淺談基層人事檔案信息管理工作中存在的問題及對策

陳燕

摘要2016年12月，根據(jù)集團(tuán)公司和油田公司對人事基礎(chǔ)工作的要求，油田公司人事處（黨委組織部）組織開展了人事組織信息、檔案及統(tǒng)計培訓(xùn)工作。根據(jù)培訓(xùn)要求，我單位及時開展了人事信息審核及履歷表填報工作中，經(jīng)過三多月的緊張工作，審核及填報工作已接近尾聲。通過此次人事信息審核及填報，發(fā)現(xiàn)基層人事檔案信息管理存在的一些問題，在此提出一些建議和對策，希望能夠更好提升基層人事檔案信息管理水平，促進(jìn)油田人事檔案工作的穩(wěn)健發(fā)展。

關(guān)鍵詞人事檔案 信息管理 審核

一、人事檔案信息的重要性

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，是人才的主要信息源，它能充分反映出個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)、獎懲情況、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷的重大事件。在人們的工作生活中，人事檔案扮演著重要的角色，它可以證明一個人從學(xué)校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷的記錄。人事檔案的作用涵蓋了很多方面，能提供辦理護(hù)照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚姻狀況證明；提供身份認(rèn)定；確定退休年齡證明；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。因此管好用好人事檔案，才能更好地發(fā)揮人事檔案信息服務(wù)的重要作用。

二、基層人事檔案信息管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠

目前，油田多數(shù)基層單位并不設(shè)立專門的人事檔案室，一般由人事科人事信息崗人員兼職人事檔案的收集、整理、移交工作，普遍存在對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，認(rèn)為不是自己的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付正常移交歸檔就行。而且領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視人事檔案信息收集工作，未把人事檔案信息管理工作納入到議事日程，導(dǎo)致基層人事檔案信息工作處于被動應(yīng)付的狀態(tài)。

（二）基層人事檔案信息檔案管理人員水平不高

基層人事檔案信息檔案管理人員大多數(shù)是兼職，業(yè)務(wù)不太熟、水平不太高，多數(shù)人員沒有經(jīng)過組織專業(yè)知識培訓(xùn)，對檔案信息的重要性、檔案信息的管理要求、檔案信息材料標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不太了解，造成員工檔案材料差錯率很高，嚴(yán)重影響檔案審核的工作進(jìn)度和檔案信息管理水平。

（三）人事檔案收集工作力度不夠

基層檔案信息管理工作的重點是收集整理，但收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，導(dǎo)致檔案收集歸檔工作不及時、不真實和不準(zhǔn)確，在這次審核、收集、整理、填報、移交過程中，有近90%的人員存在檔案信息有漏報、缺失、不準(zhǔn)的問題，不能準(zhǔn)確反映每個人的真實情況。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

（四）人事檔案材料制作不規(guī)范

基層填寫、上交的專業(yè)檔案材料隨意性大，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)、不規(guī)范，如《干部鑒定材料》、《專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表》、《先進(jìn)推薦登記表》等，往往要進(jìn)行二次加工，造成工造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。

（五）人事檔案信息服務(wù)作用尚未充分發(fā)揮出來

對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開發(fā)意識差。

三、對基層人事檔案信息管理的建議及對策

（一）重視基層人事檔案信息管理工作

提高認(rèn)識，進(jìn)一步加強對基層檔案信息工作的領(lǐng)導(dǎo)。部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案信息管理工作，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（二）增進(jìn)基層人事檔案信息管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

提高基層人事檔案信息管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不論兼職還是專職，重視并認(rèn)可他們的工作，提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)機會，提高檔案管理的技術(shù)水平。選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

（三）提高人事檔案信息管理質(zhì)量

注重人事檔案信息材料收集，健全工作制度要求，提高人事檔案信息管理質(zhì)量。收集人事檔案信息材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部員工的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考察、考核、學(xué)歷、表彰、聘任、專業(yè)技術(shù)任職資格等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。

（四）加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。實行不屬于保密范圍的檔案信息的內(nèi)部共享，向油田各單位提供高效的人才檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，大大提高檔案的利用效率。