外展項目的運營和管理初探

胡宇清

[摘要]美術館是一種學術機構，同時擔負起滿足人民日益增長的文化需求的職責。美術館在廣為大眾所關注的今天，更是承擔起展覽項目與運營的新課題。每一個外展的成功呈現，都是展覽洽談、合同簽訂、展覽布置以及宣傳推廣等一系列工作順利開展后的結果。

[關鍵詞]美術館 藝術展覽 外展 運營管理

美術館是一種學術機構，同時擔負起滿足人民日益增長的文化需求的職責。美術館在廣為大眾所關注的今天，更是承擔起展覽項目與運營的新課題。

1997年11月28日開館的廣東美術館，在開館之際，即明確己任，擔負起收藏、研究、展示國家藝術珍品，注重公民素質教育、文化交流，推動當代美術事業發展等社會責任和歷史使命，集收藏、研究、陳列展覽、教育、交流和服務共六大功能于一身。其中，前瞻的國際視野，注重與國外進行文化交流，引進優秀的藝術展覽，讓公眾了解不同文化之間的差異，是廣東美術館的一大特色。

廣東美術館的外展引進可以分成兩個階段：一是開館至2000年左右，這一時期的展覽基本是被動接受其他機構推薦；二是2000年以后，在前一階段積累的基礎上，加強和外界的聯系，與國外的博物館、文化機構及各國駐廣州的總領事館等建立良好的合作關系，依托本館的學術定位和眼光，結合觀眾的品味，主動地去挑選藝術展覽項目。

每一個外展的成功呈現，都是展覽洽談、合同簽訂、展覽布置以及宣傳推廣等一系列工作順利開展后的結果。筆者已在廣東美術館工作十多年，主要負責國際藝術項目的運營，希望以工作中負責的項目為例，從合同、展覽設施報告和展示方案等幾個方面，與同行們進行經驗交流、切磋，為日后的工作帶來一些新的思路和啟迪。

一、展覽合同

合同是約束展覽雙方責任和義務必不可少的文本。很多展覽糾紛，即由合同條款不清楚而引起。如2012年廣東美術館舉辦第四屆廣州三年展主題展，因為展覽經費非常有限，而只在合同中明確藝術家作品的運輸和保險費用由廣東美術館支付，沒有提及包裝費的問題，希望以這樣的方式默認包裝費由藝術家自己承擔。當運輸公司跟藝術家聯系上門收件的時候，問題就出來了，很多藝術家都認為，運輸和保險費以及包裝費是一體的，屬于一攬子費用，把包裝費單獨刨除出來由藝術家支付的做法不合理。為此，我們費了很多時間去逐一解釋，這樣做不是我們不想支付，來轉嫁與推卸，而是經費局促下的無奈之舉。最后，一部分藝術家同意自己支付，還有一些藝術家無論如何都不答應，為了展覽的順利進行，后者的包裝費最終由我館支付。合同不明確必定導致工作效率降低，甚至由此產生經濟損失，影響與藝術家或者策展人之間的合作關系。一些細節問題看起來微不足道，但細節往往決定成敗，因此決不能忽視。

一般來說，外展合同包括以下重要內容：

1.運輸和保險：規范展覽中運輸和保險的范圍、職責和費用的條款。專業的藝術品運輸公司對保障展品在運輸過程中的安全起到關鍵的作用。與國外博物館或者美術館合作的大型展覽，關于展品運輸，合作方一般都指定要專業的藝術品運輸公司來承擔。由于專業運輸公司的成本非常昂貴，所以運輸和保險的費用在整個展覽運營費用中的比例一般高達50%，甚至更多。

“釘到釘（nail to nail insurance）”是一種約定俗成的說法，即針對藝術品在運輸和布展過程中的一項保險。從展品離開美術館的倉庫或者墻壁那一刻起，直到其歸還到美術館相同的位置，這一期間的保險責任都由保險公司承擔。這是目前為止被認為對展覽展品能起到最大保護作用的險種。

2.借展費。歐美博物館同行之間因為展覽或者館際交流需要而互相借出展品，一般沒有借展費。政府與政府之間的文化交流，其展覽也不存在借展費的說法。一般來說，借展費要視展覽洽談雙方的經濟實力和文化實力，再經過談判而定，如果能夠談成交流展覽，借展費就可以免除，否則就要收取。此外，并非繳納借展費即可任意挑選展品，比如在意大利，國家對藝術品能否出借有嚴格的規定，如果該藝術品不能出借而又確需借出展覽，則要啟動非常繁復的程序。

3.版權條款：規范展覽方出于文化或者商業目的使用展品圖片或者復制品的條款。近年，人們的版權意識越來越強，很多展覽，特別是涉及多個出借方的展覽，多只免費提供數量極為有限的展品圖片作為宣傳使用，并強調不能作為商業活動之用；如果要使用免費提供之外的其他圖片，即使用于非盈利的途徑，也要支付相關的版權費用。出于商業考慮使用的圖片，通常都需要支付一定數額的版權費用。

