初探檔案管理工作中計算機網絡技術的應用要點

馮明秋

【摘要】計算機網絡技術的出現，為我國的社會發展以及各項工作帶來了非常有力的促進作用，也為檔案管理中的基礎研究向廣泛、深入的宏觀研究提供了與整個社會信息系統密切相連的工作平臺。檔案管理工作是全部工作和項目開展的重要基礎條件，只有確保全部檔案資料的完整性和安全性，才能夠確保工作和項目的有效進行，而且，全部工作人員的基本信息和資料也是通過檔案管理工作進行的。

【關鍵詞】檔案管理；計算機；網絡技術；運用

在信息時代中，計算機網絡技術有著非常重要的地位，從目前來看，各行各業中都在對計算機網絡技術進行科學有效的運用。在進行檔案管理工作的時候，傳統的管理方式效率比較低，而且實際管理工序也非常繁瑣和復雜，導致檔案管理工作的整體質量非常差，而利用計算機網絡技術進行檔案管理工作的時候，就可以對傳統管理模式中的缺陷進行有效的改善，從而提高檔案管理工作的效率和質量。時代發展和社會進步都要求檔案管理工作必須要加強現代化水平和信息化程度，這樣才能夠符合信息時代和大數據時代的基本要求。在現階段，很多企業和單位的檔案管理工作都針對計算機網絡技術進行了大力的運用，促使管理工作中的信息化程度逐漸提高，促進檔案管理工作的健康、持續發展進步。

一、計算機網絡技術在檔案信息管理中的應用

1.計算機網絡技術

檔案信息數字化以計算機技術、通訊技術、網絡技術，通過軟硬件設備進行加工、研制并創造出新的信息產品。與傳統檔案資料相比，數字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網絡快速傳遞。檔案存儲數字化提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本，并可超越時間、空間、機構等因素，滿足社會各界利用者的需求。

2.普及使用計算機技術

在現階段，基本上全部的信息技術都是通過計算機網絡技術體現出來的，而且計算機網絡技術的發展非常快，相關的技術領域不斷創新。計算機網絡技術能夠針對大量的數據和信息進行高效的處理和收集，同時也能夠針對大量的數據信息進行查找和辨別。其在檔案管理工作中的有效運用可以提高工作水平和效率，加快檔案信息的收集、記錄、查找、修改、傳送等具體工作的效率，從而使檔案管理工作的整體質量都得到大幅的提升。

3.實現信息傳遞網絡化

在檔案管理工作中，利用計算機網絡技術進行檔案信息資料搜索的時候，能夠改變過去的聯機搜索和脫機搜索的方式，使其成為智能搜索和網絡平臺搜索，從而提高了檔案資料的信息化程度，同時也可以對大量的檔案信息進行共享。通過網絡平臺進行檔案信息資料的搜索是計算機網絡技術的有效應用，從目前來看，社會中的信息量逐漸增多，而且信息的完整性和全面性也更加重要，人們的主要需求就是非常準確的信息。而利用計算機網絡技術的檔案管理工作就能夠滿足人們的實際需求。

二、在檔案信息管理中應用計算機網格技術應注意的環節

1.繼續做好紙質等傳統載體形式的檔案管理工作

在進行檔案管理工作的過程中運用計算機網絡技術進行雖然能夠有效提高工作的效率和質量，而且還能夠節約大量的人力、物力，但是，其也不能夠解決全部問題。因為目前的電子檔案自身具有一定的缺陷，比如說對于沒有加密的電子檔案資料來說，任何人都可以進行刪除或修改，而且不會留下任何痕跡，導致原始檔案出現問題，影響檔案的保密性和完整性。針對這種情況就應該采取紙質檔案與電子檔案共存的辦法，可以利用將紙質檔案圖片化，并進行良好的保存，這樣一來，就能夠對原始檔案資料進行非常完整的保存，而且也不會被隨意修改，提高了檔案管理工作的安全性，加強檔案資料的原始性。

2.網絡技術的應用要注重檔案系統工程的建設

檔案信息化建設是一項系統工程。由于各部門、各單位日常工作每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此應采用雙服務器、磁盤陣列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳輸達到資源共享的目的。

3.網絡技術的應用要注重檔案人才隊伍建設

檔案管理工作中想要良好的運用計算機網絡技術，就必須要保證相關工作人員的專業素質和能力符合相關要求，在進行計算機網絡技術運用的過程中，會接觸到非常多的先進技術和設備，這就需要相關工作人員一定要具有良好的專業知識和技能，而且還應具備非常強的學習能力，對新事物和新技術的接受能力非常好，使檔案管理工作中的計算機網絡技術的運用效果不斷提高。這個過程中就需要相關企業和單位針對檔案管理工作人員進行高效的培訓過工作，在培訓的時候應針對先進的計算機網絡技術進行學習，并對在檔案管理工作中的具體應用方面進行了解，從而使全部檔案管理人員的綜合素質符合計算機網絡技術應用的標準要求。

三、總結

伴隨信息時代的快速發展，促使在檔案管理工作中對計算機網絡技術的大力運用，而且計算機網絡技術的發展也非常迅速，這種情況有效加快了檔案管理工作的持續進步。利用計算機網絡技術進行檔案管理工作的時候，能夠加強檔案管理工作的整體效率，并將傳統的紙質檔案逐漸轉變成電子檔案，使檔案的保存和管理都更加簡便，同時查找和修改等工作也非常便捷，為檔案管理工作開辟了全新的紀元。通過計算機網絡技術的有效應用，能夠對檔案信息進行即時查找和傳送，這個過程節省了企業和單位的大量人力資源，通過計算機網絡技術中的軟件就能夠完成，使檔案管理工作的水平大幅提高。