主管部門的好評。檔案管理逐步走上信息化，所有檔案信息條目全部錄入全國統一的檔案信息管理系統（科怡軟件），且對永久性保存管理性文件的實現了數字化掃描管理，給檔案管理走向現代化提供基礎，進一步提高了檔案利用的效率。

（二）檔案管理基本實現制度化

龍橋園區集團先后制定了《檔案管理辦法》以及向區檔案局備案的《檔案歸檔范圍和保管期限》，檔案工作人員職責上墻公示，制度化的檔案管理已經漸漸成為了龍橋園區集團檔案管理的顯著特色。

四、當前龍橋園區集團檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作人員業務技能不高，部門之間缺乏溝通配合

目前集團檔案管理人員系兼職，往往因為其他工作的繁重、復雜分散了的大部分精力，最終導致檔案管理人員缺乏自我學習，業務技能不高；許多的工程項目在竣工驗收等環節，檔案人員不能親臨現場收集資料，使許多的工程資料搜集不全，不能及時將歸檔；而其他部門的檔案工作人員更是容易形成惰性思想，這直接導致了檔案管理人員創造性工作能力不強、專業技能薄弱。各部門之間資料收集也存在各自為陣，不及時向綜合檔案室轉交資料，給檔案整理工作帶來很大的不便。

（二）檔案管理的利用率不高

目前對檔案管理存在“輕利用、重管理”的盲區，過多的將精力投入到整理工作上，忽視了對檔案的開發利用，使檔案的利用率不高。最大程度地發揮檔案的作用，而不是僅僅將檔案工作停留在整理、編目等基礎工作上。如何進行開發與利用，是管理者應該關注的一個問題，也是檔案人員需要進一步學習的訂題。

五、完善龍橋園區集團檔案管理的對策

（一）加大投入，完善管理制度

一是落實專人管理檔案，特別是科技檔案管理人員；二是建立單獨檔案查閱室，確保檔案的保密性；三是將檔案室的所有窗戶密封，以保證紙質檔案不受外界環境的傷害，確保檔案的安全；四是學習先進單位的管理模式，以制度管理檔案，使各部門之間相互配合，把檔案工作細化到每個部門，從而提高各部門檔案人員的業務技能。

（二）宣傳《檔案法》，提高法制意識

宣傳《檔案法》及檔案工作的重大意義，要讓每一位職工都能體會檔案對于公司發展的重要性，增強做好檔案工作的自覺性，實現檔案管理成為集團內部管理的重要內容。

當龍橋園區集團經濟活動的范圍漸漸的擴大，形成的檔案種類和數量也不斷增加，這給檔案管理工作提出了新的更高的要求。所以，龍橋園區集團管理者和從業人員一定要提高認識、加大投入、不斷學習，完善監管，讓檔案管理發揮更大的作用。