4.衍生品的銷售。衍生品有兩種銷售方式：一是直接出售對方生產的衍生品，這種操作方式相對簡單，但是涉及到工藝品臨時進口的通關、繳納相關稅款，以及雙方分配利潤的問題；另外一種是買斷展品的版權后在國內設計并生產，這種方式成本投入比較大，需要對市場有較好的把握度。

下面結合2002年廣東美術館舉辦“走向現代——英國藝術300年”展的實例，來談展覽合同所包括的大體內容。合同規定由英方策展，展出包括英國曼徹斯特貝里藝術博物館在內的英國西北部共17家收藏機構的公共藝術藏品80件，作品創作的年代跨度從18世紀至20世紀。合同明確了英國各出借藏品博物館的具體借展費用，并確定由巡展的幾家中國機構平均承擔。由于此次展覽比較特殊，運輸費和保險費也是由承辦展覽的幾家中國美術館、博物館一起分攤，合同明確了展品具體由哪家專業的藝術品運輸公司承運，運輸的費用具體多少，每一家分攤的費用是多少；保險由中國人民保險公司承保“釘到釘”險，展覽險涵蓋時間為一年，保險費占展品總額的千分之五。展覽對于作品圖片的使用版權有嚴格的規定，合同標明策展方挑選12件最具有代表性的作品作為展覽非商業性的宣傳推廣資料，提供給中國各個巡展場館，如果承展方需要這12件作品以外的作品圖片，需要支付版權使用費，每一張作品的版權費用都不同，需要承展方和英方進行具體洽談。合同規定英方開發展覽的衍生品，以寄售的方式銷售，具體實施需要與中方洽談。這次“展覽合同”的簽訂規范、明了，雙方合作得十分愉快和成功，為廣東美術館日后開展外展合作積累了經驗。

二、展覽設施報告

展覽設施報告是考察一個場館硬件、軟件各方面能否承接展覽的基本指標。一般來說，外展特別是博物館藏品級別的展覽對場館設施的要求比較高，所以在洽談展覽的同時，展覽承接方需要向對方提供本館的展覽設施報告。硬件方面，建筑物本身的設計是否專門作為博物館使用，展廳如何規劃，是否有達到一定運載能力的貨梯，載貨的電梯和展廳之問的距離，是否有臨時倉庫等；場館必須有中央空調系統，保證展覽空間和展示柜24小時都能保持恒溫恒濕的狀態，有些展覽甚至要求貨物裝卸區域也達到恒定的溫濕度；使用專業的照明系統，紫外線要限制在最低的數值，對紫外線和日光敏感的作品要使用相應的照明措施；防火系統和安全報警系統應該與當地最近的消防局和公安局的系統連接起來，處在24小時實時監控的狀態，防火和報警的設備要定期維護。從軟件角度來看，無論是展廳場地還是照明、防火、報警設備的維護都需要訓練有素的專業人員來操作，如果設備系統先進，人員的專業技術水平跟不上，也是無法達到展覽要求的。

三、展覽策劃

對于引進的國外展覽，如何結合外方的策展方案，注入我方的策劃思想，這點很重要。如果我們只是把展覽從一個地方搬到另一個地方，即使完美執行了外方的策展方案，這個展覽也是對不起觀眾的。因為觀眾從自身的歷史文化背景出發，不一定能充分理解這些作品。美術館應該變被動為主動，去研究策劃方案，形成一個有自己態度和思考并充分考慮大眾需求的方案。

2013年，廣東美術館策劃了“光的現代性”展，展出1850年至1950年期間意大利托斯卡納地區藝術家創作的作品大約70件，題材包括自然風光、人物和動物等幾個主題。這樣的展覽題材通俗易懂，風格雅俗共賞，深受大眾喜愛，不需費周折策劃，本身也會成為一個不錯的展覽。但我們并不滿足于此，而希望把展覽所蘊含的更加豐富的文化內涵傳達給觀眾。在查閱眾多資料后發現，展出的不少作品屬于“斑痕畫派”（Macchiaoli）。斑痕畫派19世紀下半葉在托斯卡納地區誕生，該地區一群藝術家為了在藝術上突破傳統學院派墨守成規的做法，提出到室外寫生，在作品中引入自然光線，這批畫家甚至比印象畫派畫家更早地意識到室外寫生的重要性，但因他們在追求外光效果上的成就遜色于印象畫派，而影響局限在意大利地區。同時，我們了解到，不僅是外光，當時攝影術的發明也對藝術創作產生了重要的影響。因此，我們在展廳設立一個延伸閱讀區，用對比的方式，把外光在現代主義藝術運動中的發展演變過程以文字和圖片的方式呈現出來，讓觀眾對這個展覽的體驗更加親切和立體。

四、展示方案

美術館最為受眾熟悉的是其展覽功能。一個展覽是否具備吸引力和影響力與展示的方式密切相關。展示是通過技術手段處理平面、空間和聲音的關系，體現并還原展品的人文內涵。展示方案即展覽如何呈現，這是展示工作擔負的基本任務，一般由策展人和專業的建筑師根據展覽內容共同制定。

下面以廣東美術館在2006年舉辦的“意大利二十世紀藝術展”為例，粗略談一下架上作品的展示方案。這個展覽于2006年10月2日至12月10日在廣東美術館三樓展出，展示面積約600平方米，一共三個展廳，展示20世紀各個藝術發展階段具有代表性的繪畫作品約一百件。展覽建筑師提交的展示方案非常完整、詳細和簡潔，操作性很強，它用平面和立體的圖形呈現展覽整體的布局，展覽參觀路線每一面墻具體擺放哪些作品都已用圖標注，布展工作人員即使在沒有指點的情況下，也完全可以獨立完成工作。一個完善的展示方案，總的來說有幾點內容是必不可少的：1.清晰的參觀路線；2.每件展品如何擺放；3.如何凸顯重要的作品；4.燈光如何照射等。

五、外展運營項目管理工作

1.報批

報批要提前三個月進行，展品數量在120件以下的展覽向當地的省級文化主管部門申報，超過這個數量需要向文化部申報。需要呈報上級部門的申報材料包括：展覽介紹、藝術家介紹、合作機構或策展人介紹、展覽合同、作品清單（含圖）以及其他相關的附件材料。

2.作品進出關

中國海關對進出關的藝術品有相當嚴格的管理規定。不以商業盈利為目的展覽作品進入國境，需要辦理臨時進口證件，保證展品在規定時間內離開中國，返回出口國，一般外國藝術作品在中國境內逗留的時間最長不超過一年。除此，海關需根據展品的實際商業價值，按照一定的比例收繳保證金，保證金由展覽承接方繳納。保證金的金額通常非常昂貴，廣東美術館的做法是向海關陳述困難，并提出由海關24小時駐館實時監控的申請，即海關在館內設立辦公點，保證展覽的進口和出口工作程序完全符合海關的要求。作品進口和出口時數量和品名明細要保持一致，否則會造成諸多不便。作品入關是如何裝箱的，每箱裝哪幾件，出口的時候要嚴格保持一致。曾有一次，因裝箱工作人員疏忽，把一件工具放進作品的箱子，出口時被海關查驗發現，承展方向海關陳述原因而耽誤了展品出口時間。

3.作品開箱檢驗

作品抵達美術館之后，策展人、美術館保管人員、專業運輸公司工作人員三方在場對作品進行開箱。美術館的保管人員需要拍照，并出具作品檢查報告。檢查報告描述每一件作品開箱時的保存狀況，對于傳統的作品，從作品的材料，到畫面的保存情況、顏色，再到畫框的保存情況等進行詳細記錄。作品抵達美術館后，為避免短時間內承受不同環境變化而導致對作品材料本身造成傷害，一般要在恒溫恒濕的展示環境中停放24小時之后才能開箱檢驗。展覽結束，進行展品包裝前，美術館保管人員要對展品的狀況再次檢查才能裝箱。

4.展廳設施

展覽設施報告并非流于形式的文本。在展品抵達美術館之前，承展方最好就展覽設施報告中的細節內容全面檢查一遍，保證館內的安保系統、展廳溫濕度、電梯、展廳內外照明等都達標，因為外方工作人員抵達之后，會嚴格執行這份報告的參考數據。以“走向現代——英國藝術300年”展為例，當時外方工作人員到場館檢查發現，展廳的濕度比設施報告略高了幾個百分點，于是馬上停止工作和我方進行談判，直到美術館答應購入多臺抽濕機，保證展廳的濕度，工作人員才重新開始工作。可見，展廳的硬件條件不允許任何的馬虎。

5.布展人員

布展人員是展覽的靈魂人物。一個展覽的成功，與布展團隊的密切配合是分不開的。因為外方對工作專業性要求比較高，通常外展需要選擇訓練有素、經驗豐富的工作人員參與布置。

6.人員接待

我國對人員接待標準有統一規定，在平等合作的基礎上，承展方遵循標準并盡賓主之宜，給對方留下美好和親切印象，也是體現工作專業性的具體環節。這需要我們考慮不同文化之間的差異性，需要考慮對方的文化背景和個人的需求。比如我們在訂賓館的時候，應該考慮到對方語言不通，選擇有外語服務的賓館；在安排飲食方面，要考慮對方是否有宗教信仰或者其他膳食要求，如果不需要安排飲食，是否有相應的貨幣補助；對于年紀較大的工作人員，我們是否可以安排懂外語的實習生陪同。諸如此類的細節，在工作過程要及時發現并予以解決。

結語

美術館在加強自身定位的前提下，要不斷加強團隊業務素質的提高和建設，更要將諸多專業意識制度化，逐步完善自我，以追求卓越的態度融入國際軌道，繼而增強藝術鑒定的權威性，承擔相應可行的職責，使藝術外展工作做得更好。

（責任編輯：尹雨）